. Hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung

Sơ đồ 1. 12. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán “Nhật ký chung”

Chứng từ gốc



Sổ nhật ký đặc biệt



SỔ NHẬT KÝ CHUNG



Sổ chi tiết (TK 156,

511, 632…)



Sổ cái (TK 156, 511,

632…)



Bảng tổng hợp chi tiết



Bảng cân đối số

phát sinh



BÁO CÁO TÀI CHÍNH



Ghi chú



Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu kiểm

tra



1.7.2. Kế toán máy

Kế toán máy (hay còn gọi là hình thức kế toán trên máy vi tính) là hình thức

dùng máy máy vi tính để hỗ trợ hoặc thay thế một phần công việc của ngƣời làm kế

toán tài chính cho một doanh nghiệp hoặc một tổ chức xã hội.

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán

cùng loại đã đƣợc kiểm tra để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đƣợc

thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc tự động nhập vào sổ

kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái) và các sổ thẻ kế toán chi tiết liên

quan.

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy,

đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi

bằng tay.

29



Thang Long University Library



Cuối năm (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao

tác k hoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số

ữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.

liệu gi

Ƣu điểm: Giao diện phần mềm dễ sử dụng và các loại sổ sách chứng từ kế toán

cập nhật và bám sát chế độ kế toán hiện hành. Ngoài ra, phần mềm còn có một hệ

thống báo cáo đa dạng, nhân viên có thể yên tâm về việc quản lý của mình. Với tốc độ

xử lý của phần mềm rất nhanh và cho phép kết xuất báo cáo ra Excel với mẫu biểu đẹp

và chuẩn.

Nhƣợc điểm: Nếu lỗi phần mềm thì rất khó để sửa chữa, có khả năng mất dữ liệu.

Sơ đồ 1. 13: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính

CHỨNG TỪ

KẾ TOÁN



BẢNG TỔNG HỢP

CHỨNG TỪ KẾ

TOÁN CÙNG



Ghi chú



PHẦN MỀM KẾ TOÁN



SỔ KẾ TOÁN

Sổ tổng hợp

Sổ chi tiết



Báo cáo tài chính

Báo cáo kế toán

quản trị



MÁY VI TÍNH



Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Đối chiếu kiểm tra



30



CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG

VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH

THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TRẦN HÙNG

2.1. Khái quát chung về công ty TNHH Thƣơng mại và Dịch

vụ Trần Hùng

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty

TNHH Thương mại Dịch vụ Trần Hùng

− Tên công ty : Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ Trần

Hùng

− Địa chỉ

: Số nhà 117 Khƣơng Đình, Tổ 2, Cụm

1, Phƣờng Hạ Đình, Quận Thanh Xuân, Thành phố

Hà Nội

− Mã số thuế : 0104998537cấp ngày 10/11/2010

− Số tài khoản: 1305 201 008 932 Tại NH Nông nghiệp và

PT NT-CN Tràng An

− Số điện thoại: 04.6681.0699

− Fax : 04.6681.0699

− Lịch sử hình thành và phát triển công ty

Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ Trần Hùng là

công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Ông Trần Văn

Hùng là chủ sở hữu đƣợc thành lập theo Giấy phép đăng ký

kinh doanh số 0104998537 cấp ngày 12/12/2011 do Chi cục

thuế quận Thanh Xuân cấp.

Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ Trần Hùng

chuyên kinh doanh trong lĩnh vực sửa chữa thiết bị nghe nhìn

điện tử gia dụng, thiết bị liên lạc, máy vi tính và thiết bị ngoại

vi, hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên

quan đến máy vi tính ví dụ nhƣ bán linh kiện máy tính, máy

văn phòng và phân phối các sản phẩm công nghệ thông tin.

Sau những bƣớc dài nỗ lực xây dựng và phát triển thƣơng

hiệu, Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ Trần Hùng đã

trở thành một điểm đến uy tín đối với những đối tác kinh

doanh trong và ngoài ngành và khách hàng trên thị trƣờng.

Từ năm 2014 trở lại đây, công ty tập trung phát triển mô hình

kinh doanh là mua hàng trong nƣớc và nhập hàng từ một số

nƣớc nhƣ: Đài Loan, Singapor, Malaysia… về bán buôn và

bán theo dự án nên khách hàng chủ yếu của Công ty là các

Công ty bán lẻ, các trung tâm máy tính, các cơ quan, trƣờng



học trên

địa bàn

Thủ Đô

và các

tỉnh lân

cận

nhƣ:

Hƣng

Yên, Hà

Nam,

Hòa

Bình,

Vĩnh

Phúc,

Bắc

Ninh,

Bắc

Giang,

Thái

Nguyên

…Các

sản

phẩm

chủ yếu

mà

Công ty

cung cấp

nhƣ:

linh kiện

điện tử

và

đồ

điện tử

đến từ

các hãng

uy

tín

trên thế

giới.



31



Thang Long University

Library



2.1.2 . Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ

Trần Hùng

Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý

Theo quy định của Luật doanh nghiệp 2005 công ty TNHH một thành viên có thể

do một cá nhân hoặc một tổ chức làm chủ sở hữu. Trƣờng hợp sở hữu là cá nhân, luật

doanh nghiệp không cấm chủ sở hữu đồng thời là chủ tịch công ty và làm ngƣời đại

diện theo pháp luật của công ty, làm giám đốc, tổng giám đốc. Do đó chủ sở hữu của

công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ Trần Hùng - Ông Trần Văn Hùng đã tự bổ

nhiệm mình vào chức vụ giám đốc công ty dẫn đến cơ cấu bộ máy quản lý đƣợc tổ

chức nhƣ sau:

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH thương mại và dịch vụ Trần Hùng

GIÁM ĐỐC



Phòng Tổ chức Hành chính



Phòng Tài chính

– Kế toán



Phòng kinh doanh



Bộ phận kinh

doanh bán buôn



Phòng Kỹ thuật



Bộ phận kinh

doanh bán lẻ



(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)

Chức năng nhiệm vụ của các phòng

− Giám đốc: chịu trách nhiệm về các quyền và nghĩa vụ của công ty, ký kết các

hợp đồng. Đồng thời chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật. Quyết định kế hoạch

phát triển kinh doanh, phƣơng án đầu tƣ, quy chế nội bộ. Đồng thời là ngƣời

trực tiếp điều hành việc thực hiện những phƣơng pháp kinh doanh đó.

− Phòng tổ chức hành chính: Có trách nhiệm mở sổ ghi chép văn bản, lƣu trữ và

bảo quản công văn đi – đến. Thực hiện tốt chức năng quản lý và bố trí nhân

sự, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho ngƣời lao động theo luật và quy

chế công ty, phối hợp với phòng kế toán trong việc quản lý lƣơng nhân viên.

Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc công ty

− Phòng Tài chính – Kế toán: Có trách nhiệm theo dõi tình hình thực hiện các kế

hoạch tài chính, chấp hành các chế độ chính sách của công ty, theo dõi các

khoản thu chi tài chính để phản ánh vào các tài khoản liên quan, định kỳ lập

32



báo cáo tài chính gửi giám đốc. Tham mƣu cho giám đốc về lĩnh vực quản lý

tài chính và tổ chức hạch toán kế toán.

− Phòng Kinh doanh: Quản lý các chính sách kinh doanh (xây dựng, triển khai,

áp dụng, bổ sung, hoàn chỉnh), nghiên cứu và phát triển các nghiệp vụ kinh

doanh (nghiệp vụ mua, bán, giá cả, hợp đồng kinh tế), quản lý thống nhất các

nghiệp vụ kinh doanh trong công ty trong đó bộ phận kinh doanh bán buôn

phụ trách các nghiệp vụ bán buôn, bộ phận kinh doanh bán lẻ phụ trách nghiệp

vụ bán lẻ của công ty.

− Phòng Kỹ thuật: Có nhiệm vụ lắp đặt, cài đặt ứng dụng, bảo hành và sửa chữa

hàng hóa.

2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ

Trần Hùng

Do đặc điểm kinh doanh của công ty là doanh nghiệp thƣơng mại và dịch vụ nên

cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty đƣợc thể hiện ở chức năng nhiệm vụ của

từng bộ phận kế toán nhƣ sau

Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Kế toán trƣởng



Kế toán thanh

toán và công nợ



Thủ quỹ



Kế toán

tiền lƣơng



Kế toán

bán hàng



Thủ

kho



(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)

Chức năng, nhiệm vụ của kế toán trƣởng và nhân viên trong phòng kế toán:

− Kế toán trƣởng:

+ Là ngƣời đƣợc bổ nhiệm đứng đầu phòng Tài chính - Kế toán chịu trách

nhiệm trƣớc giám đốc mọi hoạt động của phòng cũng nhƣ các hoạt động

tài chính và theo dõi các hoạt động tài chính của công ty

+ Tham mƣu cho giám đốc về tài chính và chiến lƣợc tài chính doanh nghiệp.

+ Phổ biến và thi hành chế độ kế toán do nhà nƣớc ban hành.

+ Hƣớng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, điều chỉnh những công việc mà các kế toán

viên làm sao cho hợp lí nhất cũng nhƣ đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao trình

độ nhân viên.

33



Thang Long University Library



+ Lập báo cáo tài chính theo quy định của nhà nƣớc và điều lệ công ty.

+ Kê khai thuế

− Kế toán bán hàng:

+ Lập các chứng từ phục vụ bán hàng và cập nhật vào phần mềm kế toán.

+ Theo dõi tổng hợp và chi tiết bán hàng ra.

+ Lập báo cáo bán hàng để kế toán công nợ sẽ có căn cứ theo dõi từng đối

tƣợng khách hàng mua buôn. Kết hợp kế toán tiền lƣơng tính ra doanh số

bán hàng của từng nhân viên, căn cứ vào đó để tính tiền thƣởng.

+ Cuối tháng đối chiếu số lƣợng nhập xuất tồn với thủ kho để lập “Báo cáo

tổng hợp nhập xuất tồn”.

− Thủ kho (kiêm kế toán kho):

+ Kiểm tra chứng từ nhập xuất và trực tiếp thực hiện nhập xuất hàng

+ Sắp xếp, kiểm tra và bảo quản hàng hóa trong kho, lập sơ đồ kho.

+ Theo dõi Nhập – Xuất – Tồn, đối chiếu số lƣợng thực tế với thẻ kho, quản

lý số lƣợng hàng nhập xuất để có phƣơng án nhập hàng hợp lý.

+ Tính toán, ghi chép, kiểm tra, giám sát tình hình mua hàng và cung cấp

thông tin kịp thời về mua hàng cũng nhƣ thanh toán tiền hàng để làm căn

cứ cho quyết định cần thiết của quản lý.

+ Lập chứng từ nhập hàng, theo dõi và làm thủ tục nhập hàng.

+ Cuối kỳ kiểm kê hàng hóa cùng kế toán bán hàng trên thực tế và trong sổ

sách để lập Báo cáo Nhập xuất tồn.

− Kế toán thanh toán và công nợ:

+ Theo dõi thƣờng xuyên các khoản nợ của khách hàng và các khoản phải trả

của công ty với nhà cung cấp. Đồng thời lên kế hoạch thu nợ và thanh toán

nợ đảm bảo cho vòng tiền của doanh nghiệp

+ Lập các chứng từ thu chi: lập phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm

chi...

+ Cùng thủ quỹ kiểm tra đối chiếu sử dụng Sổ quỹ.

− Thủ quỹ (kiêm giám đốc):

+ Quản lý toàn bộ quỹ tiền mặt của công ty và giữ chìa khóa két an toàn.

+ Kiểm tra chứng từ nhập xuất tiền khỏi quỹ: phiếu thu, phiếu chi, giấy đề

nghị tạm ứng, hoàn nhập…

34