Quản trị vốn tồn kho dự trữ

K h o a luận tốt nghiệp



cao hơn cho việc tồn trữ. Bởi vậy vấn đề quan trọng đặt ra trong quản lý vốn

tồn kho là kiểm soát đầu tư và tồn kho, nhằm đạt tới các mục tiêu chợ yếu

sau :

- Tổ chức khoa học, hợp lý việc dự trữ tồn kho đảm bảo cho quá trình kinh

doanh diễn ra liên tục, tránh mọi sự gián đoạn do việc dự trữ không hợp lý gây

ra.

- Giảm tới mức thấp nhất có thể được chi phí tồn kho.

Trong quản trị hàng vốn tồn kho dự trữ cần chú ý những nội dung sau :

2.1. Chi phí tồn kho



í Y. OịtỸC



Chi phí tồn trữ hàng hoa tồn kho gồm có các loại sau :



íũVỹ



* Chi phí tồn trữ : là những chi phí liên quan đến việc tồn trữ hàng tồn kho và

có thể được chia thành hai loại là chi phí hoạt động và chi phí tài chính

- Chi phí hoạt động bao gồm chi phí bốc xếp hàng hoa, chi phí bảo hiểm

hàng hoa tồn kho, chi phí hao hụt, mất mát, mất giá trị do bị hư hỏng và chi

phí bảo quản hàng hoa.

- Chi phí tài chính bao gồm chi phí sử dụng vốn, trả lãi vay cho nguồn kinh

phí vay mượn để mua hàng dự trữ, chi phí về thuế, khấu hao...

* Chi phí đặt hàng : bao gồm chi phí quản lý, giao dịch và vận chuyển hàng

hoa. Trong nhiều trường hợp chi phí dặt hàng thường tỷ lệ thuận với số lần đặt

hàng trong năm. Khi khối lượng hàng cợa mỗi lần đặt hằng nhỏ thì số lần đặt

hàng tăng và chi phí đặt hàng cao. Khi khối lượng mỗi lần đặt hàng lớn, số lần

đặt hàng giảm và chi phí đặt hàng cũng thấp hơn.

* Chi phí cơ hội: Nếu một doanh nghiệp không thực hiện được đơn đặt hàng

khi có nhu cầu thì sản xuất sẽ bị đình đốn và có thể không kịp giao hàng cho

khách hàng. Sự thiệt hại do để lỡ cơ hội này được gọi là chi phí cơ hội.

* Chi phí khác : dó là chi phí thành lập kho (chi phí lắp đặt thiết bị kho và các

chi phí hoạt động), chi phí trả lương làm thêm giờ, chi phí huấn luyện...

2.2. Mô hình sản lượng đặt hàng hiệu quả nhất (Economic ordering

quantìty - EOQ)



Sinh viên: Nguyễn H à L i n h



17



L ó p anh 4 - Q T K D - K44



Khoa luận tốt nghiệp



M ô hình E O Q



là m ô hình quản lý hàng t ồ n k h o mang tính định lượng,



được sử dụng để xác định mức t ồ n k h o t ố i ưu (còn g ọ i là mức đặt hàng k i n h

tế) cho doanh nghiệp. Dựa trên cơ sở xem xét m ố i quan hệ giữa c h i phí đặt

hàng v ớ i chi phí t ồ n trữ cho thầy k h i số lượng sản phẩm hàng hoa m ỗ i lần đặt

mua tăng lên, số lần đặt hàng trong kỳ g i ả m đi dẫn đến chi phí đặt hàng giảm,

trong k h i chi phí t ồ n trữ tăng lên. D o đó mục đích của quản lý v ố n về hàng t ồ n

kho là cân bằng hai loại chi phí để tổng c h i phí t ồ n kho là thầp nhầt. M ô hình

này giả định :

- N h u cầu t ồ n k h o phải biết trước và không đổi.

- Phải biết trước khoảng thời gian kể từ k h i đặt hàng cho t ớ i k h i nhận được

hàng và thời gian đó không đổi.

- Lượng hàng trong m ỗ i đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng

và được thực hiện một thời điểm đã định trước

ỏ

- Chỉ tính đến hai loại chi phí là chi phí lưu kho và c h i phí đặt hàng.

- Sự thiếu hụt d ự trữ hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn hàng được thực

hiện đúng.

Ạ



Mức tồn kho



Ngày

Ti



T



2



Hình 2.1 Mô hình tồn kho EOQ với mức tồn kho không có dự trữ an toàn

Số lượng t ồ n k h o Q là lượng hàng t ồ n kho ở thời điểm bắt đầu và được sử

dụng với tỷ lệ không đổi cho đến k h i không còn đơn vị nào trong kho. K h i hết

hàng doanh nghiệp l ạ i tiếp tục đặt mua Q đơn vị hàng mới, lượng hàng tồn



Sinh viên: Nguyễn Hà Linh



18



Lóp anh 4 - QTKD - K44



K h o a luận tốt nghiệp



kho tăng đột ngột từ 0 lẽn Q đơn vi và quá trình này sẽ được diễn ra liên tục.

....

Ổ +0 _ Ổ

Như vậy, sô lượng tồn kho bình quân trong kỳ là — - — = —

Nếu gọi F : là tổng chi phí tồn kho

F, : Chi phí lưu giữ tồn kho

F : Chi phí đặt hàng

2



C]: Chi phí lưu giữ một đơn vị hàng tồn kho

Q: Chi phí mỗi lần đặt hàng

Q : Sấ lượng vật tư hàng hoa cần cung ứng trong năm

n



Q* : Sấ lượng đặt hàng kinh tế

Ta có : F =



Fj



+ F = (Q/2

2



X



c,) + (QJQ



X



Cj)



Ta có lượng đặt hàng tấi ưu khi tổng chi phí là nhỏ nhất. Đ ể có F min thì F'=0

c,

Tìm đạo hàm của hàm sấ trên theo Q ta có: F' = 2

Vậy Q* =



Ịữ



Q„xC

Q2



2



=0



2C xQ

2



Trên cơ sở mức đặt hàng kinh tế người ta có thể xác định được sấ lần cung

Ọ,

ứng trong năm (Le) theo công thức: L = Q .

c



Sấ ngày cung cấp cách nhau giữa hai lần cung cấp là (N ):

c



360



360 x ổ *



Le



Ổ,



Trên thực tế do việc cung ứng có thể không đúng hẹn vì thế khi tính mức tồn

kho trung bình các doanh nghiệp thường thêm lượng dự trữ bảo hiểm Q



bh



Công thức như sau: Q = ~z~ + Qbh

Một nội dung quan trọng khác trong m ô hình EOQ là xác định thời điểm

đặt hàng. Sở dĩ như vậy là vì giữa thời điểm đặt hàng và thời điểm nhận được

hàng thường có một khoảng cách thời gian nhất định. Đ ấ i với nhà cung cấp



Sinh viên: Nguyễn H à L i n h



19



L ớ p anh 4 - Q T K D - K44



K h o a luận tốt nghiệp



đây là khoảng thòi gian để họ chuẩn bị hàng và giao hàng. Còn đối với doanh

nghiệp mua thì đây là khoảng thòi gian chờ hàng về song vẫn phải tiếp tục sản

xuất, do vậy cần phải đặt hàng sớm hơn. Gọi n là số ngày chờ đặt hàng, ta có

công thức tính điểm đát hàng: Qdh = T7Z

360

Như vậy điểm đặt hàng cho thấy doanh nghiệp cần phải đặt hàng ngay khi nào

n



trong kho chợ còn tồn lại số lượng hàng đủ cho sản xuất trong số ngày chờ đặt

hàng (n).

2.3. Kiểm soát hàng tồn kho

Trên thực tế các doanh nghiệp luôn phải thuồng xuyên, định kỳ theo dõi,

đánh giá tình hình tồn kho dự trữ. Các chợ tiêu dưới đây thường được dùng để

xem xét hiệu quả sử dụng, quản lý hàng tồn kho:

> Vòng quay hàng tồn kho: Chợ tiêu này được tính theo công thức

,„

, v í.

Giá vốn hàng bán

Vòng quay hàng tổn kho =

—

Hàng tồn kho

Số vòng quay hàng tồn kho tăng cho thấy doanh nghiệp duy trì khoản mục

hàng tồn kho hợp lý hơn, tiêu thụ hàng hoa nhanh hơn, đẩy nhanh được tốc độ

:



lưu chuyển vốn, giảm được chi phí lưu kho lưu bãi.

> Số ngày một vòng quay hàng tồn kho:

SỐ ngày một vòng quay HTK =

Số vòng quay HTK

Chợ tiêu này cho biết số ngày hàng hóa được lưu kho hay số ngày doanh

nghiệp cần để tiêu thụ hàng hoa.

2.4. Các biện pháp chủ yêu quản lý vốn dự trữ hàng tồn kho

Để quản lý tốt vốn dự trữ hàng tồn kho cần phối hợp nhiều biện pháp từ khâu

mua sắm, vận chuyển, dự trữ vật tư đến dự trữ thành phẩm, hàng hoa để bán,

đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận marketing - bán hàng, mua hàng,

sản xuất và tài chính, trong đó cần chú trọng các biện pháp sau:



Sinh viên: Nguyễn H à L i n h



20



L ớ p anh 4 - Q T K D - K44



K h o a luận tốt nghiệp



- Xác định đúng đắn lượng nguyên vật liệu, hàng hoa cần mua trong kỳ và

lượng tồn k h o d ự trữ hợp lý.

- Xác định và lựa chọn nguồn cung ứng, người cung ứng thích hợp đe đạt

các mục tiêu: giá cả mua vào thốp, các điều khoản thương lượng có l ợ i cho

doanh nghiệp và tốt cả gắn liền v ớ i chốt lượng hàng hoa phải đảm bảo.

- L ự a chọn các phương tiện vận chuyển phù họp để t ố i thiểu c h i phí vận

chuyển, xếp dỡ.

- Thường xuyên theo dõi sự biến động của thị trường vật tư, hàng hoa. D ự

đoán x u t h ế biến động trong kỳ tói để có quyết định điều chỉnh kịp thòi việc

mua sốm, d ự trữ vật tư, hàng hoa.

- T ổ chức tốt việc d ự trữ, bào quản vật tư, hàng hoa. Cần phải áp dụng

thưởng phạt tài chính để tránh tình trạng bị mốt mát, hao hụt quá mức vật tư

hàng hoa hoặc vật tư hàng hoa bị k é m phẩm chốt.

- Thường xuyên k i ể m tra, nắm vững tình hình d ự trữ, tránh tình trạng vật

tư, hàng hoa bị ứ đọng, không phù hợp với tình hình sản xuốt k i n h doanh.

- Thực hiện tốt việc mua bảo h i ể m đối với vật tư hàng hoa, lập d ự phòng

giảm giá hàng t ồ n kho. Biện pháp này giúp cho doanh nghiệp chủ động thực

hiện bảo toàn v ố n lưu động.



3. Quản trị các khoản phải thu

Quản trị khoản phải thu là m ộ t n ộ i dung quan trọng trong quản trị tài chính

của doanh nghiệp bởi khoản phải thu từ khách hàng thường c h i ế m tỷ trọng l ớ n

trong tồng v ố n lưu động của doanh nghiệp và việc quản lý khoản phải thu liên

quan chặt chẽ đến việc tiêu t h ụ sản phẩm.Thêm vào đó, quản trị khoản phải

thu liên quan đến đánh đổi giữa l ợ i nhuận và r ủ i ro. N ế u không bán chịu hàng

hoa, dịch vụ doanh nghiệp sẽ mốt đi cơ h ộ i bán hàng, do đó mốt đi cơ h ộ i t h u

lợi nhuận. Song nếu bán chịu hay bán chịu quá nhiều sẽ kéo theo c h i phí quản

trị khoản phải t h u tăng lên, làm tăng nguy cơ nợ phải t h u khó đòi và r ủ i ro

không t h u h ồ i được n ợ cũng tăng lên. Đ ể quản lý các khoản phải thu, doanh

nghiệp cần chú trọng thực hiện các biện pháp sau:



Sinh viên: Nguyễn H à L i n h



21



L ớ p anh 4 - Q T K D - K44



K h o a luận tốt nghiệp



3.1. Xác định chính sáchtíndụng hợp lý

N ộ i dung chính sách tín dụng trước hết là xác định đúng đắn các tiêu

chuẩn t ố i thiểu về mặt uy tín của khách hàng để doanh nghiệp có thể chấp

nhận bán chịu. Theo nguyên tắc này, những khách hàng nào có sức mạnh tài

chính hay vị t h ế tín dụng thấp hơn những tiêu chuẩn có thể chấp nhận đưầc thì

sẽ bị t ừ c h ố i cấp tín dụng theo thể thức tín dụng thương mại. T u y theo mức độ

đáp ứng tiêu chuẩn bán chịu (uy tín của khách hàng) để áp dụng chính sách

nới lỏng hay thắt chặt bán chịu phù hầp.

Ngoài tiêu chuẩn bán chịu cũng cần xác định đúng đắn các điều khoản bán

chịu hàng hoa, dịch vụ bao gồm:

- Thòi hạn bán chịu: là độ dài thời gian m à các khoản tín dụng đưầc phép

kéo dài, hay chính là khoảng thời gian từ ngày giao hàng đến ngày nhận đưầc

tiền bán hàng. Khoảng thời gian này dài hay ngắn t u y thuộc vào tính chất lâu

bền hay mau hỏng của sản phẩm, tài khoản của khách hàng, uy tín của khách

hàng đối v ớ i doanh nghiệp và đặc điểm k i n h doanh của doanh nghiệp.

- Chiết khấu thanh toán: Là sự khấu trừ làm giảm tổng giá trị mệnh giá của

hoa đơn bán hàng đưầc áp dụng đ ố i với khách hàng nhằm khuyến khích h ọ

thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn. K h i tỷ l ệ chiết khấu tăng nhiều y ế u

tố khác sẽ thay đ ổ i tương tự, ví dụ doanh t h u tăng và g i ả m c h i phí t h u h ồ i

nhưng sẽ làm giảm số tiền thực thu. Vì vậy cần cân nhắc k h i xác định tỷ l ệ

chiết khấu.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần xác định chính sách t h u tiền hầp lý,

tức là xác định các biện pháp áp dụng để h ồ i các khoản nầ mua hàng quá hạn.

Những biện pháp đó có thể là g ử i thư, g ọ i điện, cử người đến gặp trực tiếp,

tiến hành các t h ủ tục pháp lý...Khi doanh nghiệp c ố gắng đòi n ầ bằng những

biện pháp cứng rắn hơn thì k h ả năng thu h ồ i đưầc nầ cũng l ớ n hơn, t u y nhiên

chi phí thu tiền cũng cao hơn và m ộ t số khách hàng có thể khó chịu vì bị đòi

tiền gắt gao nên doanh số trong tương lai có thể giảm xuống.



3.2. Phân tích vị thê tín dụng của khách hàng



Sinh viên: Nguyễn H à L i n h



22



L ớ p anh 4 - Q T K D - K44