7 Quy trình nhập khẩu nguyên phụ liệu

Trang 24



Sau khi có số tờ khai thì Công ty chờ phản hồi của cơ quan Hải quan để xem kết

quả phân luồng tờ khai. Tờ khai Hải quan được phân thành 3 luồng: xanh, vàng, đỏ.

Đối với lô hàng này, nhận được phản hồi phân luồng xanh: in ra 02 bản tờ khai điện

tử, ký tên, đóng dấu Công ty, nhân viên giao nhận nhập khẩu mang đến Chi cục Hải

quan quản lý hàng gia công TP.Hồ Chí Minh nộp cho cán bộ đăng ký đóng dấu thông

quan hàng hóa. Sau đó nhận lại 01 bản. ( phụ lục số 6)

7.1.1.3 Nhận hàng

a. Nhận lênh giao hàng (D/O)

Trước khi tàu cập cảng, hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu sẽ gửi Giấy thông báo hàng

đến cho Công ty, trên Giấy thông báo hàng đến thường bao gồm: tên người nhập khẩu;

số lượng, trọng lượng của hàng hóa; thời gian và địa điểm tàu đến; tên tàu, số chuyến,

số container/số seal, hình thức gửi hàng, các phí liên quan… Khi nhận được thông báo

hàng đến, nhân viên chứng từ của Công ty tiến hành kiểm tra, đối chiếu những thông

tin trên giấy thông báo hàng đến và bộ chứng từ.

Thông thường có những sai lệch như: sai tên, địa chỉ người nhận hàng

(Consignee); trọng lượng, số lượng hàng hóa giữa Giấy thông báo hàng đến và packing

list không khớp nhau; không thống nhất trong việc mô tả hàng hóa… Nếu phát hiện có

những sai sót này, nhân viên chứng từ phải liên hệ với khách hàng và đại lý hãng tàu

để xác định sai lệch này là thuộc phần trách nhiệm của bên nào; nếu những thông tin

trên Giấy thông báo hàng đến là đúng và lỗi thuộc về phía khách hàng thì yêu cầu

khách hàng tu chỉnh lại bộ chứng từ và gửi lại cho Công ty bằng đường chuyển phát

nhanh để Công ty đi nhận hàng đúng hạn; nếu lỗi thuộc về hãng tàu khi nhập thông tin

trên Giấy thông báo hàng đến thì yêu cầu hãng tàu chỉnh sửa lại Giấy thông báo hàng

đến cho đúng và gửi lại cho Công ty, đồng thời hãng tàu cũng phải tiến hành điều

chỉnh lại bản lược khai hàng hóa (Manifest) và gửi cho cảng để không gây khó khăn

cho Công ty trong quá trình đối chiếu nhận hàng.

Căn cứ theo thông báo hàng đến do chủ hàng fax qua, nhân viên giao nhận sẽ mang

theo giấy thông báo hàng đến, B/L gốc và Giấy giới thiệu của Công ty cổ phần may

Việt Thịnh đến đại lý giao nhận TC logistic Co.,Ltd để nhận lệnh giao hàng (D/O) ở số

2, Hát Giang, phường 2, Quận Tân Bình.

Lưu ý: Khi nhận được D/O, nhân viên giao nhận cần kiểm tra lại các nội dung như:

tên tàu, số chuyến, cảng bốc, cảng dỡ, tên hàng, số kiện, số B/L, số cont, số seal. Nếu

không trùng khớp với B/L thì đề nghị chỉnh sửa cho phù hợp.

b. Thủ tục nhận hàng

• Đây là lô hàng lẻ (LCL-Less than Container Load) ( Phụ lục số 6)



Trang 25



Đối chiếu lệnh giao hàng tại kho: hồ sơ đối chiếu gồm có tờ khai bản chính và bản

photo, lệnh giao hàng bản chính (lệnh giao hàng của đại lý), vận đơn bản sao do đại lý

cấp (House B/L). Hải quan đối chiếu sau khi đối chiếu các thông tin trên bộ chứng từ là

đúng với các thông tin trên hệ thống Manifest thì ký, đóng dấu xác nhận đã đối chiếu

lên lệnh giao hàng, giao lại lệnh giao hàng này cho nhân viên giao nhận của Công ty.

Nhân viên giao nhận đem lệnh giao hàng đến phòng thương vụ kho của cảng Cát

Lái để làm phiếu xuất kho (gồm 4 liên).

Đem phiếu xuất kho trở lại văn phòng Hải quan kho để Hải quan xác nhận bằng

cách ký tên, đóng dấu lên phiếu xuất kho đã hoàn thành thủ tục Hải quan tại kho, cho

phép đến kho nhận hàng.

Tại kho, trình phiếu xuất kho cho điều độ kho, sau đó điều độ kho giao phiếu xuất

kho cho đội xe nâng để tìm hàng và mang ra cửa kho giao cho nhân viên giao nhận của

Công ty.

Sau khi nhận hàng, nhân viên giao nhận và công chức Hải quan tiến hành lấy mẫu

thực tế hàng hóa, lập phiếu lưu mẫu. Công chức Hải quan niêm seal Hải quan, ký tên,

đóng dấu số hiệu công chức và ghi rõ số seal lên phiếu lưu mẫu và mục 32 của tờ khai

bản chính: lưu mẫu vải số từ 12 đến 16và từ 18 đến 20, seal Hải quan: số 12064621

và giao lại mẫu cùng tờ khai cho doanh nghiệp tự bảo quản.

Nhân viên giao nhận tiến hành kiểm đếm hàng hóa và ký tên xác nhận đã nhận đủ

hàng, và yêu cầu đội xe nâng, bốc xếp tại kho bốc hàng lên xe tải. Nhận lại 3 liên của

phiếu xuất kho (liên cho Hải quan cổng, cổng ra và khách hàng).

Thanh lý cổng: các chứng từ gồm tờ khai photo và D/O của đại lý (bản chính) và

phiếu xuất kho (liên Hải quan cổng) nộp lại cho Hải quan thanh lý, có xuất trình bộ tờ

khai chính để đối chiếu. Hải quan thanh lý trả lại bộ tờ khai chính và ký tên, đóng dấu

xác nhận lên 2 phiếu xuất kho còn lại và trả cho người nhập khẩu. Thanh lý xong.

Xe đến cổng ra, giao 2 liên phiếu xuất kho cho tài xế xe tải chở hàng về kho của

Công ty (một liên giao cho cổng ra và một liên để đi đường).

7.1.1.4 Kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu nhập khẩu

Được tiến hành qua 2 khâu:



•

•



Khâu 1: Do Hải quan tiến hành thực hiện nếu hàng hóa được phân luồng đỏ. Nhưng lô

hàng này được phân luồng xanh nên miễn kiểm.

Khâu 2: Do bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS) thực hiện, nhân viên bộ phận

này sẽ kiểm tra xem hàng hóa có đúng quy cách, phẩm chất, mẫu mã, số lượng, chất

lượng,…đã thỏa thuận trong hợp đồng hay không.



Trang 26



8



Qui trình sản xuất thành phẩm

Do hàng may mặc là loại mặt hàng rất đa dạng phong phú về kiểu dáng, mẫu mã và

thường xuyên thay đổi theo mùa thời trang, theo từng đặc tính riêng của khách hàng

mỗi nước. Vì vậy, đòi hỏi việc tổ chức sản xuất của Công ty phải linh hoạt cho phù

hợp với yêu cầu của từng loại hàng và từng khách hàng khác nhau, nhằm mang lại hiệu

quả cao, tiết kiệm tối đa chi phí sản xuất.

8.1.1.1 Chuẩn bị sản xuất

a. Bộ phận kế hoạch

Công ty CP may Việt Thịnh chỉ chuyên nhận các hợp đồng gia công nên khi kí kết

hợp đồng gia công thì bên đặt gia công sẽ cung cấp 100% nguyên phụ liệu (có những

hợp đồng có thể mua phụ kiện tại Việt Nam- nhập xuất tại chỗ). Dựa trên định mức hai

bên đã thỏa thuận và một số hướng dẫn của bên đặt gia công thì cán bộ mua hàng sẽ

xem nhu cầu nguyên phụ liệu đã cân đối chưa và nếu có sự thiếu hụt thì Công ty phải

báo cho khách hàng trong thời gian sớm nhất để giải quyết dựa trên yêu cầu của khách

hàng. Cán bộ mặt hàng phải tiến hành kiểm tra số liệu nguyên phụ liệu nhập khẩu và

trên Packing list, xem hàng nhập về có đúng so với hợp đồng đã kí hay không, nếu sai

thì sẽ làm việc ngay với khách hàng và cán bộ mua hàng phải nắm rõ xem đơn hàng đó

đưa vào sản xuất hay chưa để tránh việc đình trệ đơn hàng.

b. Bộ phận kĩ thuật

Bộ phận kĩ thuật có trách nhiệm phác thảo các sơ đồ kĩ thuật, vẽ chi tiết từng công

đoạn theo từng loại mã hàng do khách hàng yêu cầu và hướng dẫn kĩ thuật cho tổ cắt,

tổ may, tổ ủi, tổ gấp, tổ đóng thùng.

Bộ phận kĩ thuật tiếp nhận mẫu may, mẫu vẽ, tài liệu chuẩn kĩ thuật sơ đồ (nếu có),

thì bộ phận kĩ thuật phải làm những việc sau:



-



Dựa vào mẫu đối hay mẫu photo có thể may thử mẫu là điểm chủ yếu để từ đây

có một căn cứ cho việc định mức nguyên phụ liệu ở từng công đoạn trong sản

xuất để có cơ sở cân đối đơn hàng



-



Lập chi tiết các bản vẽ theo mẫu để đưa ra một số quy trình công nghệ may, hệ

thống dây chuyền dự tính theo định mức thời gian tạm tính được



-



Ra mẫu cắt rập mẫu để chuẩn bị sơ đồ đồng thời kiểm tra lại định mức của

khách hàng và số chi tiết lên sơ đồ khách hàng gửi, nếu có thay đổi hoặc sai lệch

thì báo cáo ngay với người có trách nhiệm để thông báo cho khách hàng về sự

sai lệch



Trang 27



-



Gửi bảng hướng dẫn sử dụng nguyên phụ liệu cho những xí nghiệp thực hiện

đơn hàng đó



Hệ thống lại nguyên phụ liệu cho khách hàng, lập biểu chuẩn kĩ thuật chi tiết

từng đơn hàng chuẩn bị triển khai sản xuất.

c. Bộ phận kho

Công ty CP may Việt Thịnh sau khi hoàn thành thủ tục nhập hàng theo hợp đồng thì

bộ phận giao hàng (cung tiêu) của Công ty đi nhận hàng về. Kho và khu vực để đưa

nguyên phụ liệu xuống Công ty thì phải chuẩn bị sẵn sàn để tiếp nhận nguyên phụ liệu

một cách nhanh chóng tránh để mất thời gian khi Cont về tới Công ty.

Nguyên phụ liệu nhập kho, thủ kho sẽ phải ghi nhận, kiểm tra đối chiếu với Packing

list sao cho hàng nhận được từ bộ phận cung tiêu với hàng trên giấy tờ trùng nhau.

Công ty nhận gia công rất nhiều hợp đồng với những quy định mẫu mã, nguyên phụ

liệu khác nhau. Nó rất phức tạp và đa dạng về chủng loại nên thủ kho phải quy định

thành từng khu vực riêng biệt cho từng hợp đồng.

8.1.1.2 Theo dõi sản xuất

Mọi kế hoạch để chuẩn bị sản xuất luôn có những phát sinh trong sản xuất với nhiều

lý do như: khách hàng thay đổi kĩ thuật, mẫu mã… Do đó cần phải theo dõi thường

xuyên. Kế hoach sản xuất phải giao từng ngày cho tổ truyền dựa trên kế hoạch chung.

Khi có sự thay đổi thì phải tùy theo trường hợp mà phong KD-XNK và kỹ thuật giải

quyết một cách nhanh chóng chứ không được để quá lâu.

Thường xuyên kiểm tra ngược về tiến độ sản xuất hàng ngày và theo dõi chất lượng

hàng may.

Xưởng trưởng phải điều hành đôn đốc sao cho hàng ra nhanh nhưng vẫn đảm bảo

yêu cầu kĩ thuật trong khâu may-ủi-gấp-đóng thùng…

Cán bộ mặt hàng lập Packing list và báo ngày giao hàng cho nhân viên tổ đóng

thùng đồng thời gởi một bản về phòng KD-XNK để chuẩn bị làm thủ tục xuất hàng.

Quá trình đóng thùng đôi khi số lượng không đúng theo kế hoạch do sản phẩm không

đạt chất lượng nên bộ phận KCS bỏ lại ( dù đã trừ hao) thì Packing list sẽ được sửa lại

sau khi xuất hàng và Fax cho khách hàng biết khi nào hàng đến nơi giao hàng.

8.1.1.3 Qúa trình sản xuất trong từng khâu

a. Triển khai mẫu mã kĩ thuật

Cán bộ mặt hàng sau khi ghi nhận các kĩ thuật, mẫu mã của đơn hàng sẽ được photo

các hồ sơ liên quan như sau: