1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VISCOM

18



2.1.2 Mô hình tổ chức

BGĐ



NHÂN SỰ



TCKT



SẢN PHẨM



PM



MARKETING



CHI NHÁNH

SG/HN/ĐN/CT



KỸ THUẬT



XNK



KỸ THUẠT



KINH

DOANH



BẢO HÀNH



DVKH



HÀNH

CHÍNH



Nguồn: phòng kế toán-tài chính của Viscom

2.1.3 Vai trò của tín dụng thương mại trong hoạt động kinhdoanhcủaViscom

2.1.3.1



Phát triển hệ thống khách hàng



Với chính sách tín dụng thương mại linh hoạt, Viscom đã thu hút được một

lượng lớn đại lý đặt quan hệ cộng tác lâu dài và hàng năm số lượng này càng tăng

mạnh góp phần duy trì sự phát triển của Viscom.

Bảng 2.1: Số lượng đại lý phân phối trên toàn quốc có quan hệ cộng tác với

Viscom

Đơn vị tính: Số Đại Lý

Năm



Tổng đại lý có công nợ



Tổng đại lý thanh toán ngay



Tổng số đại lý



2009



477



685



1162



2010



407



783



1190



2011



678



653



1224



2012



805



745



1371



2013



934



813



1581



Nguồn: Phòng Kế Toán-Tài Chính Công Ty Cổ Phần Viscom



19



Biểu đồ 2.1: Số lượng đại lý có công nợ và tổng số đại lý của Viscom trên

toàn quốc

Đơn vị tính: Số Đại Lý



Biểu đồ số lượng đại lý có công nợ và tổng

số đại lý của Viscom trên toàn quốc

1581

1371

1224

1162



1190



678

477



407



2009



2010



2011



số đại lý có công nợ



805



2012



934



2013



tổng số đại lý



Nguồn: Phòng Kế Toán-Tài Chính Công Ty Cổ Phần Viscom

Nhìn lại sự phát triển khách hàng của Viscom chúng ta thấy ở năm 2009

Viscom có 477 đại lý đủ điều kiện mua bán nợ và 685 đại lý không đủ điều kiện

mua bán nợ phải thanh toán ngay. Đến năm 2013 số đại lý mua bán công nợ đã tăng

lên 61%, tổng đại lý thanh toán ngay 18% và tổng đại lý tăng 36% so với năm 2009.

Tổng đại lý thanh toán ngay tăng rất ít do nhu cầu vốn của ngành cao vì vậy các

công ty thường chiếm dụng vốn của các nhà phân phối nên việc mua bán thanh toán

ngay rất khó.

Cùng với việc xây dựng hệ thống đại lý, Viscom đã thực hiện chính sách phân

loại đại lý để có sự hỗ trợ tốt hơn đối với những đối tác có đóng góp đặc biệt cho sự

tăngtrưởngcủaViscom, đó chính là nhóm đại lý thân thiết. Điều kiện để một đại lý

bình thường trở thành đại lý thân thiết phải hội đủ:

 Có giao dịch mua hàng thường xuyên ít nhất 3 tháng.

 Đại lý đã được cấp tín dụng thương mại

 Có mức doanh số / tháng tối thiểu:



20



Năm



Tiêu chí doanh số



2009



Doanh số trung bình tháng >= 50 triệu



2010



Doanh số trung bình tháng >= 150 triệu



2011



Doanh số trung bình tháng >= 100 triệu



2012



Doanh số trung bình tháng >= 100 triệu



2013



Doanh số trung bình tháng >= 80 triệu

Chúng ta có thể thấy rằng các tiêu chí ràng buộc về mặt doanh thu có ảnh



hưởng tới số lượng đại lý được cấp tín dụng thương mại nói chung và đại lý thân

thiết nói riêng. Năm 2010 là năm Viscom gặp nhiều khó khăn trong vấn đề nguồn

vốn cũng như sự sụp đổ của một số công ty lớn trong ngành kéo theo những món nợ

khó đòi, vì vậy công ty đã thắt chặt tiêu chí cấp tín dụng thương mại, làm giảm số

đại lý được cấp hạn mức tín dụng cũng như đại lý thân thiết.

Bảng 2.2: Số Đại Lý thân thiết của Viscom trên toàn quốc

Đơn vị tính: Số Đại Lý

Năm



Tổng đại lý được cấp tín dụng

thương mại



Số đại lý thân thiết



2009



477



82



2010



407



67



2011



678



103



2012



805



137



2013



934



195



Nguồn: Phòng Kế Toán-Tài Chính Công Ty Cổ Phần Viscom

Khách hàng được xét “đại lý thân thiết” có những quyền lợi sau:

 Được cấp hạn mức tín dụng thương mại cao hơn những đại lý công nợ

khác

 Được ưu tiên trong các chính sách phân chia hàng hóa



21



 Được hỗ trợ và tư vấn các kỹ năng bán hàng cũng như được cung cấp

những thông tin thị trường quan trọng nhằm giảm thiệt hại cho đại lý

khi thị trường có biến động giá cả.

Từ sự phát triển của mạng lưới phân phối trong thời gian qua, có thể nói công

cụ tín dụng thương mại đã góp phần hấp dẫn nhiều khách hàng đến với Viscom

hơn, từ đó gắn kết họ với Viscom lâu dài hơn qua những chính sách tín dụng linh

hoạt, góp phần ổn định thị phần của công ty.

2.1.3.2



Hoàn thành kế hoạch doanh thu



Cùng với việc xây dựng và phát triển hệ thống đại lý từ đó xây dựng được thị

trường tiêu thụ ổn định đã giúp Công ty Viscom thực hiện thành công các kế hoạch

doanh thu. Khi chính sách tín dụng thương mại được mở rộng, có nghĩa là khách

hàng được tài trợ nguồn vốn nhiều hơn nên chủ động nhập hàng từ đó thúc đẩy tình

hình thực hiện kế hoạch doanh thu chung của Viscom được hoàn thành.

Bảng 2.3: Tình hình doanh thu từ năm 2009 – 2013 của Viscom

Đơn vị tính: Tỷ Đồng

Năm



Kế hoạch



Thực hiện



% vượt doanh thu



2009



256



317



24%



2010



295



262



-11%



2011



339



401



18%



2012



375



381



2%



2013



429



413



-4%



Nguồn: Phòng Kế Toán-Tài Chính Công Ty Cổ Phần Viscom



22



Bảng 2.4: Doanh thu theo từng sản phẩm từ năm 2009 – 2013 của Viscom

Đơn vị tính: Tỷ Đồng

Tổng



Năm



DLink



BenQ



WD



A4tech HP



2009



83



32



179



23



317



2010



54



29



162



17



262



2011



65



27



289



20



401



2012



72



21



266



22



381



2013



96



48



168



27



57



Liteon APC



9



6



Ricoh



2



DS



413



Nguồn: Phòng Kế Toán-Tài Chính Công Ty Cổ Phần Viscom

Mối liên hệ giữa chính sách tín dụng và doanh thu kinh doanh có thể thấy rõ

qua các con số doanh thu của năm. Với năm 2009 sự thành công khi phối thiết bị

mạng DLink với các ưu điểm giá rẻ hơn các sản phẩm thương hiệu khác cùng loại

nhưng chất lượng tương đương, sản phẩm này đã tạo nên cơn sốt trong ngành thiết

bị mạng, cộng thêm chính sách tín dụng linh hoạt và mở rộng nên doanh thu thực tế

đã vượt doanh thu dự kiến.

Càng thấy rõ hơn sự phụ thuộc của doanh thu vào chính sách tín dụng thương

mại ở năm 2010, một năm với những quyết định sai lầm của ban giám đốc khi quyết

định đầu tư vào trụ sở mới nhưng lại gặp khó khăn trong vấn đề giấy tờ dẫn đến chi

tiêu rất nhiều nhưng không hoạt động được. Thêm vào đó sự sụp đổ của một số

công ty lớn trong ngành đã kéo theo những khoản nợ khó đòi. Lượng vốn lưu động

gặp khó khăn đã dẫn đến quyết định thắt chặt chính sách tín dụng thương mại, thời

hạn tín dụng giảm xuống, hạn mức tín dụng cũng giảm nhiều, các đại lý đang được

cấp hạn mức tín dụng có doanh số dưới 30 triệu phải được xem xét và ngừng cấp tín

dụng thương mại. Chính quyết định này đã làm doanh thu của năm 2010 tụt đáng kể

và đã làm mất thị phần sản phẩm thiết bị mạng DLink vào tay đối thủ cạnh tranh.

Riêng sản phẩm ổ cứng WD trước giờ có chính sách bán thanh toán ngay nên không

bị ảnh hưởng nhiều về doanh số.



23



Nhìn vào kết quả, 2011 ban giám đốc đã phân tích và khắc phục bằng cách nới

lỏng chính sách tín dụng thương mại: thời hạn tín dụng tăng lên, xét lại và cấp hạn

mức tín dụng thương mại cho các công ty nhỏ. Điều này cũng đã cải thiện đáng kể

tình hình doanh thu nhưng không thể lấy lại thị phần của sản phẩm DLink, sản

phẩm phân phối chủ đạo của Viscom. WD là thương hiệu nổi tiếng và có doanh số

cao nhất trong thị trường ổ cứng hiện nay, nhà máy sản xuất đặt tại Malaysia và

Thái Lan, năm 2011 đã xảy ra trận lụt lịch sử ở Thái Lan làm nguồn cung ổ cứng

WD giảm đi hơn một nửa, lúc này giá của ổ cứng WD tăng gấp đôi, Viscom là 1

trong 2 nhà phân phối WD tại Việt Nam vì thế đây là nguyên nhân doanh thu năm

2011 tăng đột biến, tuy nhiên sự ảnh hưởng của chính sách tín dụng thương mại

cũng góp phần không nhỏ trong việc tăng doanh thu của năm 2011.

Đầu năm 2013 Viscom phân phối thêm các dòng sản phẩm LCD của HP, ổ

quang Liteon, bộ lưu điện ACP. Vì các sản phẩm mới có giá trị cao ban giám đốc

quyết định tăng hạn mức tín dụng cho các đại lý thân thiết và nhận được cam kết

doanh số tăng từ các đại lý này.Việc ngưng phân phối sản phẩm WD vào giữa năm

2013, một sản phẩm có tỷ trọng doanh thu cao nhất sẽ gia tăng gánh nặng về nguồn

vốn cho. Hơn nữa, khi phát triển thêm sản phẩm mới, đồng nghĩa với sự gia tăng hệ

thống khách hàng mua bán nợ. Ban giám đốc phải tính toán cân nhắc hiệu quả của

chính sách tín dụng thương mại sao cho mang lại lợi ích tối ưu nhất.

Bảng 2.5: Đóng góp doanh thu theo phân chia đại lý của Viscom

Đơn vị tính: Tỷ Đồng

Năm



Đại lý thanh toán Đại lý công nợ



Đại lý công nợ Tổng



ngay



(không thân thiết)



thân thiết



thu



2009



77



54



186



317



2010



83



35



144



262



2011



127



70



204



401



2012



108



58



215



381



2013



114



65



234



413



Nguồn: Phòng Kế Toán-Tài Chính Công Ty Cổ Phần Viscom



doanh



24



Biểu Đồ 2.2: Tỷ trọng doanh thu theo phân loại đại lý

Đơn vị tính: Tỷ Đồng



BIỂU ĐỒ TỶ TRỌNG DOANH THU THEO

PHÂN LOẠI ĐẠI LÝ

đại lý thân thiết



24%



17%



59%



2009



đại lý không thân thiết



32%



32%



13%



17%



55%



51%



2010



2011



đại lý thanh toán ngay



28%



28%



15%



16%



56%



57%



2012



2013



Nguồn: Phòng Kế Toán-Tài Chính Công Ty Cổ Phần Viscom

Nhóm khách hàng đại lý thân thiết chiếm tỉ trọng doanh thu rất lớn trong tổng

doanh thu của công ty Viscom, vì vậy các chính sách tín dụng thương mại đối với

các khách hàng này cần được xem xét cẩn thận để doanh thu ở mức cao nhất với rủi

ro thấp nhất. Hơn nữa cần có chính sách hợp lý cho các đại lý đã được cấp tín dụng

thương mại nhưng chưa phải khách hàng thân thiết để tăng doanh số và trở thành

khách hàng thân thiết.

Để hiểu rõ hơn quy trình quản trị tín dụng thương mại của Viscom trong thời

gian qua đã làm được và chưa làm được những gì chúng ta sẽ nghiên cứu ở phần

tiếp theo.

2.1.4 Quy trình quản trị tín dụng thương mại tại công ty cổ phần Viscom

2.1.4.1



Điều kiện bán hàng



25



Các khách hàng là đại lý của Viscom nếu thời gian quan hệ mua bán dưới 3

tháng hoặc phát sinh giao dịch không thường xuyên sẽ thực hiện thanh toán ngay

trước khi giao hàng. Trường hợp đại lý được xét mua nợ trong một thời hạn nhất

định thì ngày thanh toán là ngày giao hàng và hóa đơn tài chính cộng với thời hạn

tín dụng được cấp và không có chính sách hỗ trợ nếu khách hàng thanh toán trước

thời hạn tín dụng được cấp.

Nhằm khuyến khích với khách hàng thanh toán ngay sẽ được chiết khấu 1%

trên giá trị đơn hàng và được giảm trực tiếp ngay trên hóa đơn.

2.1.4.2



Các công cụ tín dụng thương mại



Tình hình vận dụng các công cụ tín dụng thương mại như Lệnh phiếu, Hối

phiếu nhằm bảo vệ quyền lợi của người bán chưa được triển khai và áp dụng tại

Viscom. Khi Viscom muốn triển khai các công cụ tín dụng thương mại này vào

thực tế sẽ gặp nhiều khó khăn, đó có thể xem là nguyên nhân khách quan nhưng

một phần cũng đánh giá mức độ vận dụng các công cụ tín dụng thương mại nhằm

bảo vệ quyền lợi cho người bán chưa được Viscom quan tâm đúng mức. Các hồ sơ

chứng minh việc giao hàng và ràng buộc trách nhiệm trả nợ của khách hàng hiện

đang áp dụng tại Công ty Viscom thường bao gồm:





Hợp đồng nguyên tắc bán hàng hay hợp đồng đại lý: quy định các



điều khoản khung mang tính chất định hướng cho bên bán và bên mua cùng thực

hiện.





Hóa đơn bán hàng: hóa đơn tài chính khi giao cho khách hàng sẽ copy



một bản để bên mua ký nhận và được bên bán giữ, nhưng chữ ký là của bất kỳ nhân

viên nào nhận hàng của bên mua.





Biên bản bàn giao thiết bị: có chức năng bàn giao hàng hóa giữa



người bán và người mua, nhưng chỉ thực hiện khi nào khách hàng yêu cầu.

Các hồ sơ giao hàng này được lưu trữ thận trọng theo số thứ tự để phục phụ

cho công tác thu tiền sau này hoặc xa hơn nữa là làm bằng chứng khởi kiện người

mua nếu không thanh toán tiền mua hàng. Trên thực tế, các phiếu nhận hàng được

ký giữa người giao hàng của bên bán và người nhận hàng của bên mua. Vấn đề đặt



26



ra, khi có tranh chấp xảy ra, chữ ký của người nhận hàng bên người mua có đủ cơ

sở pháp lý ràng buộc trách nhiệm trả tiền hiệu quả và mạnh bằng các công cụ tín

dụng thương mại hay không?

2.1.4.3



Phân tích tín dụng



Quá trình phân tích tín dụng tại Viscom là việc thu thập và đánh giá uy tín

thanh toán, năng lực kinh doanh và tình hình tài chính của khách hàng trên cơ sở

lịch sử mua bán với Viscom ít nhất 3 tháng nhằm đưa ra những quyết định tín dụng

thương mại hợp lý và hiệu quả nhất. Phòng Tài chính kế toán thường sử dụng hai

kênh thông tin sau để phân tích tín dụng của khách hàng mới hoặc để cấp tín dụng

bổ sung cho khách hàng cũ:

 Kênh thông tin từ Phòng kinh doanh thu thập từ thị trường, thường phải phản

ánh các nội dung sau:

 Tình hình tài chính của khách hàng:

-



Nguồn vốn kinh doanh



-



Thu nhập trung bình trong một kỳ kinh doanh của đại lý



-



Giá trị tài sản thuộc sở hữu của đại lý



-



Tình hình thanh toán công nợ cho những nhà cung ứng khác mà đại lý

đang giao dịch



 Năng lực kinh doanh:

-



Doanh thu mua vào hàng tháng mà đại lý đã thực hiện với nhà cung

ứng khác



-



Doanh thu hàng tháng đại lý đang bán ra thị trường



-



Cam kết doanh thu hàng tháng với Viscom



-



Thị trường tiêu thụ của đại lý



-



Đại lý chuyên về bán buôn, bán lẻ hay cả hai



-



Các yếu tố khác: mặt bằng kinh doanh, số lượng nhân viên, quy trình

quản lý của đại lý…



Tất cả các báo cáo sẽ được điền đầy đủ vào biểu mẫu thông tin khách hàng.

 Kênh thông tin từ các số liệu lịch sử



27



 Năng lực tài chính của khách hàng thường phải thể hiện các thông tin:

-



Tính đúng hạn trong các món nợ đến hạn của khách hàng có thường



xuyên hay không?

-



Số tiền thanh toán trung bình một tuần hoặc tháng của khách hàng.



-



Nguồn vốn kinh doanh thể hiện trên Giấy đăng ký kinh doanh của đại



lý so với hạn mức tín dụng thương mại đại lý đề nghị xem xét.

-



Các món nợ với nhà cung ứng khác mà nhân viên kế toán công nợ thu



thập được.

 Năng lực kinh doanh, đó là đánh giá lại các cam kết doanh thu hàng

tháng của đại lý:

-



Tình hình thực hiện các cam kết doanh thu hàng tháng, mức độ hoàn



thành như thế nào

-



Đánh giá quy mô doanh thu của đại lý đang xem xét so với các đại lý



cũ cùng loại hình kinh doanh đã được cấp tín dụng thương mại. Các đại lý được so

sánh phải cùng địa bàn kinh doanh với đại lý đại lý đang xem xét. Ví dụ: khi so

sánh doanh thu của một đại lý đang hoạt động tại thị trường Thành phố Hồ Chí

Minh chúng ta không thể so sánh với một đại lý đang kinh doanh ở Khánh Hòa hay

Bình Dương mà phải tìm một đại lý tương đương đang kinh doanh tại TP Hồ Chí

Minh để đồng nhất tương đối điều kiện và môi trường kinh doanh giữa các đại lý

với nhau.

Trên cơ sở thông tin thu thập được của Phòng kinh doanh và Phòng tài chính

kế toán, kinh doanh sẽ đánh giá và đề xuất hạn mức tín dụng cho đại lý. Ban giám

đốc sẽ đưa ra quyết định cấp hay không cấp tín dụng thương mại cho đại lý.

2.1.4.4



Quyết định tín dụng



 Quyết định tín dụng bao gồm hạn mức tín dụng và thời hạn tín dụng:

- Hạn mức tín dụng: Là số dư nợ cao nhất mà công ty cho một đại lý

được phép nợ, nếu vượt quá hạn mức này đại lý phải thanh toán ngay.

- Thời hạn tín dụng: Là thời gian cho nợ đối với mỗi phiếu xuất hàng

 Quy định về Hạn mức tín dụng và thời hạn tín dụng:



28



 Hạn mức tín dụng:

- Cấp mới

Nhân viên kinh doanh tự đánh giá khả năng của khách hàng và đề xuất hạn

mức tín dụng.

Đề nghị của kinh doanh phải được sự đồng ý của bộ phận quản lý bán hàng

trước khi trình lên giám đốc chi nhánh

Giám đốc chi nhánh được duyệt hạn mức đến 200 triệu đồng cho mỗi khách

hàng mới. Từ 200 triệu trở lên sẽ do Tổng giám đốc duyệt.

Sau 3 tháng thì hạn mức tín dụng của khách hàng mới sẽ được áp dụng theo

cách tính của khách hàng hiện tại.

- Điều chỉnh hạn mức tín dụng cho những khách hàng hiện tại

Trong quá trình giao dịch với khách hàng, nếu xét thấy cần thay đổi hạn mức,

nhân viên kinh doanh hoặc giám đốc chi nhánh có thể đề xuất hạn mức cao hơn hạn

mức hiện tại của khách hàng:

Nhân viên kinh doanh được quyền thay đổi hạn mức tín dụng cho từng khách

hàng và được trưởng phòng dịch vụ khách hàng ký duyệt theo công thức sau:

Hạn mức mới = (Doanh số 3 tháng liền kề /3)*(20/30) * % tăng trưởng doanh

số

Giám đốc chi nhánh được duyệt tăng hạn mức 70 triệu hoặc 30% so với hạn

mức theo công thức trên.

Trưởng phòng dịch vụ khách hàng được duyệt tăng hạn mức 50 triệu hoặc

25% so với hạn mức theo công thức trên.

Hạn mức mới được thay đổi tối đa mỗi tháng 1 lần.

 Thời hạn tín dụng

Nhóm 1: là các khách hàng kinh doanh loại hình siêu thị bán lẻ, được hưởng

thời hạn tín dụng 30 ngày.

Nhóm 2: là các Đại lý được hưởng thời hạn tín dụng từ 14 - 21 ngày, những

đại lý này chuyên phân phối sỉ lại cho các đại lý nhỏ lẻ khác và doanh số cam kết

hơn 500 triệu/tháng.