QUẢN LÝ DỰ ÁN

5



ngày bắt đầu và kết thúc dự án và các mốc thời gian để theo dõi, đánh giá.

% hoàn thành

dự án

Chậm



100%



Nhanh



Chậm

Thời gian

Điểm bắt đầu



Khởi đầu



Triển khai



Kết thúc



Điểm kết thúc



Biểu đồ 1.1: Chu kỳ hoạt động của dự án

*Sự giới hạn: Dự án ln ln có sự giới hạn về nguồn lực, giới hạn về kinh

phí và giới hạn về thời gian.

*Phân loại dự án:

Phân loại theo tính chất: Dự án được chia làm 2 loại là Dự án đầu tư và Dự án

hỗ trợ kỹ thuật:

- Dự án đầu tư: là tập hợp những đề xuất về việc bỏ vốn để tạo mới, mở rộng

hoặc cải tạo những đối tượng nhất định nhằm đạt được sự tăng trưởng về số lượng,

cải tiến hoặc nâng cao chất lượng của sản phẩm hay dịch vụ nào đó trong một

khoảng thời gian xác định.

- Dự án hỗ trợ kỹ thuật: Dự án hỗ trợ kỹ thuật là dự án có mục tiêu hỗ trợ phát

triển năng lực và thể chế hoặc cung cấp các yếu tố đầu vào kỹ thuật để chuẩn bị,

thực hiện các chương trình, dự án thơng qua các hoạt động cung cấp chun gia,

đào tạo, hỗ trợ trang thiết bị, tư liệu, tham quan khảo sát, hội thảo.

Phân loại theo quy mơ: Dự án được chia thành ba nhóm A, B, C và dự án quan

trọng cấp quốc gia.

Phân loại theo nguồn vốn đầu tư: Dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước, Dự

án sử dụng vốn tín dụng do nhà nước bảo lãnh, Dự án sử dụng vốn đầu tư phát triển



6



của doanh nghiệp nhà nước, Dự án sử dụng vốn khác bao gồm cả vốn tư nhân hoặc

sử dụng hỗn hợp nhiều nguồn vốn.

1.1.2. Khái niệm quản lý dự án

Quản lý dự án có thể được định nghĩa như sau: Quản lý dự án là q trình lập

kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát q trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo

cho dự án hồn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm

bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra.

Ngồi ra còn có một số định nghĩa khác về quản lý dự án như:

- Quản lý dự án là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, cơng cụ và kỹ thuật

vào các hoạt động của dự án nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.

- Quản lý dự án là việc áp dụng các chức năng và hoạt động của quản lý vào

suốt vòng đời của dự án để dự án đạt được những mục tiêu đề ra.

Các giai đoạn của quản lý dự án bao gồm: hoạch định dự án, điều phối thực

hiện, kiểm sốt. Các giai đoạn này có mối quan hệ biện chứng với nhau.

- Hoạch định dự án: là q trình sắp xếp các cơng tác/cơng việc nhằm hồn

thành mục tiêu của dự án. Nghĩa là giải quyết các vấn đề lập thời gian biểu cho các

cơng tác và nguồn lực (con người, thiết bị, ngun vật liệu…) để thực hiện dự án.

Hơn nữa nó cũng là cơ sở để kiểm sốt và đánh giá q trình thực hiện dự án.

- Điều phối thực hiện dự án: là q trình phân chia nguồn lực bao gồm tiền

vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời

gian. Giai đoạn này cần lập nên một biểu đồ chi tiết về thời gian cho từng mốc cơng

việc và đi kèm với nó là nhân lực, thiết bị cần thiết cho việc triển khai cơng việc

(khi nào bắt đầu cơng việc, khi nào kết thúc cơng việc và để làm được điều đó thì nó

cần những nguồn lực gì).

- Kiểm sốt dự án là q trình gồm 3 bước:

Bước 1: Thu thập thơng tin (bao gồm các thơng tin về tiến độ, chi phí và các

thành quả đã đạt được về mặt kỹ thuật)



7



Bước 2: So sánh các thơng tin này với kế hoạch và các u cầu đã được đề ra

Bước 3: Thực hiện các biện pháp sửa đổi, hiệu chỉnh nhằm mục đích đạt

được u cầu đã đề ra (hay các thành quả mong muốn).



Thành quả

Yêu cầu về

thành quả

Mục tiêu



Chi phí

Ngân sách

Thời hạn



cho phép



quy đònh

Thời gian

Biểu đồ 1.2: Các tiêu chuẩn đánh giá việc quản lý dự án

Một dự án thành cơng có các đặc điểm sau:

- Hồn thành trong thời gian quy định

- Hồn thành trong chi phí cho phép

- Đạt được thành quả mong muốn

- Sử dụng nguồn lực được giao một cách hiệu quả và hữu hiệu

1.1.3. Các loại cấu trúc tổ chức dự án



Tổ chức là một nhóm người được sắp xếp theo một trật tự nhất định để có thể

cùng phối hợp hoạt động với nhau để đạt đến mục tiêu của tổ chức.

Cấu trúc tổ chức là một kiểu mẫu được đặt ra để phối hợp hoạt động giữa các

người trong tổ chức.

Khơng có tổ chức tốt hay xấu mà chỉ có tổ chức thích hợp hay khơng thích

hợp



8



Trong mỗi cấu trúc tổ chức, mỗi thành viên phải được xác định rõ ràng về

quyền hạn và bổn phận.

Các loại cấu trúc tổ chức

Có 3 loại :



+ Cấu trúc chức năng

+ Cấu trúc dự án

+ Cấu trúc ma trận



Sau đây tác giả sẽ trình bày sơ lược về ba dạng cấu trúc của tổ chức.

Cấu trúc chức năng

Dự án được chia ra làm nhiều phần và được phân cơng tới các bộ phận chức

năng hoặc các nhóm trong bộ phận chức năng thích hợp. Dự án sẽ được tổng hợp

bởi nhà quản lý chức năng cấp cao.

Ưu điểm:

 Sử dụng hiệu quả các kinh nghiệm và các phương tiện chung

 Cơ cấu tổ chức cho hoạch định và kiểm sốt

 Tất cả các hoạt động đều có lợi từ những cơng nghệ hiện đại nhất

 Tiên liệu trước những hoạt động trong tương lai để phân bổ nguồn lực

 Sử dụng hiệu quả các yếu tố sản xuất

 Ổn định và phát triển nghề nghiệp lâu dài cho nhân viên

 Phù hợp cho loại hình sản xuất đại trà

Nhược điểm:

 Khơng có quyền lực dự án tập trung dẫn tới khơng có ai có trách nhiệm

cho dự án tổng thể.

 Ít hoặc khơng có hoạch định và viết báo cáo dự án

 Ít quan tâm đến u cầu của khách hàng

 Việc thơng tin liên lạc giữa các chức năng gặp khó khăn

 Khó tổng hợp các nhiệm vụ đa chức năng

 Có khuynh hướng quyết định theo những nhóm chức năng có ưu thế nhất



9



Chủ tịch /Giám đốc



Phó GĐ

Tài chính



Phó GĐ

Marketing



Phó GĐ

Sản xuất



Phó GĐ

Kỹ thuật



Dự án 1



Dự án 1



Dự án n



Dự án n



Sơ đồ 1.3: Cấu trúc dự án theo chức năng

Cấu trúc dự án

Một nhà quản lý phải chịu trách nhiệm quản lý một nhóm / tổ gồm những

thành viên nòng cốt được chọn từ những bộ phận chức năng khác nhau trên cơ sở

làm việc tồn phần (full-time). Các nhà quản lý chức năng khơng có sự tham gia

chính thức.

Ưu điểm:

 Có sự kiểm sốt chặt chẽ do có quyền lực dự án

 Khuyến khích sự cân đối về thành quả, thời gian biểu và chi phí

 Tạo sự trung thành của các thành viên trong dự án

 Có mối quan hệ tốt với các đơn vị khác

 Quan tâm đến u cầu của khách hàng

Nhược điểm:

 Khơng chuẩn bị những cơng việc trong tương lai

 Ít có cơ hội trao đổi kỹ thuật giữa các dự án

 Ít ổn định nghề nghiệp cho những thành viên tham gia dự án



10



 Khó khăn trong việc cân đối cơng việc khi dự án ở giai đoạn bắt đầu và kết

thúc.

Chủ tịch /Giám đốc



Các phòng ban chức năng:



Phó GĐ Quản lý Dự án



Tài chính, Marketing, ...



GĐ



GĐ



Dự án 1



Dự án 2



Tài chính



Tài chính



Kỹ thuật



Kỹ thuật



Sơ đồ 1.4: Sơ đồ cấu trúc dự án theo loại cấu trúc dự án

Cấu trúc ma trận

Cấu trúc này là sự kết hợp của hai dạng cấu trúc chức năng và dự án.

Ưu điểm:

- Sử dụng hiệu quả nguồn lực

- Tổng hợp dự án tốt

- Luồng thơng tin được cải thiện

- Đáp ứng sự thích nghi nhanh chóng

- Duy trì kỷ luật làm việc tốt

- Động lực và cam kết được cải thiện

Nhược điểm:



11



- Sự tranh chấp về quyền lực

- Gia tăng các mâu thuẫn

- Thời gian phản ứng lại chậm chạp

- Khó khăn trong giám sát và kiểm sốt

- Quản lý phí tăng cao



Chủ tịch /Giám đốc



Phó GĐ

Tài chính



Phó GĐ

Marketing



Phó GĐ

Sản xuất



Phó GĐ

Kỹ thuật



Phó GĐ

QL dự án



Dự án 1



Dự án 2



Dự án 3



Sơ đồ 1.5: Sơ đồ cấu trúc dự án theo loại cấu trúc ma trận

1.2. Đặc điểm và mơ hình tổ chức quản lý dự án ngành Nhiệt điện

1.2.1. Đặc điểm các dự án ngành Nhiệt điện

Trong những năm qua, cùng với sự phát triển đi lên của đất nước, nhu cầu

điện đối với các ngành kinh tế quốc dân, nhu cầu điện phục vụ sinh hoạt và phát

triển kinh tế - xã hội khơng ngừng tăng cao (13 - 15%/năm, có năm 17 - 18%/năm).

Các cơng trình của hệ thống điện như nhà máy điện, trạm biến áp, đường dây tải

điện liên tục được xây dựng mới và đưa vào vận hành trong hệ thống điện. Trong



12



vòng 15 năm từ năm 1995 – 2010 sản lượng điện khơng ngừng tăng trưởng, từ 13,2

tỷ kWh lên 80,9 tỷ kWh (2010), cơng suất cũng tăng tương ứng từ 2.92 MW lên

13.42MW (nguồn EVN).

Nhằm định hướng cho q trình phát triển ngành điện Việt Nam, ngày 21

tháng 7 năm 2011, Thủ tướng Chính phủ đã ký quyết định 1208/QĐ - TTG phê

duyệt Chiến lược phát triển ngành Điện Việt Nam giai đoạn 2011 - 2020, định

hướng đến 2030 (Quy hoạch điện VII). Tập đồn Điện lực Việt Nam - EVN - đơn vị

sản xuất kinh doanh điện năng, cơ khí điện lực là ngành nghề chính, dựa trên những

mục tiêu phát triển đó đã đưa ra những chiến lược hoạt động để ngành cơng nghiệp

điện lực Việt Nam phát triển nhanh và bền vững, cạnh tranh và hội nhập kinh tế

quốc tế có hiệu quả.

Trong cơ cấu nguồn điện, nhiệt điện đóng vai trò hết sức quan trọng, để đảm

bảo cung cấp điện ổn định thì phải tăng tỷ lệ nhiệt điện trong tổng nguồn điện ngày

càng cao và giảm dần tỷ trọng của thủy điện vốn phụ thuộc nhiều vào điều kiện thời

tiết . Theo tổng sơ đồ quy hoạch điện VII của Chính phủ, các dự án xây dựng nhà

máy nhiệt điện sẽ góp phần khơng nhỏ trong việc cung cấp sản lượng điện năng cho

thị trường và tiến tới sẽ chiếm tỷ lệ chủ đạo trong cơ cấu nguồn điện quốc gia.

Nhằm đảm hồn thành cơng tác xây dựng nguồn điện theo như quy hoạch điện VII,

thì u cầu về quản lý dự án đối với những cơng trình xây dựng nhà máy điện đặc

biệt là cơng tác xây dựng các nhà máy Nhiệt điện cần phải được thực hiện nghiêm

túc, năng lực của các ban quản lý dự án Nhiệt điện phải khơng ngừng được nâng

cao để có thể hồn thành mục tiêu xây dựng nguồn điện trong thời gian tới. Các dự

án xây dựng nhà máy Nhiệt điện thường có những đặc điểm riêng như sau:

Thứ nhất, các dự án nhiệt điện là các dự án có giá trị lớn cho nên nó ln

đòi hỏi vốn đầu tư rất lớn. Trong q trình thực hiện thì nhu cầu về vốn là hết sức

cần thiết.

Thứ hai, cơng việc xây dựng nhà máy Nhiệt điện bao gồm nhiều hạng mục

cơng việc phức tạp, đòi hỏi kỹ thuật cao và sự hiểu biết tổng qt. Ngồi việc xây

dựng khu nhà máy chính thì việc tính tốn chuẩn xác về khía cạnh kỹ thuật của các



13



hệ thống cung cấp nhiên liệu (gồm băng chuyền, kho than, hệ thống cung cấp

dầu...); hệ thống cấp thải nước kỹ thuật và nước làm mát; hệ thống khử bụi, khử lưu

huỳnh, thải tro xỉ; hệ thống phòng chống cháy nổ, hệ thống điện tự dùng; hệ thống

đấu nối điện với lưới điện quốc gia... là u cầu hết sức quan trọng.

Thứ ba, việc xây dựng nhà máy nhiệt điện đòi hỏi diện tích sử dụng lớn cho

việc bố trí thiết bị, khu điều hành và các khu dự trữ ngun liệu. Điều này có ảnh

hưởng tới nhiều bên liên quan từ cấp tỉnh đến cấp xã do phải đền bù giải phóng mặt

bằng và những phương án tái định cư cho dân có đất đai nằm trong dự án.

Thứ tư, ngun vật liệu đầu vào của các nhà máy nhiệt điện là những ngun

nhiên liệu tự nhiên như: than, dầu, khí đốt... Chất thải của nhà máy thường là CO2,

oxit lưu huỳnh, chất thải nhiễm hóa chất, chất thải nhiễm dầu…Cho nên các dự án

nhiệt điện có khả năng tác động mạnh mẽ tới mơi trường. Vì vậy các dự án cần đầu

tư các hệ thống xử lý bụi, xử lý chất thải để đảm bảo phù hợp với tiêu chuẩn về mơi

trường của Việt Nam do đó tổng mức đầu tư cho dự án tăng cao.

Thứ năm, các dự án ngành nhiệt điện thường có độ phức tạp cao, do tính chất

phức tạp của các dự án ngành nhiệt điện nên đa số các hạng mục chúng ta đều phải

th tư vấn và nhà thầu nước ngồi. Điều này đòi hỏi cán bộ nhân viên trong Ban

quản lý dự án Nhiệt điện phải có trình độ cao về chun mơn, ngoại ngữ để có thể

đáp ứng được u cầu cơng việc.

Thứ sáu, thời gian của các dự án đầu tư nhiệt điện thường kéo dài, từ khâu

chuẩn bị đầu tư đến thực hiện và vận hành đầu tư. Thơng thường mỗi dự án nhiệt

điện thời gian xây dựng kéo dài khoảng 5 năm, chưa kể các thời gian từ khi khảo

sát, lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo khả thi… do đó cần phải có một

chính sách xun suốt trong q trình dự án để đảm bảo được u cầu về tiến độ

cũng như chất lượng của dự án.

Trên cơ sở những đặc điểm của dự án đầu tư ngành nhiệt điện, một số u cầu

về năng lực của các Ban dự án được đưa ra trong các phần sau.

1.2.2. Mơ hình tổ chức dự án ngành Nhiệt điện

Do có những đặc điểm trên nên trong ngành điện chủ yếu áp dụng hình thức



14



chủ đầu tư tự thành lập một ban quản lý dự án. Ban quản lý này sẽ th các chun

gia tư vấn để hỗ trợ ban quản lý về các vấn đề tổ chức, kỹ thuật. Ngồi ra còn có

một số loại hình khác như cơng ty cổ phần quản lý dự án.

1.3. Năng lực quản lý dự án của Ban quản lý dự án

Năng lực quản lý dự án là tổng hợp các nguồn lực cấu thành khả năng của

ban quản lý dự án từ cơ sở hạ tầng, tổ chức, nhân lực, thiết bị…

Năng lực quản lý dự án của ban quản lý dự án bao gồm:

1.3.1. Năng lực về tổ chức

Tổ chức là một nhóm người được sắp xếp theo một trật tự nhất định để có thể

cùng phối hợp hoạt động với nhau để đạt đến mục tiêu của tổ chức.

Cấu trúc tổ chức là một kiểu mẫu được đặt ra để phối hợp hoạt động giữa các

người trong tổ chức.

Khơng có tổ chức tốt hay xấu mà chỉ có tổ chức thích hợp hay khơng thích

hợp. Việc xây dựng, lựa chọn mơ hình tổ chức phù hợp có vai trò quan trọng trong

sự thành cơng hay thất bại của dự án.

Hiện tại tồn tại nhiều mơ hình tổ chức quản lý dự án, mỗi mơ hình lại phù hợp

với một loại hình dự án nhất định.

Cơ cấu tổ chức ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả làm việc, thái độ làm việc và

sự cố gắng trong cơng việc của mọi nhân viên. Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ tạo ra một

mơi trường làm việc năng động, nó khuyến khích các cá nhân nỗ lực hết mình trong

cơng việc.

Xây dựng cơ cấu tổ chức dự án là một cơng việc phức tạp, khó khăn, mang

tính trách nhiệm cao nhưng lại có nhiều yếu tố bất định. Song có thể đưa ra một số

ngun tắc cơ bản mà nếu tn thủ theo ta có thể xây dựng được một cơ cấu tổ chức

hiệu quả. Các ngun tắc đó là:

- Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức dự án với hệ thống các mối quan hệ của các

thành viên dự án.

- Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức với nội dung dự án.



15



- Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức với u cầu của mơi trường bên ngồi.

Năng lực tổ chức quản lý Ban QLDA liên quan đến các vấn đề hình thành cơ cấu

tổ chức hợp lý, đảm bảo cho Ban có nguồn nhân lực có trình độ chun mơn cao,

đạt được mối quan hệ tối ưu giữa kiểm tra từ bên ngồi và tính độc lập. Người lãnh

đạo Ban QLDA phải mềm dẻo, tự tin vào bản thân và các thành viên của ban. Sự

ảnh hưởng trong ban khơng dựa trên quyền lực hay vị trí được giao mà phải dựa

trên uy tín và trình độ chun mơn.

Xây dựng và quản lý làm việc theo nhóm (Team work)

Làm việc theo nhóm (Team work) là các cá nhân cùng làm việc với nhau để

hồn thành nhiệm vụ một cách tốt hơn là khi họ làm việc riêng lẻ.

 3 yếu tố để xây dựng nhóm:

- Chọn đúng việc phối hợp các người trong nhóm

- Tổ chức nhóm hồn thành nhiệm vụ

- Chọn đúng kiểu lãnh đạo

Các phẩm chất nghề nghiệp của một thành viên trong nhóm

- Quan tâm và chịu trách nhiệm của cơng việc

- Chịu sự kích thích của mơi trường làm việc

- Cầu tiến trong nghề nghiệp

- Lãnh đạo tổng quan

- Có đầy đủ những kỹ năng sau:

+ Kỹ năng kỹ thuật

+ Kỹ năng xử lý thơng tin

+ Kỹ năng giao tiếp hiệu quả

+ Kỹ năng ra quyết định

Các điều kiện để nhóm làm việc có hiệu quả

- Thời gian: mọi thành viên trong nhóm đều phải cam kết dành thời gian để

hồn thành nhiệm vụ (nếu mọi người đều có tư tưởng ln dành khó khăn về phía