cơ sở lý luận chung về hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ trong các đơn vị

buôn là phơng thức bán hàng cho các đơn vị thơng mại, doanh nghiệp sản

xuất...để thực hiện bán ra, hoăc gia công, chế biến bán ra. Đặc điểm của hàng

hoá bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lu thông, cha đi vào lĩnh vực tiêu

dùng, do đó, giá trị và giá trị sử dụng hàng hoá cha đợc thực hiện. Còn bán lẻ

là phơng thức bán hàn trực tiếp cho ngời tiêu dùng hoặc các tổ chức đơn vị

kinh tế mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ.

Đặc điểm về tổ chức kinh doanh: Tổ chức kinh doanh thơng mại có thể

theo nhiều mô hình khác nhau nh tổ chức bán buôn, bán lẻ, công ty kinh

doanh tổng hợp công ty môi giới... Ngoài nhiệm vụ kinh doanh chủ yếu là

mua, bán hàng hoá thì các doanh nghiệp thơng mại còn thực hiện nhiệm vụ

sản xuất, gia công chế biến tạo thêm nguồn hàng và tiến hành các hoạt động

kinh doanh.

Đặc điểm về sự vận động hàng hoá: Sự vận động hàng hoá trong kinh

doanh thơng mại không giống nhau, tuỳ thuộc vào nguồn hàng và ngành hàng

khác nhau có sự vận động khác nhau. Do đó, chi phí thu mua và thời gian lu

chuyển hàng hoá cũng khác nhau giữa các loại hàng.

2. Khái niệm, yêu cầu quản lý hàng hoá và nhiệm vụ hạch toán lu

chuyển hàng hoá:

2.1. Khái niệm:

Lu chuyển hàng hoá là quá trình đa hàng hoá từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh

vực tiêu dùng thông qua các phơng thức mua bán.

Đối với doanh nghiệp kinh doanh thơng mại, hoạt động lu chuyển hàng

hoá là hoạt động chủ yếu của doanh nghiệp. Hoạt động này bao gồm hai quá

trình mua hàng và bán hàng không qua khâu sản xuất chế biến làm thay đổi

hình thái vật chất của hàng hoá. Tài sản trong kinh doanh thơng mại đợc vận

động theo công thức Tiền Hàng Tiền.

Quá trình mua hàng (T-H) là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ

hình thái vốn bằng tiền sang hình thái vốn bằng hàng hoá. Quá trình mua hàng

ở doanh nghiệp đợc coi là hoàn tất khi hàng hoá đã đợc kiểm nhận nhập kho



hoặc chuyển bán thẳng, doanh nghiệp đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận

thanh toán.

Quá trình bán hàng (H-T) là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn

bằng hàng hoá sang vốn bằng tiền tệ và hình thành kết quả sản xuất kinh

doanh. Quá trình bán hàng đợc hoàn tất khi hàng hoá đã giao cho ngời mua và

đã thu tiền hàng hoặc đợc chấp nhận thanh toán.

Ngoài nhiệm vụ kinh doanh chủ yếu là mua bán hàng hoá ra thì các doanh

nghiệp thơng mại có thể thực hiện nhiệm vụ sản xuất, gia công, chế biến kèm

theo để tạo ra các nguồn hàng và tiến hành các hoạt động kinh doanh dịch vụ

khác.

Đối với các doanh nghiệp thơng mại thì lu chuyển hàng hoá chiếm tỷ trọng

rất lớn trong hoạt động của doanh nghiệp. Công tác quản lý hàng hoá và công

tác kế toán lu chuyển hàng hoá có vai trò rất quan trọng trong hoạt động lu

chuyển hàng hoá và có ảnh hởng lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh

nghiệp.

2.2. Yêu cầu quản lý hàng hoá:

Quản lý hàng hoá đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh

thơng mại. Quản lý tốt hàng hoá thì có thể tránh rủi ro ảnh hởng đến việc tiêu

thụ hàng hoá cũng nh thu nhập của toàn doanh nghiệp. Để quản lý hàng hoá

tốt thì doanh nghiệp cần đảm bảo quản lý tốt về các mặt số lơng, chất lợng,

giá trị.

Quản lý về mặt số lợng: đó là việc phản ánh thờng xuyên tình hình nhập

xuất hàng hoá về mặt hiện vật để qua đó thấy đợc việc thực hiện kế hoạch mua

và tiêu thụ hàng hoá, qua đó cũng phát hiện ra những hàng hoá tồn đọng lâu

ngày tiêu thụ chậm hoặc không tiêu thụ đợc để có biện pháp giải quyết, tránh

tình trạng ứ đọng vốn.

Quản lý về mặt chất lợng: để có thể cạnh tranh đợc trên thị trờng hiện nay

thì hàng hoá lúc nào cũng đáp ứng đợc chất lợng thoã mãn nhu cầu của ngời

tiêu dùng. Đó là một yêu cầu rất cần thiết của hoạt động kinh doanh thơng



mại, do đó, khi mua hàng thì các doanh nghiệp phải lựa chọn nguồn hàng có

tiêu chuẩn cao và phải kiểm nghiệm chất lợng khi mua hàng về nhập kho.

Hàng hoá dự trữ trong kho luôn phải kiểm tra bảo quản tốt tránh tình trạng h

hỏng, giảm chất lợng làm mất uy tín của doanh nghiệp.

Quản lý về mặt giá trị: đơn vị luôn phải theo dõi giá trị hàng hoá trong kho,

và theo dõi tình hình biến động giá cả trên thị trờng để biết đợc hàng hoá có

giá trị tăng giảm nh thế nào để phản ánh đúng thực tế giá trị hàng hoá tồn kho.

2.3. Nhiệm vụ hạch toán lu chuyển hàng hoá:

Trong nền kinh tế thị trờng, các đơn vị kinh doanh có thể tồn tại và phát

triển đợc thì luôn phải bám sát tình hình thị trờng để tiến hành hoạt động kinh

doanh của mình có hiệu quả. Để cung cấp thông tin hữu hiệu cho nhà quản trị

ra quyết định thì công tác kế toán luôn phải đợc cập nhật nhanh chóng, chính

xác. Trong doanh nghiệp thơng mại thì công tác kế toán lu chuyển hàng hoá

đóng vai trò rất quan trọng ảnh hởng tới kết quả kinh doanh của công ty. Để

cung cấp cho các nhà quản trị một cách chính xác, kịp thời thì công tác kế

toán lu chuyển hàng hoá trong doanh nghiệp phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

Phản ánh kịp thời, chính xác tình hình nhập- xuất- tồn kho hàng hoá cả

về số lợng, giá cả, chất lợng, tình hình bảo quản hàng hoá dự trữ. Phản ánh

đầy đủ nghiệp vụ mua, bán hàng hoá.

Quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ hàng hoá, phát hiện xử

lý kịp thời những hàng hoá giảm chất lợng, giá cả và khó tiêu thụ.

Tổ chức tốt nghiệp vụ hạch toán chi tiết hàng hoá, luôn luôn kiểm tra

tình hình ghi chép ở các kho, quầy hàng. Thực hiện tốt chế độ kiểm tra, đối

chiếu sổ sách ghi chép và kết quả kiểm kê hàng hoá ở các kho và quầy hàng.

Lựa chọn phơng pháp tính giá vốn hàng hoá xuất bán cho phù hợp với

tình hình đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp mình để đảm boả đúng chỉ

tiêu lãi gộp hàng hoá.

Ghi nhận doanh thu bán hàng đầy đủ và kịp thời phản ánh kết quả mua

bán hàng hoá, tham gia kiểm kê đánh giá lại hàng hoá.



 Tính toán chính xác các chi phí liên quan đến quá trình mua bán hàng

hoá, các khoản giảm trừ doanh thu, các khoản thanh toán công nợ với nhà

cung cấp và với khách hàng.

Xác định kết quả tiêu thụ và lên báo cáo kết quả kinh doanh của doanh

nghiệp.

iI. Hạch toán nghiệp vụ lu chuyển hàng hoá:

1. Quá trình mua hàng:

1.1. Các phơng thức mua hàng, thanh toán và thủ tục chứng từ:

Doanh nghiệp thơng mại có thể mua hàng theo các phơng thức sau:

Mua hàng theo phơng thức trực tiếp: Theo phơng thức này, căn cứ vào

hợp đồng đã ký kết, doanh nghiệp cử nhân viên thu mua hàng hoá mang giấy

uỷ nhiệm nhận hàng đến đơn vị bán hàng để nhận hàng theo quy định của hợp

đồng mua bán hàng hoá, hoặc có thể doanh nghiệp mua trực tiếp tại các cơ sở

sản xuất kinh doanh, tại thị trờng. Sau khi hoàn thành thủ tục chứng từ giao

nhận hàng hoá, nhân viên thu mua sẽ vận chuyển hàng hoá bằng phơng tiện tự

có hoặc thuê ngoài, mọi chi phí vận chuyển thì do doanh nghiệp chịu.

Mua hàng theo phơng thức chuyển hàng: Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết

hoặc đơn đặt hàng, bên bán chuyển hàng tới cho bên mua theo địa điểm quy

định trớc và bên mua sẽ cử nhân viên thu mua đến nhận hàng. Trờng hợp này

thì chi phí vận chuyển hàng hoá có thể do bên bán hoặc bên mua chịu theo

thoả thuận của hai bên.

Chứng từ mua hàng hoá có thể kèm theo quá trình mua hàng đó là:

Hoá đơn giá trị gia tăng (bên bán lập)

Hoá đơn bán hàng (bên bán lập)

Bảng kê mua hàng hoá

Phiếu nhập kho

Biên bản kiểm nhận hàng hoá

Phiếu chi, giấy báo nợ, phiếu thanh toán tạm ứng



1.2. Phơng pháp tính giá hàng hoá nhập kho:

Theo quy định, đối với hàng hoá nhập mua trong hoạt động kinh doanh thơng mại đợc tính theo phơng pháp giá thực tế nhằm đảm bảo nguyên tắc giá

phí. Tính giá hàng mua là việc xác định giá ghi sổ của hàng hoá mua vào. Giá

thực tế của hàng hoá mua vào đợc xác định:

Giá thực tế

Giá mua

của hàng

= của hàng

hoá mua vào

hoá



Thuế nhập khẩu,

+ thuế TTĐB phải nộp (nếu có)



Giảm

Chi phí thu mua

giá hàng + phát sinh trong quá

mua

trình mua hàng



Giá mua hàng hoá là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho ngời bán theo



hoá đơn:

Đối với doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ

thì giá mua của hàng hoá là mua cha có thuế giá trị gia tăng đầu vào.

Đối với doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tang theo phơng pháp trực tiếp và

đối với những hàng hoá không thuộc đối tợng chịu thuế giá trị gia tăng thì giá

mua hàng hoá bao gồm cả thuế giá trị gia tăng đầu vào.

Ngoài ra, đối với trờng hợp hàng hoá mua vào trớc khi bán cần phải gia

công chế biến thì giá mua hàng hoá bao gồm toàn bộ cho phí phát sinh trong

quá trình đó.

Giảm giá hàng bán là số tiền mà ngời bán giảm cho ngời mua. Khoản này

sẽ ghi giảm giá mua hàng hoá. Giảm giá hàng mua bao gồm: giảm giá đặc

biệt, bớt giá và hồi khấu.

Chi phí thu mua hàng hoá là chi phí phát sinh liên quan đến việc thu mua

hàng hoá nh chi phí vận chuyển, bôc dỡ, hao hụt trong định mức...

1.3. Kế toán chi tiết hàng hoá:

Kế toán chi tiết hàng hoá đợc thực hiện chi tiết đối với các loại hàng hoá lu chuyển qua kho cả về chỉ tiêu giá trị lẫn hiện vật. Đây là công tác quản lý

hàng hoá cần có ở các doanh nghiệp. Hạch toán nhập- xuất- tồn hàng hoá phải

đợc phản ánh theo giá thực tế.



Việc hạch toán chi tiết hàng tồn kho phải đợc thực hiện hàng ngày ở từng

kho và từng loại vật t, hàng hoá. Cuối tháng, phải tổng hợp số liệu để xác định

giá vốn của hàng tiêu thụ.

Hiện nay các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba phơng pháp ghi

chi tiết hàng hoá đó là: phơng pháp thẻ song song, phơng pháp sổ đối chiếu

luân chuyển, phơng pháp sổ số d.

1.3.1. Phơng pháp thẻ song song:

ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng hoá nhập- xuất- tồn về

mặt số lợng. Hàng ngay, căn cứ vào chứng từ nhập- xuất kho thủ kho ghi chép

số lợng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho có liên quan và sau mỗi nghiệp

vụ nhập, xuất hoặc cuối ngày thủ kho tính ra số tồn kho của từng loại hàng

hoá trên thẻ kho.

ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình

nhập- xuất- tồn từng loại hàng hoá cả về mặt số lợng lẫn giá trị. Định kỳ 3 đến

5 ngày, khi nhận đợc chứng từ nhập, xuất hàng hoá do thủ kho gửi lên, nhân

viên kế toán tiến hành kiểm tra và ghi vào sổ chi tiết hàng hoá. Hàng tháng,

căn cứ vào sổ chi tiết hàng hoá, kế toán vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn

hàng hoá. Số tồn trên sổ chi tiết phải khớp với số tồn trên thẻ kho.

Ưu điểm:

Đơn giản, dễ hiểu, dễ làm và dễ đối chiếu

Cung cấp thông tin thờng xuyên, kịp thời cho nhà quản lý cả về hiện vật

lẫn giá trị.

Vận dụng vào máy vi tính việc hạch toán chi tiết hàng hoá.

Nhợc điểm:

Ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, không thích hợp với

doanh nghiệp sử dụng nhiều loại hàng hoá.

Nếu sử dụng quá nhiều hàng hoá không ghi chép bằng tay mà phải sử

dụng bằng máy.



Chứng từ nhập

Sổ chi tiết

hàng hoá



Thẻ kho



Bảng tổng

hợp nhập xuất- tồn



Phiếu xuất kho

Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá theo phơng pháp thẻ song song.

1.3.2. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

ở kho: thủ kho vẫn mở Thẻ kho để theo dõi số lợng hàng hoá nhập, xuất

giống nh ở phơng pháp thẻ song song.

ở phòng kế toán: căn cứ vào chứng từ nhập, xuất hàng hoá kế toán ghi vào

Bảng kê nhập, Bảng kê xuất sau đó tập hợp số liệu trên các bảng này kế toán

ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối tháng, kế toán đối chiếu số lợng trên

sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và thủ kho lấy số tiền của từng loại hàng

hoá đối chiếu với kế toán tổng hợp.

Ưu điểm:

Tránh đợc việc ghi trùng lắp giữa kho và phòng kế toán

Cung cấp đợc thông tin cả về hiện vật và giá trị cho ngời quản lý

Nhợc điểm: Công việc kế toán thờng dồn vào cuối tháng nên việc lên

báo cáo kế toán chậm.

Chứng từ nhập



Bảng kê nhập

Sổ đối

chiếu luân

chuyển



Thẻ

kho

Chứng từ xuất



Bảng kê xuất



Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá theo phơng pháp sổ đối chiếu

luân chuyển.

1.3.3. Phơng pháp sổ số d:



Phơng pháp này áp dụng cho doanh nghiệp dùng tỷ giá hạch toán để hạch

toán giá trị hàng hoá nhập, xuất, tồn.

ở kho: Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng hoá nhập, xuất, tồn

về số lợng. Cuối tháng, căn cứ vào số lợng hàng hoá tồn ghi trên thẻ kho thủ

kho tiến hành vào sổ số d. Sổ số d do phòng kế toán lập và cuối tháng gửi cho

thủ kho để ghi sổ.

Định kỳ, thủ kho phân loại chứng từ nhập, xuất hàng hoá để lập phiếu giao

nhận chứng từ và chuyển giao cho phòng kế toán kèm theo các chứng từ nhập,

xuất.

ở phòng kế toán: Nhân viên kế toán có trách nhiệm theo định kỳ từ 3 đến 5

ngày xuống kho để kiểm tra, hớng dẫn thủ kho ghi chép và xem xét việc phân

loại chứng từ. Kế toán thu nhận phiếu giao nhận chứng từ và các chứng từ

nhập, xuất kho có liên quan. Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kế toán phải đối

chiếu vào các chứng từ có liên quan sau đó căn cứ vào giá hạch toán mà công

ty đang sử dụng để ghi số tiền vào phiếu giao nhận chứng từ. Từ phiếu giao

nhận chứng từ, kế toán tiến hành ghi vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn hàng

hoá. Bảng này đợc mở riêng cho từng kho mỗi danh điểm hàng hoá đợc ghi

trên một dòng riêng. Cuối thàng, kế toán phải tổng hợp số tiền nhập, xuất

trong tháng và tính ra số d cuối tháng cho từng loại hàng hoá trên bảng luỹ kế.

Số d trên bảng luỹ kế sẽ đợc đối chiếu với sổ số d của thẻ kho.

Ưu điểm:

Tránh đợc việc ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán

Cung cấp thông tin thờng xuyến giá trị hàng hoá nhập, xuất, tồn

Nhợc điểm: Nếu có nhầm lẫn, sai sót khó phát hiện ra. Công tác này

đòi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải có trình độ chuyển môn cao.



Phiếu giao nhận chứng từ nhập



Phiếu nhập kho



Thẻ kho



Phiếu xuất kho



Sổ số dư



Bảng luỹ kế N- X- T



Phiếu giao nhận chứng từ xuất



Sơ đồ 3: Hạch toán chi tiết hàng hoá theo phơng pháp sổ số d

1.4. Hạch toán tổng hợp một số nghiệp vụ mua hàng chủ yếu:

1.4. Theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Tài khoản sử dụng:

TK 156 Hàng hoá: tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình

hình tăng, giảm theo giá thực tế của các loại hàng hoá của doanh nghiệp, bao

gồm hàng hoá tại các kho hàng, quầy hàng.

TK 156 chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2:

TK 1561 Giá mua hàng hoá: phản ánh giá trị mua thực tế của hàng hoá

tại kho.

TK 1562 Chi phí thu mua hàng hoá: phản ánh chi phí thu mua hàng hoá.

TK 151 Hàng mua đang đi đờng: phản ánh hàng hoá, vật t của doanh nghiệp

cuối kỳ vẫn đang trên đờng đi.

Ngoài các tài khoản trên, trong quá trình hạch toán ở giai đoạn mua hàng

kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan nh: TK 111, 112, 133, 331...

Phơng pháp hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong các doanh nghiệp

tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ:

Quá trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong các doanh nghiệp thơng

TK 111, 112, 141, 331

TK 156, 157, 632

mại tính thuế theo phơng pháp khấu trừ đợc khái quát ở sơ đồTK 111,112, 331

sau:

Mua hàng hoá nhập kho gửi bán



Giảm giá hàng mua



TK 151



Trả lại hàng, chiết khấu

thương mại



HH mua đi đường



Nhập

hàng



TK 133



Thuế GTGT

Thuế GTGT hàng mua



Sơ đồ 4: hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong các doanh nghiệp tính thuế giá

trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ:

Phơng pháp hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong các doanh nghiệp

tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hay đối với mặt hàng không chịu

thuế GTGT:

Hạch toán mua hàng trong các doanh nghiệp này, về nguyên tắc cũng tơng

tự nh các doanh nghiệp chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, chỉ khác,

trong giá mua hàng hoá còn bao gồm cả thuế GTGT

1.4. Hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phơng pháp kiểm kê định kỳ:

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp căn cứ vào kết quả kiểm kê

thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật t, hàng hoá trên sổ kế toán

tổng hợp và từ đó tính ra giá trị hàng hoá, vật t xuất dùng trong kỳ theo công

thức:

Trị giá vốn

thực tế của

hàng hoá xuất

trong kỳ



=



Trị giá vốn

thực tế của

hàng hoá còn

lại đầu kỳ



+



Trị giá vốn

thực tế của

hàng hoá tăng

thêm trong kỳ



-



Trị giá vốn thực

tế của hàng hoá

còn lại cuối kỳ



Tài khoản sử dụng:

TK 611 Mua hàng

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng các tài khoản

khác nh: 156, 157, 151, 111, 112, 331, 133...



 Phơng pháp hạch toán mua hàng hoá trong các doanh nghiệp tính thuế

GTGT theo phơng pháp khấu trừ:

Quá trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong các doanh nghiệp thơng

mại sử dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ và tính thuế theo phơng pháp khấu

trừ đợc khái quát ở sơ đồ sau:

TK 111,112, 141, 331



TK 133



TK 632



Thuế GTGT



TK 6112

Hàng hoá mua trong kỳ



Kết chuyển giá vốn hàng bán



TK 111,112,331



TK 156,157, 632

Kết chuyển hàng hoá tồn đầu kỳ



Các khoản giảm giá, trả lại

hàng mua, chiết khấu



Hàng hoá tồn cuối kỳ kết chuyển



Sơ đồ 5: Hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu quá trình mua hàng ở các

doanh nghiệp sử dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ và tính thuế theo phơng

pháp khấu trừ.

Phơng pháp hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong các doanh nghiệp

tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hay đối với mặt hàng không chịu

thuế GTGT:

Hạch toán mua hàng trong các doanh nghiệp này, về nguyên tắc cũng tơng

tự nh các doanh nghiệp chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, chỉ khác,

trong giá mua hàng hoá còn bao gồm cả thuế GTGT.