Phương pháp xác định chi phí theo hoạt động (ABC-Activity Based Costing)

bộ quản lý tại nơi diễn ra hoạt động. Cách tiếp cận này đã giúp ABC phân loại

chi phí gián tiếp tương ứng với các cấp bậc hoạt động. Theo Robin Cooper, có

bốn loại hoạt động tương ứng với bốn cấp bậc phát sinh chi phí đó là:

Hoạt động ở cấp độ đơn vị sản phẩm dịch vụ: Là những hoạt động được

thực hiện gắn với từng đơn vị sản phẩm dịch vụ. Số lượng các sản phẩm này

tỷ lệ thuận với số lượng sản phẩm dịch vụ tiêu thụ.

Hoạt động ở cấp độ hỗ trợ sản phẩm và khách hàng: Hoạt động ở cấp

độ hỗ trợ được thực hiện nhằm đảm bảo cho một loại sản phẩm hoặc dịch vụ

được sản xuất. Chi phí này thay đổi theo số lượng loại sản phẩm dịch vụ chứ

không thay đổi theo số lượng sản phẩm dịch vụ sản xuất, tiêu thụ.Vì vậy, hoạt

động này phụ thuộc vào số lượng khách hàng chứ không phụ thuộc vào số

lượng hay cơ cấu mặt hàng tiêu thụ.

Hoạt động ở cấp độ hỡ trợ, duy trì tổ chức: là những hoạt động được

thực hiện hỗ trợquản lý, phục vụ tại các dây truyền, đơn vị trực thuộc và tồn

doanh nghiệp. Những hoạt động này khơng thể xác định được đến từng loại

sản phẩm dịch vụ hay từng khách hàng. Chi phí của các hoạt động này có thể

tính trực tiếp cho các sản phẩm dịch vụ hay khách hàng tại các bộ phận này.

Với bốn cấp độ hoạt động, ABC cho phép phân loại chi phí thành 4 cấp

độ tương ứng với các cấp độ hoạt động để từ đó thiết lập được mỗi quan hệ

nhân quả giữa hoạt động và nguồn lực tiêu dung. Tiếp theo, mối quan hệ này

sẽ là cơ sở để xác định chi phí cho các hoạt động.

Tùy thuộc vào đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh mà mỗi

doanh nghiệp dịch vụ có số lượng các hoạt động khác nhau. Số lượng các

hoạt động nhiều hay ít sẽ quyết định mức độ phức tạp và tính khả thi khi thực

hiện ABC. Có hai tiêu chí để xác định một hoạt động đó là hoạt động phải

đóng vài trò quan trọng đối với quá trình kinh doanh và mức độ tiêu dung

CPSXC ước tính tương đối lớn. Số lượng các hoạt đông không phù hợp lớn sẽ

làm cho hệ thống ABC trở lên phức tạp và gây khó khăn trong việc triển khai

71



và duy trì hệ thống này. Nếu số lượng hoạt động lớn thì cần gộp các hoạt động

tương tự nhau thành các nhóm trên nguyên tắc chỉ những hoạt động có cùng

cấp độ với nhau. Nhóm các hoạt động nhằm giảm bớt khối lượng hạch toán

chi tiết cũng như việc xác định tiêu thức phâm bổ chi phí đến các hoạt động.

Tuy nhiên, việc nhóm gộp các hoạt động cần thực hiện trên cơ sở thỏa hiệp

giữa tính chính xác của thơng tin chi phí và tính kinh tế của khối lượng cơng

tác kế tốn.

Đối với các doanh nghiệp có quy mơ nhỏ, khi áp dụng ABC sẽ gặp rất

nhiều khó khăn về chi phí triển khai. Để thuận lơi cho việc thực hiện ABC,

những doanh nghiệp này nên bắt đầu với số lượng nhỏcác hoạt động và nều

cần tăng độ chính xác của thơng tin chi phí thì có thể cải tiến bằng cách bổ

xung các hoạt động hoặc chia nhỏ các hoạt động đã có thành các hoạt động bổ

trợ. Đồng quan điểm với Kim Lascola Needy và cộng sự (2003), cho rằng

hoạt động được xác đinh theo hai cấp độ vi mô và vĩ mô. Ở cấp độ vi mô,

hoạt động vi mô được xác định là một đơn vị công việc, hoạt đông vĩ mô là

một tập hợp các hoạt động vi mô. Vì thế, chi phí của hoạt động vĩ mơ được

tính trên cơ sở chi phí của hoạt động vi mơ cấu thành hoạt động vĩ mơ đó.

Hoạt động vi mơ sử dụng cho mục đích cải thiện quy trình trong khi hoạt

động vĩ mô được được sử dụng cho mục đích xác định chi phí. Với mơ hình

phân tích hoạt động theo hai hoạt động vi mô và vĩ mô, việc tính giá thành

vẫn đảm bảo độ chính xác nhưng không phức tạp và tốn kém do các hoạt

động vi mô được hội tụ về các hoạt động vĩ mô.

Giai đoạn 2: Xác định chi phí từ các hoạt động đến các sản phẩm

Để tính giá sản phẩm theo ABC, trước tiên phải xác đinh được danh

mục các hoạt động tạo ra sản phẩm đó. Trong q trình sản xuất kinh doanh,

một hoạt động có thể tham gia sản xuất nhiều loại sản phẩm dịch vụ vì thế cần

phải phân bổ chi phí của hoạt động đó cho các sản phẩm. Dựa trên mối quan

72



hệ nhân quả trong việc tiêu dung hoạt động của các loại sản phẩm, ABC phân

bổ chi phí từ các hoạt động vào giá thành sản phẩm theo mức độ tiêu dùng

hoạt động thường được đo lường bằng tần xuất phát sinh giao dịch và độ dai

thời gian thực hiện giao dịch. Dựa vào tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động,

ABC xác định mức phân bổ chi phí hoạt động đến các sản phẩm, dịch vụ.

Dựa vào mức tiêu dùng hoạt động thực tế sản xuất sản phẩm và mức

phân bổ chi phí của từng hoạt động để tìm ra chi phí của một hoạt động được

phân bổ vào giá thành. Về bản chất đây chính là q trình phân bổ CPSXC

đến các sản phẩm.

Giá thành sản phẩm được xác định bằng cách tổng hợp các chi phí của

tất cả các hoạt động phân bổ cho sản phẩm. Có bao nhiêu hoạt động sẽ có bấy

nhiêu tiêu thức phâm bổ. Sự đa dạng của các tiêu thức phân bổ đã làm cho

ABC chính xác hơn nhưng cũng tốn kém hơn so với các phương pháp truyền

thống vì phải đầu tư thời gian, thiết bị và nhân lực để đo lường các tác nhân

chi phí hoạt động. Một hoạt động có thể đo lường bằng nhiều thước đo khác

nhau. Việc lựa chọn thước đo hoạt động cần phải được cân bằng giữa tính

chính xác của thước đo và chi phí đo lường bằng thước đo đó. Có ba loại

thước đo hoạt động:

Thước đo trên cớ sở tần xuất phát sinh giao dịch: Dựa vào thước đo này

để đếm tần xuất xuất hiện một hoạt động hay số lần thực hiện hoạt động. Đo

lường bằng thước đo nay ít tốn kém, dễ thực hiện nhưng khi sử dụng làm cơ

sở phân bổ chi phí hoạt động đến sản phẩm, dịch vụ thì khơng được chính xác

bằng hai thước đo còn lại. Do chi phí của một lần thực thiện hoạt động có thể

là khác nhau đối với các sản phẩm khác nhau.

Đo lường trên cơ sở độ dài thời gian (Duration drivers): Thước đo này

dùng để đo lường thời gian cần để thực hiện một hoạt động. Đo lường bằng

thước đo này cho kết quả phân bổ chi phí hoạt động đến các sản phẩm dịch vụ

chính xác hơn là đo lường trên cơ sở phát sinh giao dịch nhưng tốn kém và

73



khó thực hiện hơn. Thậm chí, đối với một số hoạt động thước đo này cũng

khơng phù hợp vì khơng phải luc nào chi phí cũng tỷ lệ thuận với thời gian

thực hiện hoạt động.

Đo lường dựa trên cường độ hoạt động (Intensity drivers): Thước đo

này đo lường chi phí thược hiện hoạt động theo từng lần xảy ra. Đây là thước

đo chính xác nhất nhưng tốn kém nhất. Để đảm bảo tính hiệu quả, thước đo

này chỉ nên áp dụng khi chi phí thực hiện cao và rất biến động ở mỗi lần thực

hiện hoạt động.

Mỗi thước đo đều có ưu, nhược điểm, khó khăn và thuận lợi khi đo

lường. Vì vậy, để xác định được một thước đo phù hợp cần trực tiếp phỏng

vấn bộ phận sản xuất, trực tiếp quan sát các hoạt động để thấy được các hoạt

động tham gia vào quá trình sản xuất như thế nào và mối quan hệ nhân quả

với sản phẩm mà nó sản xuất ra.

Như vây, với quy trình tập hợp và phân bổ chi phí gián tiếp qua hai giai

đoạn đã tạo ra những lợi thế khi áp dụng ABC như: Chuyển CPSXC từ chi phí

gián tiếp thành chi phí trực tiếp theo từng hoạt động nhờ đó giá thành sản

phẩm chính xác, cung cấp thơng tin về chi phí về các hoạt động để đề xuất các

giải pháp cải tiến quy trình, cắt giảm chi phí thơng qua loại bỏ những hoạt

động khơng tạo ra giá trị gia tăng, tìm kiếm những hoạt động có chi phí thấp nhất,

cung cấp thơng tin chi phí để đo lường hiệu quả hoạt động một cách chính xác.

Mặc dù ABC có rất nhiều ưu điểm vượt trội so với các phương pháp

xác định chi phí truyền thống. Tuy nhiên các doanh nghiệp hiện nay, áp dụng

phương pháp ABC ở mức độchưa sâu, do quá trình áp dụng phương pháp nay

gặp nhiều khó khăn như: tốn kém và khó áp dụng trên phạp vi tồn doanh

nghiệp, mơ hình ABC khơng phù hợp vì q phức tạp, thiếu sự quan tâm của

nhà quản trị cấp cao về nguồn lực để thực hiện. thiếu nhân lực có kinh

nghiệm, cơng nghệ thơng tin phù hợp với khả năng tương thích với các

phương tiện hiện có để áp dụng ABC và hệ thống quản trị có hiệu quả, hệ

74



thống kế tốn hiện tại của doanh nghiệp đã đáp ứng tốt cho nhu cầu quản trị

và không cần thay đổi.

Trước khi quyết định triển khai phương pháp này doanh nghiệp cần

đảm bảo các điều kiện:Tỷ trọng chi phí chung và chi phí phục vụ lớn, sản

phẩm sản xuất số lượng lớn và đa dạng về chủng loại, hoạt động trong lĩnh

vực cạnh tranh ngày càng cao, nhà quản trị cho rằng cần phải thay đổi phương

pháp phân bổ CPSXC để có giá thành sản phẩm chính xác hơn.

Khi tồn tại những điều kiện cho thấy nên áp dụng ABC thì cần thực

hiện tốt 4 giai đoạn: (1) xác định mục tiêu mà ABC phải đáp ứng, (2) vẽ sơ đồ

tổ chức bộ phận thực hiện chức năng theo chiều ngang, (3) xác định những

khó khăn và thuận lợi khi thực hiện giai đoạn (1) và (2), (4) đo lường kết quả

ABC thông qua các chỉ tiêu chi phí tiết kiệm được hay khoản thu nhập được

tăng thêm.

 Phương pháp chi phí mục tiêu

Moden (1995):“Phương pháp chi phí mục tiêu được định nghĩa là hoạt

động quản trị lợi nhuận trên tồn cơng ty trong giai đoạn nghiên cứu và phát

triển sản phẩm mới bao gồm: (1) lập kế hoạch sản xuất sản phẩm có chất

lượng khiến khách hàng hài lòng, (2) xác định chi phí mục tiêu (bao gồm cả

chi phí mục tiêu của hoạt động đầu tư) cho sản phẩm mới để đạt kế hoạch lợi

nhuận trong trung và dài hạn của công ty với điều kiện thị trường hiện tại; và

(3) tìm các cách thức để thiết kế sản phẩm mới trong giới hạn chi phí mục

tiêu mà vẫn đáp ứng được yêu cầu của khách hàng về chất lượng sản phẩm”.

Mục tiêu của phương pháp

Mục tiêu cơ bản của phương pháp là rất rõ ràng, đó là tăng cường các

hoạt động quản trị để đạt được lợi nhuận trong điều kiện thị trườngcạnh tranh.

Phương pháp chi phí mục tiêu thực hiện việc lập kế hoạch, quản trị và cắt

giảm chi phí ngay từ giai đoạn đầu tiên trong chu kỳ sống sản phẩm.Giai đoạn



75



nghiên cứu thị trường, tạo ra sản phẩmđược coi là giai đoạn quan trọng nhất

của phương pháp quản trị chi phí mục tiêu.

Mặc dù ban đầu phương pháp chi phí mục tiêu nhấn mạnh vào việc lập

kế hoạch, quản trị và cắt giảm chi phí nhưng khi triển khai, nó mang lại nhiều

lợi ích hơn cho doanh nghiệp như:

Xuất phát từ sự am hiểu về thị trường, về nhu cầu người tiêu dùng, sản

phẩm mới phải được cụ thể hóa thơng qua các tính năng, chất lượng, giá cả.

Thiết kế và phát triển sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường diễn

ra đồng thời với việc sản xuất đã thúc đẩy quá trình tương tác giữa các bộ

phận chức năng trong cơng ty.

Chính nhờ sự am hiểu thị trường, tính tương tác tốt giữa các bộ phận

chức năng nên quá trình thiết kế, phát triển và sản xuất sản phẩm mới được

rút ngắn.

Phương pháp chi phí mục tiêu chủ yếu được sử dụng trong giai đoạn

nghiên cứu và phát triển. Căn cứ vào kết quả nghiên cứu thị trường (khách

hàng, đối thủ cạnh tranh), sẽ ước tính giá bán sản phẩm mà thị trường có thể

chấp nhận. Dựa vào giá bán có thể được chấp nhận, doanh nghiệp hoạch định

lợi nhuận mục tiêu của sản phẩm. Đồng thời, dựa vào giá bán dự kiến và lợi

nhuận mục tiêu, doanh nghiệp xác định chi phí mục tiêu tối đa của mỗi sản

phẩm. Nếu chi phí dự kiến để sản xuất sản phẩm cao hơn chi phí mục tiêu này

thì doanh nghiệp phải có các thay đổi về thiết kế sản phẩm, quá trình sản xuất

để giảm chi phí bằng với chi phí mục tiêu. Với các doanh nghiệp dịch vụ thì

việc vận dụng phương pháp chi phí mục tiêu ở khâu lập dự toán để đảm bảo

cho quá trình thực hiện hoạt động dịch vụ đạt được mức lợi nhuận mục tiêu là

hết sức cần thiết. Để vận dụng phương pháp này thì doanh nghiệp cần xác

định được chi phí mục tiêu phù hợp. Chi phí mục tiêu là hệ thống quản trị chi

phí, lợi nhuận giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu thông qua các kế hoạch,

quy trình sản xuất và cấu trúc chi phí sản phẩm.

76