- Quản lý chi phí xây dựng

30

Trong khi tài chính phụ thuộc vào năng lực hay chính sách của công ty xây

dựng thì quản lý chi phí là công việc của những người có chuyên môn tại công

trường. Việc quản lý chi phí tại công trường làm ảnh hưởng rất lớn đến việc thực

hiện bản KHTĐTC. Cụ thể là nếu không quản lý tốt chi phí có thể xảy ra tình trạng

cấp phát vượt quá khối lượng đã hoàn thành gây khó khăn cho công việc khác, kéo

dài thời gian thực hiện của công việc khác làm ảnh hưởng đến KHTĐTC chung.

Hoặc xác định khối lượng phát sinh không đúng, không phù hợp thực tế làm tăng

chi phí ảnh hưởng đến việc cấp phát thanh toán công việc khác như: thiếu tiền thuê

máy móc, mua vật tư… gây chậm tiến độ của việc đó. Hay việc cấp phát không theo

kế hoạch tài chính dẫn đến tình trạng công việc chưa làm nhưng đã chi trả tiền làm

rối loạn kế hoạch tài chính hoặc phá vỡ kế hoạch tài chính ảnh hưởng đến kế hoạch

thi công.

Trong lĩnh vực xây dựng thì quá trình kiểm soát hay quản lý chi phí phải

được giao cho các kỹ sư xây dựng. Đó là những người hiểu được chính xác giá trị

công việc và có thể lý giải chi tiết chúng theo các điều khoản hợp đồng. Những

người làm kế toán cũng cần có ở công trường, họ sẽ chịu trách nhiệm về việc ghi

chép sổ sách kế toán và thực hiện các thủ tục chi trả tiền. Tuy nhiên những dữ liệu

kế toán ghi chép được thường ít dùng trong quá trình kiểm soát chi phí xây dựng, vì

chúng được thu thập quá muộn để có thể kiểm soát hiệu quả chi phí phải trả.

Mục đích của quản lý chi phí trong xây dựng công trình là đề xuất những giải

pháp tức thì cho các công việc trong hợp đồng để làm tăng tính kinh tế của nhà

thầu. Nếu một công việc hay quá trình thi công mà không hiệu quả thì những cảnh

báo nhanh phải được thông báo đến nhóm thực hiện dự án để có những biện pháp

giải quyết những trục trặc đó. Thường thì không có những dữ liệu lưu giữ lại khi kết

thúc dự án. Do vậy, rất khó có thể chứng minh được một công việc nào đó có được

thực hiện hiệu quả không dựa trên chi phí của nó. Do vậy, để thiết lập được công cụ

quản lý hiệu quả trong những giai đoạn thi công ngắn hạn thì hệ thống kiểm soát chi

phí cần kiểm soát thu chi các nguồn tài chính. Ngoài ra, mối liên hệ giữa giá trị

công việc hoàn thành hay không và chi phí chung của nhà thầu phải được đánh giá



31

thường xuyên. Những mục đích khác nhau của hai lĩnh vực kiểm soát này nhằm

giúp ban quản lý dự án đưa ra các cảnh báo hàng ngày về tình hình tài chính và chi

phí công trường tới ban giám đốc công ty.

Điều thứ ba cần chú ý tới là hệ thống kiểm soát chi phí cần cung cấp dữ liệu

để định giá các thay đổi xuất hiện trong quá trình thi công. Hay một hợp đồng xây

dựng thì giá đơn vị thường phải ứng theo các điều kiện thi công khác nhau. Nếu có

thể thay đổi được các bản ghi chính xác về chi phí thì nhà thầu sẽ dễ dàng thiết lập

được các đơn giá mới cho các phần việc phát sinh. Khi đánh giá các hoạt động của

nhà thầu không hiệu quả và có năng suất thấp, việc tính toán đơn giá theo cách này

giúp nhà thầu đảm bảo được mức giá có thể chấp nhận khi thương thuyết với chủ

đầu tư.

Kiểm soát chi phí cho các hoạt động xây dựng thường chỉ giới hạn cho

những chi phí nhân công và máy móc thiết bị. Nguyên nhân, do đây là hai hoạt

động kém hiệu quả nhất trong công trường xây dựng. Ngoài ra sự kết hợp của cơ

giới với lao động thủ công cũng là một lĩnh vực quan trọng cần phải quan tâm đặc

biệt để đạt được tối ưu hiệu quả và chi phí cho các công việc xây dựng. Nếu có thể

thì nên tiến hành kiểm tra nhanh tại công trường về tình hình sử dụng lao động và

máy móc thiết bị theo bảng chấm công và phân công máy móc hàng tuần. Tất nhiên,

việc kiểm soát chi phí vật liệu trên công trường cũng cần thiết nhưng thường thì quá

trình này được tiến hành hàng tháng. Có một khó khăn cơ bản là mức độ chính xác

khi đánh giá vật liệu hay nói cách khác là có sự khác biệt giữa khối lượng vật liệu

chuyển đến công trường và khối lượng vật liệu thực sự sử dụng trong thi công.

Chính vì vậy mà hệ thống kiểm soát chi phí vật liệu cần có sự linh động phù hợp để

cho phép chỉnh sửa và điều chỉnh đặc biệt với khối lượng vật liệu lớn.

2.2.3 Giải pháp thi công

Khi quyết định phương án tổ chức kỹ thuật cho từng quá trình xây lắp, nhiều

chủ đầu tư hay kỹ sư thiết kế đề xuất những phương án thi công hay vật liệu xây

dựng tiêu chuẩn, áp dụng phổ biến trong cả nước cho công trình dự định. Trong khi

các nhà thầu địa phương lại đề xuất những phương án thay thế có tính đến yếu tố



32

tâm lý và sẵn có của địa phương, do vậy trước khi thực hiện dự án cần tiến hành

khảo sát khu vực thi công để biết được những phương pháp và những vật liệu hay

được sử dụng trong các công trường xây dựng và có sự khác biệt với thực tế cả

nước. Từ đó quyết định giải pháp thi công cho công trình mình để tiết kiệm thời

gian cũng như đảm bảo chất lượng công trình theo tiêu chuẩn hiện hành. Việc áp

dụng các biện pháp thi công và vật liệu phổ biến sẵn có tại địa phương thường đem

lại những khoản tiết kiệm đáng kể như thời gian và chi phí so với khi áp dụng

những điều hoàn toàn mới và không quen thuộc vào công trình xây dựng. Thật

không hợp lý nếu yêu cầu các nhà thầu địa phương thực hiện theo những thiết kế

hoàn toàn mới với họ trong khi có thể áp dụng những biện pháp quen thuộc với chi

phí thấp hơn.

Một số ví dụ về phương pháp và vật liệu xây dựng được ưa thích sử dụng tại

các địa phương khác nhau.

- Khu vực phía Nam như thành phố Hồ Chí Minh chỉ thích dùng cọc ép,

trong khi Hà Nội – cái nôi sinh ra cọc khoan nhồi thì rất hay sử dụng loại này cho

công trình, mặc dù đôi khi giải pháp cọc ép có thể thỏa mãn được nhu cầu chịu lực.

Hay người dân miền Bắc sử dụng Chinfon, Bỉm Sơn và thép Việt Úc hay thép Thái

Nguyên thì người dân miền Nam lại sử dụng xi măng Hà Tiên và thép Vina Kyoe

khi xây dựng công trình.

- Khu vực miền Bắc như Hà Nội, Nam Định thường sử dụng cọc tre dài 1-3

mét để gia cố nền đất yếu. Vì tre là loại vật liệu phổ biến ở đây nên giá cả của chúng

thường thấp và thợ xây miền Bắc có kinh nghiệm đóng cọc tre bằng tay hoặc bằng

máy nén thủ công. Trong khi đó, khu vực miền Nam lại sử dụng cừ tràm – một loại

vật liệu phổ biến của địa phương. Công trình dùng cừ tràm dài tới 5 mét và đóng

xuống nền đất sâu bằng máy xúc hay xe cẩu.

- Khu vực đồng bằng thường dùng gạch, bê tông và sắt thép để xây công nhà

cửa và các công trình dân dụng khác thì khu vực vùng núi lại chọn gỗ, tre, nứa để

xây lên nhà cửa cho người dân .



33

Từ các ví dụ trên cho thấy, việc áp dụng hay quyết định một giải pháp thi

công không hợp lý sẽ gây mất thời gian vì lý do không đáng có.

2.2.4 Công tác chuẩn bị và thủ tục hành chính

Thực tế cho thấy, nếu công việc chuẩn bị tốt sẽ nâng cao năng suất của thiết

bị, máy móc dẫn đến rút ngắn thời gian thực hiện KHTĐTC, nếu công tác chuẩn bị

không tốt, không đủ điều kiện để triển khai thực hiện KHTĐTC sẽ làm kéo dài thời

gian của dự án.

2.2.4.1 Chuẩn bị mặt bằng

Đặc điểm của công trình xây dựng là kích thước hình học lớn, tập trung

nhiều vật tư, thiết bị máy móc, môi trường thi công ngoài trời, thời gian thi công là

dài hạn, do vậy công tác chuẩn bị mặt bằng là vô cùng cần thiết và có ảnh hưởng

lớn đến quá trình thực hiện bản KHTĐTC (VD: Việc làm đường nội bộ, kho bãi lán

trại cho công nhân không đảm bảo có nghĩa là khâu chuẩn bị không tốt, khi triển

khai thi công gặp rất nhiều khó khăn, thậm chí là không triển khai được. Việc không

có kho bãi để tập kết vật tư và các cấu kiện đúc sẵn khi thi công phải mất khoảng

thời gian chung chuyển làm kéo dài thời gian hoàn thành công tác và làm ảnh

hưởng đến KHTĐTC công trình). Tóm lại, muốn công việc được triển khai tốt bắt

buộc công tác chuẩn bị phải được thực hiện tốt mà công tác chuẩn bị mặt bằng là

một khâu rất quan trọng trong nhóm công tác chuẩn bị trước khi thi công.

Do vậy bằng việc kiểm tra khảo sát điều kiện công trường, nhóm thực hiện

dự án sẽ nắm được các thông tin cần thiết như đường xá, điều kiện địa chất, khí hậu

thủy văn và các yếu tố có tác động khác. Với những thông tin cơ bản này, nhóm

thực hiện dự án có thể quyết định tạm thời về vị trí đặt các thiết bị phụ trợ và công

trình tạm, khu vực kho bãi và lán trại công nhân, phương pháp nối kết với hệ thống

điện, nước bên ngoài,… Ngoài ra còn cần chú ý tới biện pháp bảo đảm an toàn lao

động và bảo vệ công trường bằng nhiều biện pháp tích cực như hàng rào bảo vệ,

nhân viên an ninh và giám sát ra vào công trường. Những thông tin này cần được

khảo sát và phân tích chi tiết, cần tính đến những thay đổi có thể xảy ra trong giai

đoạn thi công xây dựng. Điều này yêu cầu toàn bộ các đối tác tham gia dự án như



34

chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn giám sát xây dựng và các nhà thầu phụ, phải lập ra kế

hoạch thi công của riêng họ với các bố trí mặt bằng thích hợp.

Để có được thông tin cần thiết, những đợt thăm và khảo sát công trường cần

được tiến hành sau khi các bản vẽ phục vụ thi công nền móng được hoàn thành.

Những bản vẽ này được thiết kế bởi các kỹ sư chuyên môn, chỉ ra vị trí cụ thể của

công trình và khu vực thi công bắt buộc. Như vậy nhóm thực hiện dự án phải tính

toán, dựa trên bản vẽ thi công nền móng, xem có bao nhiêu diện tích và không gian

tự do bên trong công trường. Từ đó quyết định các phương pháp thi công hợp lý

như vị trí đặt cần cẩu và các máy móc thi công, hướng di chuyển bên trong và ra

vào công trường, phương pháp đào đất và vận chuyển, lưu giữ đất thừa và các vấn

đề khác liên quan. Sau khi có toàn bộ các thông tin và dữ liệu cần thiết, điều quan

trọng là thiết kế ra bản vẽ bố trí công trường tạm, trong đó chỉ ra các vị trí chính xác

cho kho bãi, lán trại, đường đi lại, hướng đi lại [1]…

2.2.4.2 Thủ tục hành chính

Trong quá trình xây dựng có những thủ tục hành chính hay những quy định

bắt buộc của luật xây dựng mà nhóm thực hiện dự án hay các bên tham gia công

trình phải thực hiện. Nếu không xem xét và tìm hiểu kỹ các thủ tục này trước khi

khởi công xây dựng công trình sẽ gây ảnh hưởng tới tiến độ của dự án. Phần này mô

tả quá trình tiến hành thi công công trình theo quy định của Luật xây dựng 2004.

Đây là yếu tố đảm bảo công trình hoàn thành theo quy định của pháp luật.

-



Giấy phép xây dựng và lệnh khởi công



Trước khi khởi công xây dựng công trình chủ đầu tư phải có giấy phép xây

dựng, trừ trường hợp xây dựng các công trình sau đây:

+ Công trình thuộc bí mật Nhà nước, công trình xây dựng theo lệnh khẩn

cấp, công trình tạm phục vụ xây dựng công trình chính;

+ Công trình xây dựng theo tuyến không đi qua đô thị nhưng phù hợp với

quy hoạch xây dựng, dự án đầu tư xây dựng đã được cơ quan Nhà nước có thẩm

quyền phê duyệt;

+ Công trình hạ tầng kỹ thuật quy mô nhỏ thuộc các vùng sâu, vùng xa;



35

+ Nhà ở riêng lẻ tại vùng sâu, vùng xa không thuộc đô thị, không thuộc điểm

dân cư tập trung, điểm dân cư nông thôn chưa có quy hoạch xây dựng được phê

duyệt;

+ Các công trình sửa chữa, cải tạo, lắp đặt thiết bị bên trong không làm thay

đổi kiến trúc, kết cấu chịu lực và an toàn của công trình.

Như vậy nếu như khi tổ chức thực hiện bản KHTĐTC, nghĩa là tổ chức chỉ

đạo thi công mà một trong những thủ tục nêu trên không đầy đủ khi các cơ quan

chức năng kiểm tra, phát hiện yêu cầu dừng thi công sẽ làm ảnh hưởng đến quá

trình thực hiện kế hoạch tiến độ của dự án.

-



Giải phóng mặt bằng xây dựng công trình



Theo số liệu của Tổng Hội Xây dựng Việt Nam có đến hơn 90% các dự án

sử dụng vốn ngân sách không đáp ứng được nhu cầu tiến độ mà nguyên nhân chính

là không triển khai được khâu giải phóng mặt bằng. Tồn tại vấn đề này chủ yếu là

do quyền lợi của các bên có mâu thuẫn với nhau.

Do vậy, việc giải phóng mặt bằng xây dựng công trình phải đảm bảo các yêu

cầu sau:

+ Việc giải phóng mặt bằng xây dựng phải được lập thành phương án.

Phương án giải phóng mặt bằng xây dựng được thể hiện trong dự án đầu tư xây

dựng công trình và được phê duyệt đồng thời với phê duyệt dự án đầu tư xây dựng

công trình;

+ Đối với các dự án có nhu cầu tái định cư thì phải lập phương án hoặc dự án

tái định cư và phải thực hiện trước khi giải phóng mặt bằng xây dựng;

+ Phạm vi giải phóng mặt bằng xây dựng phải phù hợp với quy hoạch chi tiết

xây dựng và dự án đầu tư xây dựng đã được phê duyệt;

+ Thời hạn giải phóng mặt bằng xây dựng phải đáp ứng theo yêu cầu tiến độ

thực hiện dự án đã được phê duyệt hoặc quyết định của người có thẩm quyền;

Nguyên tắc đền bù tải sản để giải phóng mặt bằng xây dựng:

+ Việc đền bù tài sản để giải phóng mặt bằng xây dựng phải đảm bảo lợi ích

của nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân phải giải quyết chỗ ở