PHẦN 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VỀ TẬP ĐOÀN UNILEVER

+ Điều kiện để tiến hành công việc.

+ Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hoàn thành công việc.

+ Mối tương quan của công việc đó với công việc khác.

+ Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện công việc đó.

- Phân tích công việc được thực hiện thường xuyên liên tục gắn với từng thời

kỳ hoạt động kinh doanh:

+ Doanh nghiệp mới được thành lập và chương trình phân tích được thực hiện

đầu tiên

+ Doanh nghiệp có thêm một số công việc mới.

+ Công việc thay đổi do tác động của khoa học – kỹ thuật.

- Khi nào cần phải phân tích công việc

+ Doanh nghiệp mới được thành lập

+ Doanh nghiệp thay đổi chiến lược kinh doanh

+ Doanh nghiệp có các chức vụ mới

+ Công việc thay đổi

1.2. Vai trò của phân tích công việc

- Doanh nghiệp có thể dự báo số lượng và chất lượng nhân lực cần thiết để

hoàn thành công việc nhằm đạt được mục tiêu sản xuất kinh doanh.

- Phân tích công việc:

+ Bản mô tả công việc

+ Bản tiêu chuẩn công việc

- Làm cơ sở để

+ Tuyển dụng nhân lực

+ Bố trí và sử dụng nhân lực

+ Đào tạo và phát triển nhân lực

+ Quan hệ lao động

- Doanh nghiệp có thể tuyển dụng và lựa chọn người phù hợp với công việc

- Doanh nghiệp có thể phân tích công việc rõ ràng và chính xác hơn, tránh sự

chồng chéo công việc giữa các bộ phận hoặc các nhân trong doanh nghiệp.

- Doanh nghiệp có thể xây dựng được các chương trình đào tạo thiết thực hơn.



- Doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên tốt hơn.

- Doanh nghiệp có thể xây dựng một chế độ lương thưởng công bằng hơn.

1.3. Quy trình phân tích công việc

Bước 1: Xác định mục tiêu PTCV

-Việc xác định mục tiêu PTCV là rất quan trọng vì chỉ khi xác định được mục

tiêu, những mục đích của việc sử dụng thông tin sau phân tích thì mới xác định

được những hình thức phương pháp cần thiết để thu thập thông tin.

Bước 2: Xem xét các thông tin cơ bản liên quan

- Bước kế tiếp nhà phân tích cần phải xem xét lại các thông tin cơ bản như cơ

cấu tổ chức của doanh nghiệp.

Bước 3: Lựa chọn người thực hiện công việc tiêu biểu để phân tích.

- Người thực hiện công việc se là người có thông tin chi tiết, cụ thể về công

việc mà họ thực hiện, do vậy sẽ giúp cung cấp các thông tin chi tiết về công

việc.Bước này cần thiết trong các trường hợp một công việc có nhiều người

thực hiện.

Bước 4: Thu thập các thông tin về công việc

- Xác định các thông tin về công việc cần thu thập

- Thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin

- Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin

Bước 5: Kiểm tra lại thông tin

Việc kiểm tra lại thông tin sẽ giúp:

+ Khẳng định tính chính xác và đầy đủ của thông tin về công việc

+ Bổ sung những thông tin còn thiếu và điều chỉnh những thông tin sai lệch

+ Nhận được sự nhất trí của người thực hiện về những thông tin và kết luận

phân tích công việc.

Bước 6: Xây dựng bản mô tả và bản tiêu chuẩn công việc

Sau khi kiểm tra lại thông tin thì bộ phận phụ trách công tác phân tích công

việc sẽ tiến hành tổng hợp, đưa các thông tin thu thập được vào các biểu mẫu

bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

* Bản mô tả công việc



- Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mỗi

quan hệ trong công việc, các điêu kiện làm việc. yêu cầu kiểm tra, giám sát các

tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc.Bản mô tả công việc giúp cho

chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn,

trách nghiệm khi thực hiện công việc.

- Tại sao lại cần thiết phải có bản mô tả công việc?

+ Để mọi người biết họ cần phải làm gì.

+ Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho người làm nghiệm vụ đó.

+ Công việc không bị lặp lại do một người khác làm.

+ Tránh được các tình huống va chạm.

+ Mọi người biết ai làm và làm nhiệm vụ gì.

* Bản tiêu chuẩn công việc

- Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá

nhân tối thiểu mà người thực hiện công việc cần có để thực hiện công việc

được giao.

- Những yếu tố chính thường đề cập đến trong bản tiêu chuẩn công việc là:

+ Kiến thức: bao gồm bằng cấp, kinh nghiệm, các kiến thức chuyên sau, các

kiến thức xã hội.

+ Kỹ năng: bao gồm các kỹ năng cững và các kỹ năng mềm

+ Thái độ/ Phẩm chất: thể hiện các thái độ cần có để thực hiện công việc đó

hoặc các phẩm chất nghề nghiệp của người thực hiện công việc.



III. Thực trạng phân tích công việc của tập đoàn unilever

1. Cách thức thực hiện phân tích công việc tại tập đoàn unilever.



Phân tích công việc là một hoạt động rất quan trọng, nó giúp cho người quản lý

xác định được các kỳ vọng của mình một cách cụ thể đối với người lao động,

và làm cho họ hiểu được các kỳ vọng đó; và nhờ đó người lao động cũng hiểu

được các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong công việc.Tập

đoàn unilever đã tổ chức thực hiện công tác phân tích công việc kể từ khi chính

thức thành lập và đi vào hoạt động. Hoạt động này được công ty rất chú trọng.

Công tác phân tích công việc tại unilever được thực hiện theo cách thức sau:

- Tổng giám đốc và phó tổng giám đốc điều hành chỉ đạo phòng nhân sự

phối hợp với các phòng ban khác trong công ty thực hiện công tác phân

tích công việc để đảm bảo sự phân công rõ ràng trong nhiệm vụ, trách

nhiệm và quyền hạn giữa những người lao động làm các công việc khác

nhau, để giúp cho người lao động hiểu rõ mình phải thực hiện những

nhiệm vụ và trách nhiệm gì.

- Phòng nhân sự sẽ có công văn đề nghị các trưởng phòng, ban khác trong

công ty thực hiện công tác phân tích công việc cho tất cả các công việc

trong phòng, ban mình. Trong đó có hướng dẫn, tại mỗi công việc cần

nêu rõ cho người lao động cần phải thực hiện nhiệm vụ, trách nhiệm và

có những quyền hạn nào. Các trưởng phòng, ban khác chủ yếu bằng kiến

thức chuyên môn, nghiệp vụ, bằng sự hiểu biết về các công việc, bằng

kinh nghiệm bản thân trong lĩnh vực của phòng, ban mình; một phần kết

hợp với thông qua hàng ngày làm việc với người lao động, trao đổi, thảo

luận với họ để bổ sung thông tin vê những nhiệm vụ, trách nhiệm cần

thực hiện, thực hiện chúng như thế nào, phạm vi quyền hạn ra sao … từ

đó các trưởng phòng, ban trực tiếp có các văn bản phân tích công việc,

cụ thể là bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.

- Văn bản này sẽ được bàn giao cho phòng nhân sự rồi phòng nhân sự đưa

trình phó tổng giám đốc điều hành công ty duyệt. Sau khi được thông

qua, bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc được gửi tới các

phòng, ban và lưu lại tổ chức nhân sự.

Mỗi vị trí công việc công ty có bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc đối

với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc riêng. Mỗi bản này

lại được chia thành 3 loại đó là cán bộ quản lý, nhân viên, công nhân. Trong

bản mô tả này công ty tập trung 1 số nội dung như sau:

• Phần xác định công việc bao gồm chức danh công việc, người quản lý

trực tiếp.



• Phần tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc về công việc.

• Các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện như trình độ, kỹ

năng, kinh nghiệm cần có để thực hiện công việc đó.



2. Đánh giá hệ thống bản mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc cho các chức

danh của công ty.

Hệ thống mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc cho các chức danh phòng

ban chưa được hoàn thiện, vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế, bản mô tả công việc

còn chưa được xây dựng đầy đủ, không phải tất cả các phòng, ban đều viết

bảng phân công công việc cho mình.

- Các phòng ban cũng chưa xây dựng đầy đủ các văn bản phân tích công

việc, còn thiếu văn bản quan trọng nữa là bản tiêu chuẩn thực hiện công

việc và yêu cầu công việc đối với người thực hiện.

- Bản mô tả công việc chủ yếu miêu tả tên tuổi chức danh, mỗi người mỗi

nhóm có trách nhiệm, nghĩa vụ gì, miêu tả thực hiện như thế nào, và có

đề cập tới quyền hạn của người lao động. Các nhiệm vụ và trách nhiệm

của người lao động đã được xắp xếp theo thứ tự ưu tien về độ quan

trọng.

- Tuy nhiên sự phân loại thông tin trong bảng mô tả công việc còn hạn

chế, sự sắp xếp thông tin không tránh khỏi những chỗ lộn xộn thiếu hợp

lí vì không phân biệt rõ những nhiệm vụ, trách nhiệm với những quyền

hạn của người lao động.

- Có thể kể đến một số nguyên nhân cơ bản dẫn đến những hạn chế trên

đó là: Ban lãnh đạo chưa thực sự quan tâm đến phân tích công việc, năng

lực chuyên môn của các cán bộ nhân sự của công ty còn hạn chế về việc

phân tích công việc, còn nhiều vị trí chưa được tiến hành phân tích công

việc dẫn đến việc ứng dụng các văn bản phân tích công việc: bản mô tả

công việc và tiêu chuẩn công việc vào các hoạt động quản lí khác chưa

phát huy hết các mặt tích cực của nó. Các mục đích cũng như ý nghĩa

của phân tích công việc không được phổ biến đến các quản lí trực tiếp và

người thực hiện công việc làm ảnh hưởng đến sự thống nhất của các bên.

3. Bản phân tích công việc, tiêu chuẩn công việc cho 1 vài chức danh của

tập đoàn unilever

 Vị trí: Trưởng phòng Marketing

Bản mô tả công việc:



- Hoạch định và tổ chức thực hiện chiến lược xây dựng thương hiệu, chiến

lược Marketing sản phẩm.

- Quản lý và điều hành hoạt động của Bộ phận Truyền thông và Tiếp thị.

- Xây dựng và mở rộng quan hệ đối ngoại với các cơ quan truyền thông, các tổ

chức xã hội, chính trị…Phối hợp với các bộ phận liên quan, các cơ quan truyền

thông và đối tác lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các chương trình sự kiện.

- Quản lý thiết kế các hình ảnh, ấn phẩm, vật phẩm … đảm bảo theo đúng

chuẩn mực công ty.

- Tổ chức công tác thu thập, quản lý và phân tích dữ liệu thông tin khách hàng.

- Tham gia thiết kế sản phẩm và dự báo giá.

- Quản lý ngân sách hoạt động hàng năm của bộ phận Truyền thông và Tiếp

thị.

- Đào tạo / huấn luyện đội ngũ nhân sự bộ phận Truyền thông và Tiếp thị.

Bản tiêu chuẩn công việc:

- Nam, tuổi từ 35 – 40 tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Marketing,

Quản trị kinh doanh.

- Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm Quản lý Marketing (ưu tiên trong lĩnh vực

ngành hàng tiêu dùng)

- Có mối quan hệ rộng với giới truyền thông, báo chí.

- Am hiểu các tổ chức nghiên cứu thị trường. Có khả năng phân tích các kết

quả nghiên cứu.

- Thành thạo Anh ngữ.

- Năng động, sáng tạo, giao tiếp tốt.

- Có khả năng thuyết trình

 Vị trí: Quản lý kinh doanh khu vực

Mô tả công việc:

+ Tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện kỹ năng quản lý Nhà phân phối và giám sát

Đại diện Thương Mại, Nhân viên Bán hàng.

+ Giải quyết những vấn đề phát sinh của khách hàng trên thị trường.

+ Phối hợp làm việc với bộ phận Maketing triển khai các chương trình khuyến

mại của khách hàng, tổ chức các sự kiện.

+ Tìm kiếm khách hàng tiềm năng tại các địa bàn mới.

+ Đảm bảo thị trường luôn phát triển dựa trên hai cơ sở: Đạt Doanh số và có

Hệ thống Bán hàng ổn định.



+ Cùng với đội ngũ của mình làm việc với mục tiêu chung, hợp nhất với các bộ

phận liên quan của công ty dựa trên nền văn hóa làm việc chung.

+ Phát triển các kế hoạch theo chiến lược định hướng của công ty hàng năm

dựa trên yêu cầu công việc, hiệu suất bán hàng, tiến độ kinh doanh và những

yếu tố phát sinh; xem xét việc phân bổ nguồn lực nhân viên điều chỉnh cho phù

hợp trong suốt cả năm trên cơ sở hàng quý.

+ Xây dựng các mối quan hệ liên quan giữa bộ phận mình quản lý với các bộ

phận khác một cách mật thiết như: quảng cáo, bộ phân hỗ trợ khách hàng và bộ

phận nghiệp vụ khác để đảm bảo tiến độ thực thi hoàn chỉnh các chiến lược và

mục tiêu của công ty.

+ Hiểu được nguyên tắc kinh doanh và điều hành kinh doanh tốt để nhận biết

vấn đề ở cả hai điều kiện tài chính và thương mại (phải có hiệu quả cao).

+ Đề xuất với cấp lãnh đạo những phương pháp quản lý và phân phối những

sản phẩm mới phù hợp với từng địa bàn có tính đặc thù.



Yêu cầu công việc:

- Nam. Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học

- Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm vị trí Quản Lý.

- Khả năng giao tiếp, đàm phán, thuyết phục tốt.

- Kỹ năng lập kế hoạch.

- Kỹ năng phân tích, giải quyết vấn đề.

- Kỹ năng làm việc đội nhóm, huấn luyện.

- Am hiểu hệ thống phân phối hàng tiêu dùng.

IV: Hoạch định nguồn nhân lực của tập đoàn Unilever

1.KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA HOẠCH ĐỊNH NHÂN LỰC TRONG

DOANH NGHIỆP

1.1.Khái niệm



“Hoạch định nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nhân lực,

đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình , hoạt động đảm bảo cho

doanh nghiệp có đủ nguồn lực với phẩm chất , kỹ năng phù hợp để thực hiện

công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả”

Nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng nhất của doanh nghiệp,và

doanh nghiệp nào cũng hướng tới việc sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả,tiết

kiệm. Đặc biệt là những tập đoàn lớn như Unilever thì vấn đề về nhân lực càng

được chú trọng bởi quy mô rộng lớn.Chính vì vậy việc hoạch định nhân lực

trong doanh nghiệp là giai đoạn không thể bỏ qua nhằm :

+ Dự báo nhân lực cho doanh nghiệp: Cung và cầu về nguồn nhân lực

+ Cung cấp các thông tin nền tảng cho việc xây dựng chính sách phát triển và

đào tạo nhân lực

1.2.Vai trò của hoạch định nhân lực đối với Unilever nói riêng và đối với

doanh nghiệp nói chung

- Công tác hoạch định giúp doanh nghiệp thấy rõ được phương

hướng , cách thức quản trị nhân lực đảm bảo doanh nghiệp có

được đúng người đúng việc vào đúng thời điểm cần thiết và

linh hoạt đối phó với những thay đổi trên thị trường. Cụ thể:

+ Gắn nguồn nhân lực của Unilever với những tổ chức trong tập đoàn với nhau

+ Là điều kiện để thực hiện thắng lợi và những mục tiêu của tổ chức

+ Là cơ sở cho hoạt động biên chế, đào tạo và phát triển nhân lực

+ Tối đa hóa việc sử dụng nguồn nhân lực và tránh rủi ro trong sử dụng lao

động

+ Giúp các nhà quản trị định rõ phương hướng hoạt động của tổ chức

+ Định kỳ nhìn nhận lại nhân lực của mình, sự ăn khớp, thiếu hụt,cơ hội, hạn

chế

+ Làm cơ sở cho nhiều quyết định quản trị

1.3.Nguyên tắc

- Hoạch định nhân lực được thực hiện trên nguyên tắc:

+ Đúng số lượng: Bao nhieu người?

+ Đúng người: Họ là những ai?

+ Đúng lúc : Khi nào lập?

+ Đúng thời hạn: Khi nào cần?

V.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN LỰC CỦA

UNILEVER