Bảng mô tả công việc của nhân viên giáo vụ

Dự giờ các lớp: Dự giờ tất cả các lớp ch

nhiệm.



- Email lịch ngày 25 hàng tháng

Email sai ngày -1



• Sup A: đúng 30’ đầu hoặc sau

• Sup B: đúng 45’ đầu hoặc sau)



- Trước 1 ngày.



(Từ ngày 26 đến 9 hàng tháng)

4



- Giờ phân bổ vị trí trong ca.



- Báo Giáo viên.



- Sau dự giờ.



- Báo Manager

- Nói chuyện với giáo viên để chia sẻ về

lớp.



- Ngày 10 hoặc 11 hàng tháng.

Thời gian dự giờ không đủ -1



- Họp toàn ca về Báo cáo sau dự giờ +

Tính hình lớp Chủ nhiệm.

Quảng cáo dựa vào học sinh - Nhớ tên- Manager kiểm tra ngày 20 hàng

tất cả học sinh, phụ huynh, lớp chủ nhiệm tháng.

5



- Giúp học sinh biết tên cô giáo dạy, chủ Không nhớ 1 em HS + PH -0.5

nhiệm, tên Trung tâm & tên lớp.



- Kiểm tra ngày 15 - 20 hàng tháng 1

em không nhớ - 0,5.



- Tổ chức sinh nhật cho HS trước or đúng Không tổ chức -1

ngày.

6



- Sau tổ chức 1 ngày, Cc Manager.



- Email PH hình sinh nhật.



-Report sai ngày or ko report -0.5



- Report cho Manager (nếu PH ko có

email). Ghi lý do nếu không tổ chức.

II



ĐỐI VỚI PHỤ HUYNH

- Ra ngoài đón và nói chuyện với PH, - Theo lịch phân công vào giờ cao



1



các em trước và sau giờ học hằng ngày điểm (ghi chú ý kiến phụ huynh).

để trao đổi thông tin.



Nhắc nhở không đón 1 lần -1



- Gửi nội dung chương trình học và nội -



1 tuần trước ngày thi Mid-term



dung ôn tập qua 1 email cho Phụ huynh Gởi không đúng deadline hoặc thiếu

2*



của cả lớp hoặc qua giấy nếu Phụ huynh 1 PH -1

không có email.

- Chụp hình các hoạt động lớp học và gởi



cho tất cả Phụ huynh của lớp bằng Picasa

(Deadline ngày 18 hàng tháng)

Báo cáo tình hình học tập cho Phụ huynh

qua email hoặc qua giấy.

- Kết quả Mid-term

3*



-



Ngáy thứ 3 cho Manager, ngày

thứ 4 cho phụ huynh sau ngày

Mid-term.



- Kết quả kiểm tra cuối khóa (có tên Giáo

viên dạy, ngày giờ khai giảng khóa mới -



Ngày Rehearsal cho Manager,



sách học, học phí, phòng học, tên học sinh



ngày họp cho Phụ huynh.

Làm sai TTin và xót 1em -1



đúng chính tả)



Mỗi tháng có từ 4 feedback chất lượng trở Đủ 4 feedback chất lượng +1

4*



lên của PH khác nhau & Forward cho mọi

người.

Tình từ ngày 20 hàng tháng.



III



ĐỐI VỚI GIÁO VIÊN

- Gặp GV để nói chuyện về lớp và từng - Email + báo lịch gặp GV trước 2

em.



1*



ngày.



Lần 1: Buổi thứ 6 (Sup A), buổi 4 (Sup B) -Không gặp -1

Lần 2: Sau Mid-term 1 ngày.

Lần 3: Sau Test 1 ngày.

- Đánh



giá



giáo



viên



“Teacher Deadline 20 hàng tháng & email giáo



Evaluation” của lớp chủ nhiệm Sup B



2*

-



viên. Gửi sai thời hạn -1



Nội dung liên lạc với phụ huynh- Email ngày 20 hàng tháng cho cho

(trực tiếp, email, điện thoại) về sự giáo viên.



3*



khác biệt của các em từ khi học ở TT, Gửi sai thời hạn -1

về ý kiến, comments, suggestion bằng - In ra gởi cho GV

Tiếng Anh cho tất cả các lớp.



4



- Inform tất cả các ngày lễ, ngày nghỉ cho -Trước 1 tuần

giáo viên, inform thông tin trong thông



báo của HS

IV



ĐỐI VỚI SUPERVISOR

- Email bảng tự đánh giá hàng tháng



- Ngày 23 cuối tháng



- Email kế hoạch cả tháng



- Ngày 25 cuối tháng



- Email danh sách PH các lớp chủ nhiệm

1*



- Ngày 25 cuối tháng



kèm theo địa chỉ email.

- Email Danh sách sinh nhật của tháng



- Ngày 25 cuối tháng (nhận quà từ

Thu Trang)

Không email trừ 1 điểm

Gửi sai ngày trừ 0.5 điểm



2*



- Lên kế hoạch tuần



- Gửi cho vào thứ 7 hàng tuần.

Sai deadline -1



Cập nhật thông tin về lớp học ngay khi có Không cần email, nhưng nếu phát

3



sự thay đổi về số lượng.



hiện sai thông tin, chưa cập nhật thì -



Cập nhật Số lượng học sinh các lớp theo 1

lớp



V



CÁC CÔNG VIỆC GIÁO VỤ

-Trả lời điện thoại (vui vẻ, nhẹ nhàng,

chuyên nghiệp)



1



- Không để ĐT reo quá 3 lần.

Vi phạm trừ linh động -0,5 đến - 1



- Người chịu trách nhiệm:

• Ca 1: người quản lý VP

• Ca 2: người coi phòng Lab

-



Tư vấn khách hàng



- Tươi cười, tự tin, nhiệt tình,

chuyên nghiệp, mời khách lên tham

quan phòng học, tư và lưu đầy đủ



2



thông tin của khách hàng.

- Training: 1 tuần 1 lần



Nhắc nhở 1 lần -1



Học phí:

- Kiểm tra thống kê HS chưa nộp HP- Email báo T. Trang danh sách đúng

ngày 2 và 16 hàng tháng đúng hay sai (do sai email báo em nào học buổi thứ 12

T.Trang gởi).



sau khi kiểm tra thống kê.

- Email báo lý do sau 12 buổi vì sao



- Làm + email thông báo nhắc Phụ huynh



chưa nộp. Thu chậm Học phí 1 em -



nộp học phí khoá mới:



0.5



Lần 1: Buổi thứ 3



3*



Gởi không đúng thời hạn -1



Lần 2: Buổi thứ 10

Hoàn thành all HS : buổi thứ 12

In biên lai thu học phí.



- Không quá 1 phút



(Tính đúng số buổi, số khóa, ghi đúng - Cách tính chuyên nghiệp, không

ngày và đúng số tiền, ký & đóng dấu đúng

4



chỗ ghi đầy đủ họ tên).



lúng túng.

- Tính sai số tiền phải tự bù vào.



Nếu thu bị sai or đếm lộn tiền, bị PH phà Vi phạm 1 lần -1

nàn.



- Làm hồ sơ học sinh



- Không quá 5:00 pm hôm sau.

- Khi Supervisor kiểm tra đột xuất,

người nào thu học phí thì người đó



5



chịu trách nhiệm

Vi phạm 1 lần -1

Thiếu 1 bước -0.5

- Sổ Đầu Bài:

- Làm sổ đầu bài & phôtô tờ chấm giờ - Trước ngày khai giảng 1 ngày



6



lớp mới mình chủ nhiệm và ghi rõ ràng, Không có trước ngày khai giảng -0.5

đầu đủ thông tin.

- Phải hoàn thành sổ đầu bài đầy đủ 10

tuần học (Sup A), 12 tuần học (Sup B)



- Hoàn thành sau 3 buổi học

Chưa ghi rõ thông tin -0.5 cho



- Ghi ngày nghỉ và lý do nghỉ của GV

vào sổ đầu bài và bảng chấm giờ.



1 lớp

- Trước hoặc sau 1 buổi GV nghỉ



- Theo dõi sổ đầu bài và ĐT cho gia



Không ghi rõ thông tin -0.5



đình nếu có học sinh vắng mặt. Ghi lý do cho1 lớp

bằng tiếng Anh lên Sổ đầu bài.

- Chủ nhiệm báo giáo viên nếu có học

sinh mới



- Hoàn thành 2 buổi học so với

ngày HS nghỉ.

Không ghi lý do nghỉ -0.5

- Phải đảm bảo báo trước 1 ngày

Có giáo viên phàn nàn -2



Take care phòng:

- Kiểm tra phòng học: bút, khăn lau Nếu thiếu hoặc có sự cố xảy ra (mà

bảng, giấy VS, máy điều hoà, kéo, đồng không thông báo) -1

hồ, ghế .. trước giờ học

- Kiểm tra phòng, tắt điện, AC, tắt máy

vi tính, photo, máy in.

7



Sau giờ học mà không tắt đèn -0.5

Không tắt máy lạnh -1



- Kiểm tra phòng định kỳ, nếu thiếu gì - Ngày 15 & 30 hàng tháng,

thì báo cho Sa biết để Sa order.



Thiếu đồ dùng mà không bổ sung: -1



- Chuẩn bị tài liệu Tư vấn



- Theo lịch mở cửa phòng buổi sáng.



- Chấm giờ Giáo Viên.



- Không quá 3:30pm hôm sau.



Chấm sót lớp và bị khoanh tròn giờ chấm Không chấm giờ 1 lần -1

đó thì sẽ bị trừ điểm



Chấm sót bị 0.5



- Trực phòng Lab + Kết hợp gọi HS



- Đúng giờ và lịch phân công.



về.



Không nhắc nhở em chơi games - 1



(Không cho các em vào trang web không - Báo cho Uyên biết trước nếu

đúng quy đinh)

8



- Học phòng Lab ( theo lịch học phòng

Lab)



cancel.

- Đóng cửa P.Lab và cho lên lớp

trước 5 phút.

Để các em tự động chạy lên lớp trước



- Nhắc các em xếp ghế + bỏ tai nghe lên

máy trước khi lên lớp học.



-1



9

10

VI



- Tổng vệ sinh dọn dẹp Văn phòng



- Từ 2:00 – 2:30pm thứ 7, tuần đầu

tiên của tháng.



- Hoàn thành công việc được giao khác.



- Đúng hạn, chất luợng.

Không đúng hạn -1. Không làm -2



Yêu cầu khác:

Thực hiện đúng quy định về thời gian:



Nhắc nhở 1 lần -0.5



- Giờ đi làm, giờ về, giờ ăn, …

- 1 tháng xin phép đi trễ không quá 1 lần.

1



- Nghỉ ½ ngày thì trừ vào ngày nghỉ phép

hoặc trừ vào lương nếu hết ngày phép, trừ

trường hợp ốm đau, có đám cưới, có tang

người thân thì được làm bù.



2



Mang đồ đồng phục theo đúng quy định:



Nhắc nhở 1 lần -0.5



- Áo váy đồng phục, button, giày.

Không dùng thời gian làm làm việc cho Nhắc nhở 1 lần -0.5

bất kỳ công việc cá nhân nào:

- Gọi điện thoại, nhắn tin



3



- Chat, lướt web

- Nói chuyện riêng ngoài công việc

- Nghe nhạc: chỉ nghe nhạc không lời

trong giờ làm việc…

Tiết kiệm và sử dụng tối ưu các nguồn Nhắc nhở 1 lần -0.5

lực:



4



- Điện

- Máy điều hoà

- Quạt

- Giấy



- Điện thoại…



5



Giữ gìn vệ sinh văn phòng gọn gàng, sạch Nếu chai lọ, folder, giấy tờ làm xong

sẽ.



còn để trên bàn văn phòng, 1 lần -0.5



VII CÁC CÔNG VIỆC CÓ LIÊN QUAN TUỲ THEO THÁNG

- Thu thập chính xác ngày sinh HS, ĐT - Chậm nhất 2 tuần sau khi nhận lớp

1



bàn, cơ quan, di động, địa chỉ và email CN

của PH lớp CN.



2*



- Thiếu thông tin 1 em - 0.5



-



Gởi Syllabus cho Giáo viên



- Kết thúc khóa học cũ.



-



Gởi Syllabus cho Phụ huynh



- Buổi thứ 2 của khoá học.



-Email ngày kiểm tra mid-term cho Giáo

viên



- Trước 1 tuần (và nhắc miệng)

- Trước 2 tuần thi.



- Gởi bài thi nói và viết cuối khóa cho

giáo viên

3* -Báo miệng cho Giáo viên ngày thi để lên

Kế hoạch ôn bài.



- Trước ngày Test 2 tuần cho giáo



- Email lịch kiểm tra cuối khoá, họp PH, viên.

ngày khai giảng khoá mới, giáo trình học Email sai ngày - 1

của lớp chủ nhiệm.

- Tổng hợp “Course evaluation” sau khi - 3pm sau 1 ngày họp, email cho GV.

4*



họp phụ huynh cuối khoá.



Gửi sai giờ -0.5



- Vào sổ xếp lớp cho HS đký chính thức - Sau 2 tuần khai giảng( bổ sung

5



theo lớp (trên máy và in ra lưu lại trong

folder)

- Làm thư mời họp gởi cho PH



6



thêm HS mới - nếu có).

Thiếu 1 lớp -0.5

- Trước ngày thi đúng 1 tuần



(Đúng ngày, giờ họp, họ tên PH, HS, Sai sót thông tin -1

chính tả)



- Trước 1 ngày gửi PH.



- Đưa Manager ca mình kiểm tra

- Chuẩn bị phòng thi, in bài thi cho lớp.

7*



- Trước 1 ngày thi



- Cùng với Giáo viên chấm bài thi viết Email sai ngày - 0,5.Không email -1

và tính sao cho lớp mình chủ nhiệm và

lưu vào bảng báo cáo kết quả.

Các công việc chuẩn bị cho họp PH.

(Dựa vào Checklist Họp Phụ huynh)



- Hoàn thành trước giờ họp 1 giờ.

Nếu thiếu xót -0.5



8* Chụp hình tập thể ngày họp + Gởi hình

cho Phụ huynh, Cc Thu Trang để lưu

hình.

- Chuẩn bị outline cho cuộc họp



- Gặp Giáo viên trước để làm

outline cụ thể, chính xác.



9*



- Dẫn dắt cuộc họp PH



- Dịch chính xác, trôi trảy, to, rõ,

nhìn bao quát lớp, luôn tươi cười

với phụ huynh.

Trừ linh động từ 0.5 - 2



- Gọi Điện thoại cho PH không đi họp.

* Nếu đi họp đủ thì email đủ.



- Email sau 1 ngày họp.

Không email trừ 0.5 điểm



10 * Nếu thiếu thì email lý do người không

đi họp



- Sau 1 buổi Khai giảng lớp mới.



- Goi ĐT HS không đi học khóa mới.

11

*



- Lấy sách từ T.Trang để bán cho lớp CN - Trước ngày Khai giảng lớp mới 1

mới khai giảng học sách mới.



ngày.

PH mua sách mới mà không có -1



- Thống kê học sinh cũ lên lớp mới (nêu - Email sau 2 buổi Khai giảng lớp

12



lý do nghỉ) + Báo Số lượng HS nếu thay

đổi.



mới.

- Gửi sai thời hạn -1



Bảng 1:Tiến trình tuyển dụng nhân sự:

Xác

định

nhu

cầu



Tuyển

mộ

nhân

viên



Tuyển

chọn

nhân

viên



Bố trí

công

việc

cho

nhân

viên

mới



Đinh

hướng

và

theo

giỏi

nhân

viên



Đánh

giá

công

tác

tuyển

dụng



Bảng 2: Tiến trình tuyển chọn nhân viên:

Thu

nhận và

nghiên

cứu hồ

sơ



Trắc

nghiệm

tuyển

chọn



Phỏng

vấn

tuyển

chọn



Sưu tra

lý lịch



Ra

quyết

đinh

tuyển

chọn



Bảng 3: Bảng đánh giá tuyển dụng

Năng lực hoàn thành

công việc của ứng viên



Tốt

Không tốt



Quyết đinh tuyển chọn

Loại bỏ

Sai lầm (đánh giá quá

thấp)

Chính xác



Tuyển dụng

Chính xác

Sai lầm (đánh giá

quá cao)



Bảng 4: Cơ cấu tổ chức và quản lý

GIÁM ĐỐC



PHÓ GIÁM

ĐỐC CA 2 - 4 - 6



KẾ

TOÁN



GIÁO VIÊN

BẢN NGỮ



TRƯỞNG CA 2 4 -6



G



G



G



V



V



V



PHÓ GIÁM ĐỐC

CA 3 – 5 - 7



TRƯỞNG CA 3 5- 7



G

V



G

V



G

V



G

V



G

V



BẢO VỆ VÀ TẠP VỤ

Bảng 5:Tình hình nhân sự của công ty trong suốt quá trình hoạt

động:

Quản lý

Năm



Giám



Nhân viên



Phó giám Giáo



Giáo viên



Tạp vụ và



kế



đốc



đốc



vụ



Bản ngữ



bảo vệ



toán



1



1



3



3



1



1



1



1



1



5



6



1



1



2



1



1



9



9



2



2



3



1



2



12



10



4



2



4



1



2



15



14



4



2



Thành

lập