Chức năng, nhiệm vụ của kế toán trƣởng và nhân viên trong phòng kế toán:

+ Lập báo cáo tài chính theo quy định của nhà nƣớc và điều lệ công ty.

+ Kê khai thuế

− Kế toán bán hàng:

+ Lập các chứng từ phục vụ bán hàng và cập nhật vào phần mềm kế toán.

+ Theo dõi tổng hợp và chi tiết bán hàng ra.

+ Lập báo cáo bán hàng để kế toán công nợ sẽ có căn cứ theo dõi từng đối

tƣợng khách hàng mua buôn. Kết hợp kế toán tiền lƣơng tính ra doanh số

bán hàng của từng nhân viên, căn cứ vào đó để tính tiền thƣởng.

+ Cuối tháng đối chiếu số lƣợng nhập xuất tồn với thủ kho để lập “Báo cáo

tổng hợp nhập xuất tồn”.

− Thủ kho (kiêm kế toán kho):

+ Kiểm tra chứng từ nhập xuất và trực tiếp thực hiện nhập xuất hàng

+ Sắp xếp, kiểm tra và bảo quản hàng hóa trong kho, lập sơ đồ kho.

+ Theo dõi Nhập – Xuất – Tồn, đối chiếu số lƣợng thực tế với thẻ kho, quản

lý số lƣợng hàng nhập xuất để có phƣơng án nhập hàng hợp lý.

+ Tính toán, ghi chép, kiểm tra, giám sát tình hình mua hàng và cung cấp

thông tin kịp thời về mua hàng cũng nhƣ thanh toán tiền hàng để làm căn

cứ cho quyết định cần thiết của quản lý.

+ Lập chứng từ nhập hàng, theo dõi và làm thủ tục nhập hàng.

+ Cuối kỳ kiểm kê hàng hóa cùng kế toán bán hàng trên thực tế và trong sổ

sách để lập Báo cáo Nhập xuất tồn.

− Kế toán thanh toán và công nợ:

+ Theo dõi thƣờng xuyên các khoản nợ của khách hàng và các khoản phải trả

của công ty với nhà cung cấp. Đồng thời lên kế hoạch thu nợ và thanh toán

nợ đảm bảo cho vòng tiền của doanh nghiệp

+ Lập các chứng từ thu chi: lập phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm

chi...

+ Cùng thủ quỹ kiểm tra đối chiếu sử dụng Sổ quỹ.

− Thủ quỹ (kiêm giám đốc):

+ Quản lý toàn bộ quỹ tiền mặt của công ty và giữ chìa khóa két an toàn.

+ Kiểm tra chứng từ nhập xuất tiền khỏi quỹ: phiếu thu, phiếu chi, giấy đề

nghị tạm ứng, hoàn nhập…

34



+ Lƣu trữ chứng từ thu chi tiền

+ Lập báo cáo quỹ nếu thu chi nhiều tiền mặt trong ngày

+ Cập nhật đây đủ, chính xác, kịp thời Thu, Chi và Tồn quỹ tiền mặt vào Sổ

quỹ.

+ Định kỳ kiểm kê quỹ, báo cáo số dƣ tồn quỹ cho kế toán trƣởng và giám

đốc.

− Kế toán tiền lƣơng:

+ Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ số lƣợng và chất

lƣợng lao động, sử dụng lao động, kết quả lao động

+ Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền

lƣơng, tiền thƣởng, các khoản trợ cấp phải trả cho ngƣời lao động.

+ Thực hiện việc kiểm tra tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về lao

động tiền lƣơng, BHXH, BHYT, KPCĐ, tình hình sử dụng quỹ tiền luơng,

quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.

+ Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tƣợng các khoản trích theo lƣơng

vào chi phí sản xuất kinh doanh.

+ Có trách nhiệm lập báo cáo về lao động, bảng phân bổ và thanh toán tiền

lƣơng.

+ Phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ lao động, quỹ BHYT, BHXH,

KPCĐ.



2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Thƣơng mại Dịch

vụ Trần Hùng

− Chính sách kế toán

+ Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm

+ Kỳ kế toán: theo năm

+ Đơn vị tiền tệ: Việt Nam Đồng (VNĐ)

+ Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ đƣợc ban

hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ tài

chính

− Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên

− Phƣơng pháp tính trị giá hàng xuất kho: phƣơng pháp bình quân sau mỗi lần

nhập

− Phƣơng pháp tính thuế GTGT: theo phƣơng pháp khấu trừ

35



Thang Long University Library



− Hình thức tổ chức sổ kế toán: Hiện nay công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ

Trần Hùng đang áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung kết hợp phần mềm kế

toán Bravo 6.0

Do công ty sử dụng phần mềm kế toán nên có thể hạch toán kế toán theo hình

thức tổ chức sổ kế toán chứng từ ghi sổ hay nhật ký chung đều đƣợc. Tuy nhiên hình

thức tổ chức sổ kế toán Nhật ký chung có ƣu điểm là đơn giản, thích hợp với mọi đơn

vị kế toán, thuận lợi cho việc sử dụng kế toán máy và đối chiếu, kiểm tra chi tiết theo

từng chứng từ gốc và phù hợp với mô hình kinh doanh của công ty nên công ty đã đã

lựa chọn hình thức này để hạch toán kế toán. Dƣới đây là sơ đồ hạch toán kế toán theo

hình thức Nhật ký chung.

Sơ đồ 2.3: Hình thức tổ chức sổ kế toán Nhật ký chung tại công ty

Chứng từ gốc



SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ cái



Bảng tổng hợp chi tiết



Bảng cân đối số phát sinh



Báo cáo tài chính

Ghi chú



Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu kiểm

tra



36



− Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính tại công ty nhƣ

sau:

Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính



PHẦN MỀM KẾ TOÁN BRAVO

Chứng từ gốc



Báo cáo tài chính

Báo cáo kế toán quản



MÁY VI TÍNH

Ghi chú



SỔ KẾ TOÁN

Sổ kế toán tổng hợp

Sổ kế toán chi tiết



Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Đối chiếu kiểm tra



Trình tự cập nhật trên phần mềm Bravo

Hàng ngày, kế toán phần hành căn cứ vào chứng từ gốc cập nhật số liệu vào phần

mềm kế toán Bravo. Các thông tin sẽ đƣợc tự động cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp

là sổ nhật ký chung và sổ cái. Từ sổ nhật ký chung, kế toán có thể kết xuất ra sổ, thẻ kế

toán chi tiết có liên quan.

Cuối năm hoặc bất kỳ thời điểm nào cần thiết, kế toán thực hiện các thao tác

khóa sổ và lập Báo cáo tài chính. Báo cáo quản trị…

Giới thiệu về phần mềm BRAVO:

Sản phẩm BRAVO đƣợc nghiên cứu, cải tiến và hoàn thiện theo tiêu chuẩn “ISO

9001:2000” đồng thời đáp ứng các yêu cầu của khách hàng theo các tiêu thức nhƣ:

Công nghệ tiên tiến cho phép làm việc tốt với khối lƣợng dữ liệu lớn; Phần mềm quản

trị giúp nhà quản lý trong việc phân tích, thiết lập và theo dõi các công việc hiện tại và

đƣa ra các quyết định kinh doanh trong tƣơng lai; Tính toàn diện: kết nối, cập nhật dữ

liệu từ xa, chạy mạng đa ngƣời dùng, bảo mật và phân quyền chi tiết đến từng thao

tác, chức năng; Hệ thống mở: Tính linh hoạt có thể điều chỉnh phù hợp với nhu cầu

hiện tại của doanh nghiệp và sẵn sàng cho sự phát triển trong tƣơng lai

Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm Bravo phiên bản 6.0 dành cho doanh

nghiệp.

37



Thang Long University Library



2.2. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty

TNHH Thƣơng mại và Dịch vụ Trần Hùng



2.2.1 . Đặc điểm hàng hóa, phƣơng thức bán hàng và phƣơng thức thanh toán tại

công ty

2.2.1.1. Đặc điểm hàng hóa và phương thức bán hàng

Hàng hóa của công ty là những sản phẩm nhƣ linh kiện máy tính (vỏ máy tính,

bàn phím, chuột, loa, bộ định tuyến không dây…), máy văn phòng (máy photocopy,

máy in…) và sản phẩm công nghệ (laptop, máy tính bảng…). Mỗi sản phẩm có giá trị

lớn nhỏ khác nhau. Những sản phẩm nhƣ máy văn phòng, sản phẩm công nghệ có giá

trị lớn hầu nhƣ chỉ đƣợc công ty nhập khi có đơn đặt hàng từ trƣớc hoặc dự trữ với số

lƣợng nhỏ trong kho nhằm phục vụ bán lẻ.

Ngoài ra, đặc thù hàng hóa của công ty lại là những sản phẩm dễ bị ẩm và nhanh

lỗi mốt. Đối với đặc tính dễ ẩm nếu không đƣợc bảo quản cẩn thận rất dễ bị hỏng hóc,

gây thiệt hại cho công ty. Còn đối với đặc tính nhanh lỗi mốt, những sản phẩm công

nghệ (laptop, ipad) nếu không đƣợc tiêu thụ kịp thời sẽ gây tốn diện tích, chi phí bảo

quản và khi bán sẽ bị mất giá cũng gây thiệt hại đáng kể.

Xuất phát từ những đặc điểm trên, công ty chỉ tổ chức một kho hàng hóa vừa để

xuất bán buôn, vừa để xuất bán lẻ để thuận tiện hơn cho việc thƣờng xuyên kiểm tra

và bảo quản cũng nhƣ đỡ tốn chi phí quản lý và bảo quản kho hàng.

Hiện tại công ty đang áp dụng 2 phƣơng thức bán hàng chủ yếu là phƣơng thức

bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp và phƣơng thức bán lẻ thu tiền

tập trung. Trƣớc khi sản phẩm đến đƣợc tay ngƣời tiêu dùng, công ty muốn kiểm tra

kỹ lƣỡng chất lƣợng của từng sản phẩm để tránh trƣờng hợp hàng đến tay ngƣời tiêu

dùng xong bị gửi trả lại do kém chất lƣợng gây mất thời gian sửa chữa, bảo hành cũng

nhƣ giảm uy tín của công ty. Mặt khác công ty cũng có thể mở rộng phƣơng thức bán

hàng của mình nhƣ phƣơng thức bán buôn vận chuyển thẳng nhƣng do khách hàng

chủ yếu là các công ty xây dựng mua sản phẩm để sử dụng cho nhà ở và các trƣờng

học nên họ cũng không có nhu cầu mua hàng theo phƣơng thức này mà sẽ đến trực

tiếp công ty để tiện cho việc thử sản phẩm. Chính vì vậy nên công ty chỉ áp dụng 2

phƣơng thức bán hàng trên chứ không áp dụng những phƣơng thức bán hàng không

qua kho.

a) Phƣơng thức bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp

Đối tƣợng khách hàng của hình thức mua hàng này thƣờng là các công ty kinh

doanh trong lĩnh vực thƣơng mại, công nghệ hoặc điện tử.

Nhân viên bán hàng của bộ phận kinh doanh bán buôn sẽ sẽ phụ trách việc mời

chào, tìm kiếm những đối tác mua buôn, giới thiệu sản phẩm và lập hợp đồng với bên

38