Quản trị các khoản phải thu

K h o a luận tốt nghiệp



3.1. Xác định chính sáchtíndụng hợp lý

N ộ i dung chính sách tín dụng trước hết là xác định đúng đắn các tiêu

chuẩn t ố i thiểu về mặt uy tín của khách hàng để doanh nghiệp có thể chấp

nhận bán chịu. Theo nguyên tắc này, những khách hàng nào có sức mạnh tài

chính hay vị t h ế tín dụng thấp hơn những tiêu chuẩn có thể chấp nhận đưầc thì

sẽ bị t ừ c h ố i cấp tín dụng theo thể thức tín dụng thương mại. T u y theo mức độ

đáp ứng tiêu chuẩn bán chịu (uy tín của khách hàng) để áp dụng chính sách

nới lỏng hay thắt chặt bán chịu phù hầp.

Ngoài tiêu chuẩn bán chịu cũng cần xác định đúng đắn các điều khoản bán

chịu hàng hoa, dịch vụ bao gồm:

- Thòi hạn bán chịu: là độ dài thời gian m à các khoản tín dụng đưầc phép

kéo dài, hay chính là khoảng thời gian từ ngày giao hàng đến ngày nhận đưầc

tiền bán hàng. Khoảng thời gian này dài hay ngắn t u y thuộc vào tính chất lâu

bền hay mau hỏng của sản phẩm, tài khoản của khách hàng, uy tín của khách

hàng đối v ớ i doanh nghiệp và đặc điểm k i n h doanh của doanh nghiệp.

- Chiết khấu thanh toán: Là sự khấu trừ làm giảm tổng giá trị mệnh giá của

hoa đơn bán hàng đưầc áp dụng đ ố i với khách hàng nhằm khuyến khích h ọ

thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn. K h i tỷ l ệ chiết khấu tăng nhiều y ế u

tố khác sẽ thay đ ổ i tương tự, ví dụ doanh t h u tăng và g i ả m c h i phí t h u h ồ i

nhưng sẽ làm giảm số tiền thực thu. Vì vậy cần cân nhắc k h i xác định tỷ l ệ

chiết khấu.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần xác định chính sách t h u tiền hầp lý,

tức là xác định các biện pháp áp dụng để h ồ i các khoản nầ mua hàng quá hạn.

Những biện pháp đó có thể là g ử i thư, g ọ i điện, cử người đến gặp trực tiếp,

tiến hành các t h ủ tục pháp lý...Khi doanh nghiệp c ố gắng đòi n ầ bằng những

biện pháp cứng rắn hơn thì k h ả năng thu h ồ i đưầc nầ cũng l ớ n hơn, t u y nhiên

chi phí thu tiền cũng cao hơn và m ộ t số khách hàng có thể khó chịu vì bị đòi

tiền gắt gao nên doanh số trong tương lai có thể giảm xuống.



3.2. Phân tích vị thê tín dụng của khách hàng



Sinh viên: Nguyễn H à L i n h



22



L ớ p anh 4 - Q T K D - K44



K h o a luận tốt nghiệp



Để tránh những tổn thất do các khoản nợ không có khả năng thu hồi cần

chú ý đến việc phân tích uy tín t i chính của khách hàng mua chịu. Nội dung

à

chủ yếu là đánh giá khả năng tài chính và mức độ đáp ứng các yêu cầu thanh

toán của khách hàng khi các khoản nợ đến hạn. Một phương pháp thường

được sử dớng để đánh giá vị thế tín dớng của khách hàng là phương pháp

phán đoán, dựa trên " năm C về tín dớng " bao gồm:

s



- Tư cách tín dớng (Character): là thái độ tự nguyện đối với các nghĩa vớ

trả nợ. Tất nhiên không thể đo lường một cách chính xác nhưng có thể đánh

giá dựa trên các dữ liệu về những lần mua chịu trước đổ, qua đó có thể thấy

khách hàng tiềm năng dã thanh toán các món nợ nhanh chóng đến mức nào.

- Năng lực trả nợ (Capacity): đề cập đến khả năng thanh toán nhanh các

món nợ. Có thể đánh giá dựa trên khả năng thanh khoản hiện tại và dòng lưu

kim dự kiến liên quan đến tổng sô nợ cũng như thời điểm phải trả chúng.

- Vốn (Capital): là sự đo lường về sức mạnh tài chính của khách hàng. Yếu

tố này được đánh giá bằng việc phân tích các báo cáo tài chính.

- Thế chấp (Collateral): là bất cứ loạt t i sản riêng nào m à khách hàng có

à

thể sử dớng để đảm bảo cho các khoản nợ.

- Điều kiện kinh tế (conditions): đề cập đến tiềm năng mở rộng của nền

kinh tế hay xu thế phát triển của ngành kinh doanh. Thực tế cho thấy khả năng

trả nợ của khách hàng giảm xuống khi các điều kiện kinh tế trong tình trạng

xấu. Có thể đánh giá khả năng thích ứng của khách hàng thông qua những

điều kiện kinh tế bất lợi, chỉ những khách hàng nào có t i chính tốt, có khả

à

năng thích nghi cao mới có thể vượt qua được giai đoạn suy thoái kinh tế.

3.3. Theo dõi khoản phải thu

Doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi các khoản phải thu để xác định

đúng thực trạng của chúng và đánh giá tính hữu hiệu của các chính sách thu

tiền của mình. Một số công cớ dùng để theo dõi khoản phải thu gồm:

> Kỳ thu tiền bình quân: là tổng giá trị các khoản phải thu tại một thời

điểm nào đó chia cho doanh số bán chịu bình quân mỗi ngày.



Sinh viên: Nguyễn H à L i n h



23



L ớ p anh 4 - Q T K D - K44



K h o a luận tốt nghiệp



Giá tri khoản phải t h u

K ỳ thu tiền bình quân =



:



Doanh thu bán chịu/365

Chỉ tiêu này cho biết số ngày cần có đế m ộ t đổng tiến bán hàng trước đó

m ớ i được thu hồi.

> H ệ số n ợ phải thu: Đ ể tránh tình trạng m ở rộng việc bán chịu quá mức

cần xác định giới hạn bán chịu qua hệ số n ợ phải thu. Công thức như sau:

N ơ phải thu tắ khách hàng

H ệ số n ợ phải thu = — •

Doanh số bán hàng ra



3.4. Áp dụng các biện pháp thích hợp thu hồi nợ và bảo toàn vốn

- Chuẩn bị sẵn sàng các chứng tắ cần thiết đối v ớ i các khoản n ợ sắp đến kỳ

hạn thanh toán, thực hiện kịp thời các thủ tục thanh toán và nhấc nhở, đôn đốc

khách hàng thanh toán các khoản n ợ đến hạn.

- Chủ động áp dụng các biện pháp tích cực và thích hợp thu h ồ i các khoản

n ợ quá hạn. Xác định rõ nguyên nhân dẫn đến n ợ quá hạn để có biện pháp t h u

hồi thích hợp.

- Trích lập d ự phòng n ợ phải thu khó đòi để chủ động bảo toàn v ố n lưu

động.



4. Quản trị khoản phải trả

Không chỉ quản trị không tốt các khoản phải thu m à ngay cả y ế u k é m trong

quản trị các khoản phải trả cũng có thể trở thành nguy cơ dẫn m ộ t công ty đến

chỗ phá sản. Gánh nặng n ợ nần do mua chịu quá nhiều và thời hạn thanh toán

sắp đến trong k h i không thể đẩy nhanh t h u tiền bán hàng và không có biện

pháp gia tăng dòng ngân lưu tắ hoạt động k i n h doanh sẽ đưa công t y đến c h ỗ

thiếu hụt nguồn tiền trả nợ, tạo ra áp lực tài chính. Trong quản trị khoản phải

trả m ộ t số n ộ i dung sau đây cần được chú ý:



4.1. Nguồn tài chính nội sinh

N g u ồ n tài chính n ộ i sinh là nguồn v ố n sinh ra m ộ t cách tự động trong quá

trình hoạt động k i n h doanh của công ty. C ó hai nguồn tài chính n ộ i sinh thông



Sinh viên: Nguyễn H à L i n h



24



L ớ p anh 4 - Q T K D - K44



K h o a luận tốt nghiệp



thường là khoản phải trả và c h i phí phải trả. K h i sử dụng các nguồn v ố n ngắn

hạn này, công t y thường không phải tốn các khoản chi phí tài chính.

* K h o ả n phải trả được coi là nguồn v ố n n ộ i sinh của công t y vì nó được tạo

ra từ hoạt động thường xuyên của công ty. K h i công t y đặt mua hàng và được

người bán chấp nhận cho trả chậm thì cũng có nghĩa là công t y đã sử dụng

được m ộ t nguồn tài chính.

* C h i phí phải trả: g ọ i đựy đủ là chi phí phát sinh phải trả.Thông thường có

hai dạng c h i phí phát sinh tạo ra nguồn v ố n ngắn hạn n ộ i sinh cho công t y là

chi phí tiền lương phải trả và tiền thuế thu nhập chưa nộp. C h i phí tiền lương

phải trả thể hiện công việc m à nhân viên đã làm nhưng chưa được thanh toán.

Tương tự, chính phủ cũng cung cấp nguồn v ố n ngắn hạn cho công t y bằng

việc thu thuế hàng quý hay hàng n ă m thay vì hàng tháng. Vì vậy, thực tế công

ty đã sử dụng số tiền phải nộp thuế như m ộ t nguồn vốn ngắn hạn của mình.

4.2. Xác định thời điểm thanh toán

Dễ dàng thấy được l ợ i ích của doanh nghiệp k h i mua chịu hàng hoa dịch

vụ t ừ người cung cấp là được sử dụng "nguồn l ự c " để tạo ra l ợ i nhuận m à

không phải trả tiền ngay. Khoảng thòi gian từ k h i nhận được hàng đến k h i trả

tiền g ọ i là thời gian thanh toán hoặc số ngày trả tiền. M ộ t câu h ỏ i đặt ra là các

giám đốc tài chính nên t ì hoãn thanh toán trong bao lâu? C ó 4 lựa chọn để

r

quyết định về ngày trả tiền: m ộ t là trả tiền vào ngày mua hàng, hai là trả tiền

trong thời hạn được hưởng chiết khấu, ba là trả tiền sau thời hạn được hưởng

chiết khấu nhưng phải trả trước thời hạn được chậm trả cho phép, và b ố n là trả

tiền sau thòi hạn thanh toán cho phép, tức là trễ hạn.

Thông thường để ra quyết định các giám đốc tài chính sẽ phải tuân thủ m ộ t

số nguyên tắc cơ bản:

- Không trả tiền k h i chưa đến cuối thời hạn. Ví dụ, m u ố n hưởng chiết khấu

nếu thanh toán trong vòng 10 ngày thì sẽ chỉ trả vào ngày t h ứ 10, hay nếu thời

hạn chậm trả cho phép là 30 ngày thì sẽ chỉ trả vào ngày t h ứ 30.



Sinh viên: Nguyễn H à L i n h



25



L ớ p anh 4 - Q T K D - K44