Cơ sở và lý luận về phân tích công việc

+ Điều kiện để tiến hành công việc.

+ Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hoàn thành công việc.

+ Mối tương quan của công việc đó với công việc khác.

+ Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện công việc đó.

- Phân tích công việc được thực hiện thường xuyên liên tục gắn với từng thời

kỳ hoạt động kinh doanh:

+ Doanh nghiệp mới được thành lập và chương trình phân tích được thực hiện

đầu tiên

+ Doanh nghiệp có thêm một số công việc mới.

+ Công việc thay đổi do tác động của khoa học – kỹ thuật.

- Khi nào cần phải phân tích công việc

+ Doanh nghiệp mới được thành lập

+ Doanh nghiệp thay đổi chiến lược kinh doanh

+ Doanh nghiệp có các chức vụ mới

+ Công việc thay đổi

1.2. Vai trò của phân tích công việc

- Doanh nghiệp có thể dự báo số lượng và chất lượng nhân lực cần thiết để

hoàn thành công việc nhằm đạt được mục tiêu sản xuất kinh doanh.

- Phân tích công việc:

+ Bản mô tả công việc

+ Bản tiêu chuẩn công việc

- Làm cơ sở để

+ Tuyển dụng nhân lực

+ Bố trí và sử dụng nhân lực

+ Đào tạo và phát triển nhân lực

+ Quan hệ lao động

- Doanh nghiệp có thể tuyển dụng và lựa chọn người phù hợp với công việc

- Doanh nghiệp có thể phân tích công việc rõ ràng và chính xác hơn, tránh sự

chồng chéo công việc giữa các bộ phận hoặc các nhân trong doanh nghiệp.

- Doanh nghiệp có thể xây dựng được các chương trình đào tạo thiết thực hơn.



- Doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên tốt hơn.

- Doanh nghiệp có thể xây dựng một chế độ lương thưởng công bằng hơn.

1.3. Quy trình phân tích công việc

Bước 1: Xác định mục tiêu PTCV

-Việc xác định mục tiêu PTCV là rất quan trọng vì chỉ khi xác định được mục

tiêu, những mục đích của việc sử dụng thông tin sau phân tích thì mới xác định

được những hình thức phương pháp cần thiết để thu thập thông tin.

Bước 2: Xem xét các thông tin cơ bản liên quan

- Bước kế tiếp nhà phân tích cần phải xem xét lại các thông tin cơ bản như cơ

cấu tổ chức của doanh nghiệp.

Bước 3: Lựa chọn người thực hiện công việc tiêu biểu để phân tích.

- Người thực hiện công việc se là người có thông tin chi tiết, cụ thể về công

việc mà họ thực hiện, do vậy sẽ giúp cung cấp các thông tin chi tiết về công

việc.Bước này cần thiết trong các trường hợp một công việc có nhiều người

thực hiện.

Bước 4: Thu thập các thông tin về công việc

- Xác định các thông tin về công việc cần thu thập

- Thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin

- Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin

Bước 5: Kiểm tra lại thông tin

Việc kiểm tra lại thông tin sẽ giúp:

+ Khẳng định tính chính xác và đầy đủ của thông tin về công việc

+ Bổ sung những thông tin còn thiếu và điều chỉnh những thông tin sai lệch

+ Nhận được sự nhất trí của người thực hiện về những thông tin và kết luận

phân tích công việc.

Bước 6: Xây dựng bản mô tả và bản tiêu chuẩn công việc

Sau khi kiểm tra lại thông tin thì bộ phận phụ trách công tác phân tích công

việc sẽ tiến hành tổng hợp, đưa các thông tin thu thập được vào các biểu mẫu

bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

* Bản mô tả công việc



- Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mỗi

quan hệ trong công việc, các điêu kiện làm việc. yêu cầu kiểm tra, giám sát các

tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc.Bản mô tả công việc giúp cho

chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn,

trách nghiệm khi thực hiện công việc.

- Tại sao lại cần thiết phải có bản mô tả công việc?

+ Để mọi người biết họ cần phải làm gì.

+ Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho người làm nghiệm vụ đó.

+ Công việc không bị lặp lại do một người khác làm.

+ Tránh được các tình huống va chạm.

+ Mọi người biết ai làm và làm nhiệm vụ gì.

* Bản tiêu chuẩn công việc

- Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá

nhân tối thiểu mà người thực hiện công việc cần có để thực hiện công việc

được giao.

- Những yếu tố chính thường đề cập đến trong bản tiêu chuẩn công việc là:

+ Kiến thức: bao gồm bằng cấp, kinh nghiệm, các kiến thức chuyên sau, các

kiến thức xã hội.

+ Kỹ năng: bao gồm các kỹ năng cững và các kỹ năng mềm

+ Thái độ/ Phẩm chất: thể hiện các thái độ cần có để thực hiện công việc đó

hoặc các phẩm chất nghề nghiệp của người thực hiện công việc.



III. Thực trạng phân tích công việc của tập đoàn unilever

1. Cách thức thực hiện phân tích công việc tại tập đoàn unilever.



Phân tích công việc là một hoạt động rất quan trọng, nó giúp cho người quản lý

xác định được các kỳ vọng của mình một cách cụ thể đối với người lao động,

và làm cho họ hiểu được các kỳ vọng đó; và nhờ đó người lao động cũng hiểu

được các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong công việc.Tập

đoàn unilever đã tổ chức thực hiện công tác phân tích công việc kể từ khi chính

thức thành lập và đi vào hoạt động. Hoạt động này được công ty rất chú trọng.

Công tác phân tích công việc tại unilever được thực hiện theo cách thức sau:

- Tổng giám đốc và phó tổng giám đốc điều hành chỉ đạo phòng nhân sự

phối hợp với các phòng ban khác trong công ty thực hiện công tác phân

tích công việc để đảm bảo sự phân công rõ ràng trong nhiệm vụ, trách

nhiệm và quyền hạn giữa những người lao động làm các công việc khác

nhau, để giúp cho người lao động hiểu rõ mình phải thực hiện những

nhiệm vụ và trách nhiệm gì.

- Phòng nhân sự sẽ có công văn đề nghị các trưởng phòng, ban khác trong

công ty thực hiện công tác phân tích công việc cho tất cả các công việc

trong phòng, ban mình. Trong đó có hướng dẫn, tại mỗi công việc cần

nêu rõ cho người lao động cần phải thực hiện nhiệm vụ, trách nhiệm và

có những quyền hạn nào. Các trưởng phòng, ban khác chủ yếu bằng kiến

thức chuyên môn, nghiệp vụ, bằng sự hiểu biết về các công việc, bằng

kinh nghiệm bản thân trong lĩnh vực của phòng, ban mình; một phần kết

hợp với thông qua hàng ngày làm việc với người lao động, trao đổi, thảo

luận với họ để bổ sung thông tin vê những nhiệm vụ, trách nhiệm cần

thực hiện, thực hiện chúng như thế nào, phạm vi quyền hạn ra sao … từ

đó các trưởng phòng, ban trực tiếp có các văn bản phân tích công việc,

cụ thể là bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.

- Văn bản này sẽ được bàn giao cho phòng nhân sự rồi phòng nhân sự đưa

trình phó tổng giám đốc điều hành công ty duyệt. Sau khi được thông

qua, bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc được gửi tới các

phòng, ban và lưu lại tổ chức nhân sự.

Mỗi vị trí công việc công ty có bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc đối

với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc riêng. Mỗi bản này

lại được chia thành 3 loại đó là cán bộ quản lý, nhân viên, công nhân. Trong

bản mô tả này công ty tập trung 1 số nội dung như sau:

• Phần xác định công việc bao gồm chức danh công việc, người quản lý

trực tiếp.