Phương pháp chi phí kaizen

sự cắt giảm này tập trung vào giai đoạn sản xuất trong chu kỳ sống của sản phẩm.

Tuy nhiên, mức cắt giảm chi phí khơng nhiều như trong giai đoạn nghiên cứu,

thiết kế bởi vì khi sản phẩm đã đi vào sản xuất mà phải thay đổi lớn thì sẽ rất tốn

kém nên giai đoạn này chỉ có thể cải tiến từng bước nhỏ để đảm bảo mục tiêu chi

phí thực tế thấp hơn chi phí định mức.

Mục tiêu của phương pháp

Để thực hiện mục tiêu cắt giảm chi phí, phương pháp Kaizen được thực

hiện đồng bộ ở các bộ phận, các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, tuy

nhiên trọng tâm cắt giảm chi phí vẫn là ở phân xưởng, tổ, đội sản xuất và

trong giai đoạn sản xuất đại trà. Về cơ bản, các bước thực hiện phương pháp

Kaizen được thể hiện qua Sơ đồ 1.4.



Sơ đồ 1.4: Các bước thực hiện phương pháp Kaizen

Nguồn: IFS (2001)

Điểm khác biệt cơ bản giữa phương pháp chi phí mục tiêu và phương pháp

Kaizen là giai đoạn vận dụng các phương pháp này trong chu kỳ sống sản phẩm.

Các nghiên cứu lý thuyết cũng như bài học kinh nghiệm từ các công ty

Nhật Bản đều thống nhất quan điểm là phương pháp chi phí mục tiêu nên áp

dụng ở giai đoạn đầu tiên của chu kỳ sống của sản phẩm là giai đoạn nghiên

78



cứu, thiết kế sản phẩm. Phương pháp này được triển khai để hướng tới cái

đích là sản phẩm mới đạt được mức chi phí mục tiêu. Mức chi phí mục tiêu

được xác định trên cơ sở giá bán mà thị trường chấp nhận được trừ đi (-) mức

lợi nhuận kế hoạch của doanh nghiệp.

Tiếp đó, phương pháp Kaizen nên áp dụng vào giai đoạn tiếp theo là

giai đoạn sản xuất. Mục tiêu kiểm soát ở đây là cắt giảm các chi phí khơng

cần thiết, từng bước từng bước hồn thiện qui trình sản xuất thơng qua một

q trình cải tiến không ngừng.

Như vậy, về cơ bản, phương pháp chi phí mục tiêu và phương pháp

Kaizen được kết hợp với nhau và vận dụng phù hợp vào từng giai đoạn trong

chu kỳ sống sản phẩm để đạt mục tiêu quản trị chi phí của doanh nghiệp.

Phương pháp Kaizen được xem như bí quyết thành cơng của các cơng

ty Nhật Bản. Qua nghiên cứu, tác giả rút ra một số kết luận về phương pháp

Kaizen như sau:

Triết lý của phương pháp Kaizen có thể vận dụng vào mọi hoạt động

quản trị, đó là “ln có chỗ dành cho sự cải tiến” và khơng bao giờ thỏa mãn

với tình trạng hiện tại.

Tuy nhiên, hiệu quả của việc vận dụng phương pháp Kaizen đòi hỏi sự

thay đổi trong quan điểm quản trị. Các nhà quản trị cần xem xét lại cách thức

họ làm việc với người lao động. Ví dụ, nhà quản trị cần phải sẵn lòng chia sẻ

quyền lực với người quản trị cấp thấp hơn, các thành viên trong tổ chức được

phân quyền để tham gia vào quá trình thiết lập mục tiêu cải tiến cũng như đưa

ra những ý tưởng sáng tạo cho q trình “cải tiến khơng ngừng”. Điều này

kêu gọi các nhà quản trị cấp cao phải xây dựng một mơi trường văn hóa

doanh nghiệp tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai phương pháp Kaizen.

Phương pháp Kaizen thường không vận dụng một cách đơn lẻ trong

giai đoạn sản xuất đại trà mà kết hợp với phương pháp chi phí mục tiêu trong



79



giai đoạn nghiên cứu, thiết kế sản phẩm để hình thành nên phương pháp kế

tốn quản trị chi phí theo chu kỳ sống của sản phẩm.

Tác giả cho rằng phương pháp Kaizen áp dụng phù hợp với DNSX

hàng loạt, khối lượng lớn. Bởi khi sản phẩm được sản xuất hàng loạt trên quy

mô lớn và lặp đi lặp lại thì cải thiện quy trình, nâng cao hiệu suất và cắt giảm

chi phí ở tất cả các giai đoạn trong q trình sản xuất ln là mục tiêu cốt lõi

của quản trị. Có thể chia DNSX theo đơn đặt hàng thành hai nhóm: (1) nhóm

các doanh nghiệp thực hiện các đơn đặt hàng mà trong đó các sản phẩm trong

đơn đặt hàng thường được sản xuất nhiều lần như các doanh nghiệp dịch vụ,

du lịch, …(2) nhóm các doanh nghiệp thực hiện các đơn đặt hàng đặc biệt và

chỉ được thực hiện duy nhất một lần như các doanh nghiệp thiết kế phần

mềm, tư vấn, xây dựng…Ở nhóm thứ nhất, doanh nghiệp có cơ hội để cải

thiện quy trình để cắt giảm chi phí nên có thể áp dụng phương pháp chi phí

Kaizen. Trong khi nhóm thứ hai, doanh nghiệp khơng có cơ hội để cắt giảm

chi phí vì đơn đặt hàng chỉ được sản xuất duy nhất một lần vì thế chi phí được

chú trọng cắt giảm ngay ở giai đoạn thiết kế. Do đó, nhóm thứ hai sẽ áp dụng

phương pháp chi phí mục tiêu.

 Phương pháp xác định chi phí trên vòng đời của sản phẩm (Life

cycle costing)

Các chi phí liên quan đến quá trình ra quyết định rất đa dạng, phương

pháp xác định chi phí trên vòng đời sản phẩm cung cấp thơng tin cho nhà

quản trị qua q trình theo dõi chi phí và doanh thu trên tồn bộ chu kỳ

sống của sản phẩm. Phương pháp xác định chi phí dựa trên vòng đời của

sản phẩm là một kỹ thuật để ước tính tồn bộ chi phí của một sản phẩm hay

một dịch vụ trong tồn bộ vòng đời của nó từ khi lập kế hoạch sản xuất,

xác định chi phí sản xuất và đầu tư để sử dụng đến bảo dưỡng và quản lý

chất thải.

Mục tiêu của phương pháp

80



Thông thường, chi phí của sản phẩm hoặc dịch vụ được xác định và

báo cáo trong thời gian ngắn. Một vòng đời chi phí cung cấp một cái nhìn

dài hạn bởi nó xem xét tồn bộ chi phí của sản phẩm hoặc dịch vụ trong

một chu kỳ sống. Do đó, nó cung cấp thơng tin và cái nhìn đầy đủ hơn về

chi phí sản xuất, sản phẩm và lợi nhuận. Các phương pháp xác định chi phí

thường chỉ tập trung vào chi phí trong q trình hoạt động sản xuất dịch vụ

mà ít tập trung vào các chi phí trước, trong và sau quá trình hoạt động sản

xuất dịch vụ.Các chi phí này, cũng chiếm một phần đáng kể trong tổng chi

phí của vòng đời sản phẩm. Vòng đời của sản phẩm là, chuỗi các giải đoạn

trong chu kỳ sống của sản phẩm hoặc dịch vụ. Một sản phẩm thường có các

giải đoạn trong chu kỳ sống bào gồm giới thiệu sản phẩm, phát triển, chín

muồi và suy tàn. Phương pháp này, giúp nhà quản trị doanh nghiệp đạt

được lợi nhuận tối đa từ một sản phẩm,dựa trênchu kỳ sống của sản phẩm

đó. Phương pháp xác định chi phí trên vòng đời sản phẩm là q trình tập

hợp tồn bộ các chi phí có thể có của một sản phẩm dịch vụ. Mà người sử

dụng phải trả trong thời gian thực tế tồn tại của sản phẩm dịch vụ đó.

Phương phápnày chú trọng đến kỹ thuật lập kế hoạch sản xuất hơn các

phương pháp đo lường truyền thống và tính tốn chi phí sản phẩm. Để xác

định chí phí vòng đời sản phẩm bao gồm các loại chi phí:

Chi phí phát sinh ở khâu thiết kế, phát triển và thử nghiệm sản phẩm

Chi phí quảng cáo và khuyến mại khi sản phẩm được giới thiệu lân

đầu tiên ra thị trường

Chi phí dự kiến của việc cắt bỏ, kết thúc chu kỳ sống của sản phẩm

Phương pháp này có ưu điểm là khả năng hiển thị chi phí cụ thể hơn

trong chu kỳ sống của sản phẩm, lợi nhuận của sản phẩm được hiểu rõ hơn,

thông tin phản hồi về sự thành cơng hay thất của của sản phẩm mới chính

xác hơn. Trong phương pháp này, kỹ thuật lập kế hoạch là khâu vơ cùng

quan trọng và hữu ích để có thể dự báo được khả năng sinh lời của một sản

81



phẩm dịch vụ mới trong suốt chu kỳ sống của sản phẩm dịch vụ đó.

Phương pháp xác định chi phí trên vòng đời của sản phẩm dịch vụ có thể

giúp nhà quản trị xác định được giá thành và chi phí bán hàng mục tiêu. Vì

vậy, để tối đa hóa lợi nhuận trong chu kỳ sống của sản phẩm dịch vụ thì các

doanh nghiệp cần phải chú trọng đến các bước sau:

- Các chi phí thiết kế ngồi sản phẩm dịch vụ

- Giảm thiểu thời gian đưa sản phẩm dịch vụ ra thị trường

- Giảm thiểu thời gian hòa vốn

- Tối đa hóa độ dài tuổi thọ của sản phẩm dịch vụ

- Giảm thiểu sự gia tăng sản phẩm dịch vụ

- Quản lý dòng tiền của sản phẩm dịch vụ

Để cạnh tranh trên thị trường hiện nay, các doanh nghiệp phải thiết

kế lại sản phẩm dịch vụ một cách thường xuyên do đó chu kỳ sống của một

sản phẩm dịch vụ sẽ ngày càng ngắn đi. Việc thiết kế và phát triển các giải

đoạn của sản phẩm dịch vụ là giai đoạn quan trọng nhất của việc cắt giảm

chi phí sản xuất và giảm giá thành sản phẩm dịch vụ. Hiện nay, có hai

hướng xác định chi phí theo chu kỳ sống của sản phẩm dịch vụ. Thứ nhất,

chi phí sản xuất được ước tính tồn bộ trong chu kỳ sống của sản phẩm

dịch vụ trước khi triển khai sản xuất. Việc áp dụng với phương pháp này

chưa thực sự hiệu quả. Vì chi phí ước tính khác xa so với chi phí thực

tế.Thứ hai, kết hợp vận dụng các phương pháp kế tốn quản trị hiện có vào

từng giai đoạn trong chu kỳ sống của sản phẩm. Việc áp dụng theo hướng

nghiên cứu này đã có hiệu quả hơn, thơng tin thu được tồn diện và chính

xác hợn.

1.3.4. Phân tích thơng tin chi phí cho việc ra quyết định

Phân tích CPSX hoạt động dịch vụ, là công việc quan trọng của KTQT

chi phí trong bất kỳ doanh nghiệp nào nhằm tìm r nghĩa của số liệu chi phí

đã và sẽ phát sinh. Việc phân tích thơng tin về chi phí có ý nghĩa vơ cùng

82



quan trọng đối với các doanh nghiệp dịch vụ. Vì các doan nghiêp này, phải sử

dụng một lượng rất lớn các yếu tố đầu vào, điều kiện quản lý và tổ chức sản

xuất phức tạp. Thông tin KTQT chi phí chỉ nhằm mục đích cung cấp trong nội

bộ và phục vụ chủ yếu là cho nhà quản trị các cấp. Do đó, nhiệm vụ của

KTQT chi phícung cấp các thơng tin riêng biệt, độc quyền cho nhà quản trị.

Vì vậy, việc phân tích chi phí có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của các

quyết định mà nhà quản trị đưa ra. Việc phân tích thơng tin phụ thuộc vào

mục đích sử dụng thơng tin, phương pháp phân loại và phản ánh chi phí. Tùy

theo nhu cầu thơng tin của nhà quản trị, kế tốn sẽ tổng hợp và phân tích các

thơng tin vềchi phí tương ứng. Để việc phân tích thơng tin vềchí phí hiệu quả

hơn khi nó được phối hợp phân tích với các tiêu chí khác như doanh thu, sản

lượng, lợi nhuận. Thơng tin chi phí được kế tốn quản trị phân tích hướng tới

hai mục tiêu chính là kiểm sốt chi phí và phân tích phục vụ việc ra các quyết

định kinh doanh.

- Phân tích thơng tin chi phí để xác định giá bán sản phẩm dịch vụ

Nhưng doanh nghiệp phải bán sản phẩm dịch vụ theo giá thị trường. Để

đảm bảo tăng được doanh thu và đạt được lợi nhuận cao nhất có thể thì doanh

nghiệp phải tập chung vào sản lượng của sản phẩm dịch vụ và cơ cấu sản

phẩm dịch vụ để đạt được lợi nhuận tối ưu. Khi quyết định về cơ cấu dịch vụ,

nhà quản trị doanh nghiệp phải lựa chọn những dịch vụ có mức lãi góp cao

nhất tính cho một đơn vị dịch vụ. Vì một sản phẩm dịch vụ có thể có mức lãi

góp đơn vị dịch vụ cao nhưng lại tiêu tốn quá nhiều nguồn lực của doanh

nghiệp thì có thể sẽ khơng mang lại hiệu quả tối ưu khi xét đến mức lãi góp

mà dịch vụ mang lại. Do đó, quyết định cơ cấu dịch vụ trong điều kiện nguồn

lực hạn chế nhà quản trị phải dựa trên mức lãi góp do đơn vị sản phẩm dịch

vụ có hạn tạo ra. Trong đó chi phí biến đổi là cơ sở quan trọng để ra quyết

định về mặt cơ cấu dịch vụ trong điều kiện chấp nhận giá bán thị trường và

nguồn lực có hạn.

83



Với những doanh nghiệp khơng thể thiết lập giá trong dài hạn doanh

nghiệp có thể điều chỉnh qui trình sản xuất, quyết định cung cấp dịch vụ mới.

Tuy nhiên, chỉ thực sự có lợi khi sắp xếp được nguồn nhân lực dư thừa từ việc

không cung cấp dịch vụ này. Với những doanh nghiệp thiết lập được giá bán

trong ngắn hạn và dài hạn. Doanh nghiệp thiết lập được giá có sức mạnh thị

trường giá bán sản phẩm bằng chi phí nền sản phẩm (bao gồm chi phí biến

đổi, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp công thêm phần để bù

đắp chi phi đầu tư) tổng các khoản chi phí đó doanh nghiệp sẽ có được chi phí

bán hàng.

-



Phân tích thơng tin chi phí để quyết định chấp nhận hay từ chối



đơn đặt hàng

Nếu đơn đặt hàng đó mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp thì doanh

nghiệp sẽ chấp nhận thực hiện cung cấp sản phẩm dịch vụ. Thơng tin chi phí

để phục vụ cho việc chấp nhận hay từ chối đơn đặt hàng, là nhưng thơng tin

về chi phí biến đổi để thực hiện đơn hang như NVLTT, NCTT, những chi phí

phục vụ riêng cho đơn hàng và chi phí cơ hội. Nếu những chi phí đó nhỏ hơn

doanh thu mà đơn hàng mang lại thì doanh nghiệp chấp nhận đơn hàng còn

nếu những chi phí đó lơn hơn doanh thu thì doanh nghiệp khơng nên chấp

nhận đơn đặt hàng.

-



Phân tích thơng tin chi phí để quyết định tự sản xuất



hay th ngồi

Để ra quyết định tự sản xuất hay thuê ngoài, nhà quản trị doanh nghiệp

cần phải cân nhắc các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí sản xuất bao gồm: cơng

suất hoạt động, tâm lý của người lao động, chất lượng dịch vụ, bí mật kinh

doanh, thời gian thực hiện, rủi ro… để có thể só sánh và lựa chọn được

phương án thích hợp cần phải lượng hóa các nhân tốt ảnh hưởng có tính chất

định tính.



84