Sơ đồ 3: kết cấu sản xuất của doanh nghiệp

- Giám đốc công ty trực tiếp ký các hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động

theo yêu cầu sản xuất kinh doanh.

Trách nhiệm:

- Chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc về mọi hoạt động SXKD của công ty

- Thực hiện đúng chế độ chính sách đối với ngời lao động, đảm bảo an toàn

cho ngời lao động trong khi làm việc.

- Thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách, các quy định trong luật doanh

nghiệp Nhà nớc.

- Kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng quý, năm trên cơ sở đáp ứng nhu cầu

của thị trờng và yêu cầu của Sở Công Nghiệp. Lên kế hoạch dài hạn.

- Thực hiện nghĩa vụ thu nộp theo quy định của pháp luật.

- Xây dựng các quy chế, quy định của công ty về quản lý nghiệp vụ kỹ

thuật, chất lợng, nội quy kỷ luật lao động, khen thởng, đào tạo và tuyển dụng.

Nghiên cứu nâng cao phát triển sản phẩm mới nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng

cao của thị trờng. Tổ chức và thực hiện hạch toán sản xuất kinh doanh.

* Phó giám đốc công ty do cấp trên bổ nhiệm theo đề nghị của giám đốc

công ty, Đảng uỷ công ty.

Phó giám đốc kỹ thuật

Chỉ đạo và điều hành các phòng ban, phân xởng sản xuất có liên quan

trong việc thực hiện: kế hoạch sản xuất tháng, quý, năm. Bảo đảm ổn định và

nâng cao chất lợng sản phẩm. Định mức sử dụng vật t, năng lợng, định mức lao

động, tiết kiệm vật t năng lợng, phụ tùng thiết bị, đầu t và xây dựng, đào tạo và

nâng cao trình độ và tay nghề cho công nhân viên mới.

Phó giám đốc kinh doanh

Chỉ đạo và điều hành các phòng ban, phân xởng có liên quảntong việc

thực hiện: mua sắm và bảo quản, lu kho các loại nguyên vật liệu, phụ tùng thiết

bị, vật liệu xây dựng và các vật dụng khác (gọi chung là vật t, phụ tùng) phục vụ

cho nhu cầu sản xuất và công tác. Bán các sản phẩm công ty kinh doanh. Thực

hiện một số công việc khác do giám đốc giao. Báo cáo giám đốc xem xét giải

quyết những vấn đề vợt thẩm quyền giải quyết của mình hoặc không giải quyết

đợc.

Trách nhiệm chung của hai phó giám đốc Giúp việc giám đốc về những

phần việc giám đốc công ty giao.

- Thực hiện chức năng tham mu, đề xuất các biện pháp, cùng giám đốc tổ

chức thực hiện tốt các biện pháp và mục tiêu đề ra.



- 35 -



- Thờng xuyên báo cáo với giám đốc công ty về kết quả những công việc

mình phụ trách và những công việc đột xuất do giám đốc giao.

- Trực tiếp giải quyết những công việc trong phạm vi mình phụ trách và

phải chịu trách nhiệm trớc giám đốc và trớc pháp luật.

- Đợc giám đốc uỷ quyền ký các giấy tờ văn bản; các hợp đồng kinh tế theo

văn bản uỷ quyền của Giám đốc công ty.

B)

Chức năng, nhiệm vụ của phòng tổ chức- hành chính:

Chức năng: Phòng tổ chức- hành chính là một bộ phận trực thuộc GĐCT,

tham mu giúp giám đốc quản lý và đIũu hành công tác cán bộ, công tác hành

chính quản trị.

Nhiệm vụ:

+ Xây dựng mô hình và quy chế quản lý công ty

+ Xây dựng phơng án quy hoạch và đào tạo cán bộ

+ Thực hiện công tác quản lý tiền lơng

+ Thực hiện công tác chế độ chính sách với ngời lao động

+ Tiếp nhận và xử lý các công văn, giấy tờ, điện tín đi và đến công ty,

quản lý công tác văn th, đánh máy, con dấu, lu trữ hồ sơ tài liệu.

C)

Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán:

Chức năng: Tham mu giúp giám đốc quản lý nguồn vốn bằng tiền, phân

tích và hạch toán kinh tế theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê, điều lệ tổ chức

kế toán Nhà nớc. Giúp giám đốc tổ chức phân tích kinh doanh kinh tế của Công

ty theo định kỳ (tháng, quý, năm).

Nhiệm vụ:

- Ghi chép tính toán phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ mọi hoạt động

kinh tế phát sinh của công ty. Lập các báo cáo tài chính đúng biểu mẫu quy

định, chính xác. Lập các chứng từ kế toán, bảo quản chứng từ sổ sách theo đúng

quy định.

- Thống kê các số liệu về sản phẩm, bán sản phẩm làm ra và tồn kho theo

định kỳ tháng, quý, năm. Quản lý và hớng dẫn về mặt chuyên môn và nghiệp vụ

đối với đội ngũ thống kê, thủ kho trong toàn Công ty.

- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty đề ra để lập các kế

hoạch thu chi tài chính, kế hoạch tín dụng tháng, quý, năm.

- Có các biện pháp quản lý các loại vốn, sử dụng hợp lý các loại vốn nhằm

phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất, quay vòng vốn

nhanh nhất, bảo toàn và phát triển vốn đợc giao.

- 36 -



- Tham gia thảo luận, ký kết các hợp đồng kinh tế, theo dõi quá trình thực

hiện bảo đảm thanh quyết toán kịp thời.

- Theo dõi, rà soát công nợ của Công ty với bên ngoài và giữa bên ngoài với

Công ty cung cấp kịp thời cho phòng tiêu thụ về số nợ của ngời mua đã quá hạn

để có biện pháp thu hồi nợ.

- Phối hợp với các phòng có liên quan tính toán giá thành và kết qủa sản

xuất kinh doanh của Công ty. Phối hợp cới các bộ phận khác kiểm kê tài sản,

đánh giá tài sản theo định kỳ và theo yêu cầu đột xuất.

- Tính toán và trích nộp các khoản phải nộp vào ngân sách nhà nớc, trích

lập các quỹ của công ty theo đúng quy định, thanh toán các khoản phải thu, phải

trả, các khoản tiền vay với các thành phần liên quan. Thanh toán lơng, thởng,

các chế độ khác.

- Lập KH tài chính.

- Đề xuất và biên soạn các quy chế quản lý nội bộ có liên quan trình giám

đốc ký.

- Giúp giám đốc kiểm tra, kiểm soát kinh tế tài chính trong Công ty.

- Thi hành các chính sách, chế độ liên quan tới công tác kế tóan, tài chính

và thống kê

- Quản lý và lu trữ có hệ thống toàn bộ tài liệu liên quan đến hoạt động tài

chính kế toán , thống kê, phân tích hoạt động kinh tế của công ty.

- Tham gia nghiên cứu xây dựng phơng án sản phẩm, cải tiến quản lý kinh

doanh.

- Cùng với phòng Kỹ thuật, phòng Kế hoạch vật t kiểm tra rà soát việc thực

hiện các định mức kinh tế kỹ thuật tại các phòng ban, phân xởng sản xuất trong

công ty.

- Đề xuất tổ chức bộ máy kế toán, thống kê phù hợp loại hình sản xuất, quy

trình sản xuất của Công ty.

D)

Chức năng, nhiệm vụ phòng Kế hoạch:

Chức năng: Tham mu giúp giám đốc công ty xây dựng kế hoạch sản xuất

kinh doanh và các biện pháp thực hiện, yêu cầu tơng ứng về vật t, máy móc, lao

động.

Nhiệm vụ:

- Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh.

- Lập kế hoạch sản xuất cho các phân xởng, yêu cầu tơng ứng về nguyên

vật liệu, nhiên liệu, điện dùng thay thế, huy động thiết bị phục vụ cho kế hoạch

- 37 -



hàng quý, năm. Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch, cung cấp các số liệu cần

thiết cho các phòng ban có liên quan. Lập kế hoạch xây dựng cơ bản và sửa

chữa những công trình kiến trúc. Theo dõi quá trình thực hiện sửa chữa, cải tạo

các công trình. Nghiệm thu bàn giao khi xong công trình.

- Phát hiện những khó khăn, đề xuất biện pháp khắc phục.những phát sinh

nảy sinh trong việc thực hiện kế hoạch.

E)

Chức năng, nhiệm vụ của phòng vật t:

Chức năng: cung ứng đầy đủ vật t cho sản xuất.

Nhiệm vụ:

- Cung ứng vật t phục vụ sản xuất kinh doanh. Chọn các nhà thầu phụ để

cung ứng vật t cho công ty.

- Làm các báo cáo nghiệp vụ theo yêu cầu quản lý

- Xây dựng phơng án cung ứng vật t nguyên liệu, nhiên liệu phục vụ cho

SXKD.

- Xây dựng phơng án liên doanh liên kết với các đơn vị trong nớc và ngoài

nớc

- Tiếp nhận, sắp xếp và bảo quản các mặt hàng ở kho theo đúng quy trình

kỹ thuật. Cấp phát vật t cho các đơn vị, theo dõi việc sử dụng, số tồn kho tại kho

vật t và tại kho thuộc các phân xởng quản lý tránh lãng phí.

- Quản lý và thanh quyết toán vật t theo định mức, tiến hành kiểm kê định

kỳ, xác định số lợng hàng tồn kho, chất lợng hàng còn lại, hao hụt.

- Bảo quản, dự phòng, chạy vật t kịp thời cho sản xuất.

F)

Chức năng, nhiệm vụ của phòng Kỹ thuật:

Chức năng: Tham mu giúp giám đốc về lĩnh vực kỹ thuật, quản lý các tài

liệu kỹ thuật về sản phẩm, về máy móc thiết bị, quản lý các quá trình công nghệ

sản xuất, thiết kế các chi tiết thay thế cho thiết bị và thiết kế khuôn gá, dao cụ

phục vụ cho sản xuất. Lập và chỉ đạo kế hoạch, đầu t kế hoạch sửa chữa thiết bị,

quản lý công tác sáng kiến cải tiến hợp lý hoá sản xuất, xây dựng tiêu chuẩn kỹ

thuật, định mức kỹ thuật cho các sản phẩm. Nắm toàn bộ chất lợng nguyên liệu

để đề xuất hớng sử dụng nguyên liệu và sản xuất

Nhiệm vụ:

- Theo dõi công nghệ, lập kế hoạch nhu cầu thiết bị, nhu cầu vật t kỹ thuật.

- Xây dựng bổ xung các quy trình công nghệ, hớng dẫn cho công nhân thực

hiện, theo dõi để xử lý các khó khăn phát sinh.

- Nắm diễn biến của chất lợng sản phẩm qua từng phân xởng, qua từng ca.

- 38 -



Khi cần thiết thì điều chỉnh khối lợng để chất lợng đồng đều, ổn định, và ít hàng

hỏng.

- Lập kế hoạch khấu hao

- Hoàn chỉ định mức kỹ thuật cho các bán sản phẩm, sản phẩm.

- Lập kế hoạch đầu t và các dự án, kế hoạch bảo dỡng, sửa chữa thờng

xuyên định kỳ cho toàn bộ thiết bị, máy móc

- Quản lý các hồ sơ kỹ thuật, quản lý thiết bị máy móc, điện nớc trong

công ty.

- Cung cấp kịp thời và đầy đủ các bản vẽ chế tạo và thi công cho các đơn

vị.

- Quản lý kỹ thuật an toàn sản xuất và vệ sinh công nghiệp. Xây dựng nội

quy kỹ thuật an toàn lao độngvà vệ sinh công nghiệp ở từng khâu sản xuất

- Đào tạo và nâng cao tay nghề cho công nhân phù hợp với công nghệ sản

xuất.

Làm công tác nghiên cứu phát triển sản phẩm mới:

- Lập kế hoạch sản xuất sản phẩm mới

- Nghiên cứu cải tiến sản phẩm truyền thống và thiết kế sản phẩm mới, sản

phẩm chất lợng cao.

- Nghiên cứu tìm các loại nguyên liệu thay thế trong sản xuất khoá nhằm

nâng cao chất lợng khoá đồng thời hạ giá thành sản phẩm.

- Lập công nghệ và định mức kỹ thuật cho sản phẩm mới. Theo dõi việc

triển khai sản xuất thử tại các phân xởng, bổ sung, hiệu chỉnh để ổn định quy

trình và chính thức đa vào sản xuất hang loạt.

- Soạn thảo định mức, tiêu chuẩn nguyên liệu dùng để sản xuất sản phẩm

mới. Soạn thảo tiêu chuẩn chất lợng để đăng ký với Sở công nghiệp và cơ quan

quản lý chất lợng nhà nớc.

G) Chức năng, nhiệm vụ của phòng KCS:

Chức năng: Giúp giám đốc kiểm tra chất lợng các loại vật t đầu vào, kiểm

tra các chi tiết sản phẩm trên dây chuyền công nghệ và chất lợng sản phẩm hoàn

chỉnh.

Nhiệm vụ:

- Lập quy trình kiểm tra, lập báo cáo theo biểu mẫu quy định về quản lý

chất lợng.

- Kiểm tra chất lợng vật t đầu vào theo đúng tiêu chuẩn chất lợng đã quy

định trớc khi vào nhập kho, bán thành phẩm, thành phẩm.

- 39 -



- Giám sát về mặt chất lợng việc bảo quản và cấp phát nguyên vật liệu đa

vào sản xuất, tham gia giải quyết những phát sinh về chất lợng vật t nguyên vật

liệu.

- Đề xuất việc sắp xếp hàng vào kho theo yêu cầu của việc quản lý chất lợng

- Kiểm tra và phân loại nguyên vật liệu theo ký mã hiệu. Đăng ký chất lợng

sản phẩm, mã số mã vạch

- Lập kế hoạch kiểm tra và mua sắm dụng cụ đo và dỡng kiểm.

Kiểm tra chất lợng bán thành phẩm của từng công đoạn, chất lợng thành

phẩm. Đo theo đúng kích thớc quy định đảm bảo cho việc lắp ráp. Kiểm tra

hàng bảo hành, tham gia giải quyết những khiếu nại về chất lợng sản phẩm.

Nghiên cứu, đề xuất các biện pháp nhằm quản lý chất lợng tốt hơn. làm thủ tục

đăng ký chất lợng khoá của công ty với các cơ quan quản lý chất lợng. Thực

hiện các công việc có liên quan đến hệ thống chất lợng.

H) Chức năng, nhiệm vụ của phòng tiêu thụ:

Chức năng: giới thiệu chào bán các sản phẩm của Công ty. Khảo sát nắm

bắt các thông tin về thị trờng phục vụ cho công tác tiêu thụ, cho bộ phận kế

hoạch, cho phòng nghiên cứu phát triển sản phẩm mới.

Nhiệm vụ:

- Tổ chức mạng lới tiêu thụ trong nớc và xuất khẩu.

- Tổ chức các hình thức xúc tiến bán hàng nh: công tác tiếp thị Marketing,

quảng cáo, chào hàng, tham gia hội chợ giới thiệu sản phẩm, khuyến mại...

- Dịch vụ bảo hành sau bán hàng.

- Lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm cả năm, quý, từng tháng. Soạn thảo các

phơng án tiêu thụ và thu hồi tiền bán hàng với mục tiêu ngày càng tăng doanh

thu.

- Chuẩn bị các hợp đồng đại lý, hợp đồng tiêu thụ trình giám đốc hoặc ngời

đợc uỷ quyền ký. Theo dõi đôn đốc việc thực hiện hợp đồng.

- Quản lý kho thành phẩm. Theo dõi diễn biến thị trờng, phản ứng của

khách hàng, giải quyết những thắc mắc của khách hàng về sản phẩm, có thể báo

cáo và đề xuất cách giải quyết với lãnh đạo.

- Tổ chức hội nghị khách hàng.

- Lập báo cáo kết quả tiêu thụ định kỳ.

I)

Chức năng, nhiệm vụ của phòng bảo vệ:

Chức năng: Là bộ phận trực thuộc giám đốc có chức năng lập kế hoạch và

- 40 -



chỉ đạo thực hiện công tác đảm bảo an ninh an toàn cho sản xuất kinh doanh

của công ty, ngăn ngừa việc thất thoát tài sản của công ty và phòng chống các tệ

nạn xã hội, tổ chức tốt việc phòng chống cháy nổ, làm tốt công tác dân quân tự

vệ, đảm bảo duy trì giờ giấc nội quy làm việc của công ty.

Nhiệm vụ:

- Kiểm tra , giám sát CBCNV trong lĩnh vực thực hiện nội quy, quy chế và

kỷ luật lao động đã đợc công ty ban hành.

- Đón và hớng dẫn khách đến làm việc với công ty.

- Kiểm tra giám sát hàng hoá, vật t ra vào công ty theo quy định.

- Kiểm tra, tuần tra canh gác đảm bảo an ninh nội bộ công ty, ngăn ngừa

các hành vi phá hoại chiếm đoạt tài sản hàng hoá, các chi tiết sản phẩm của

công ty sản xuất.

- Lập phơng án phòng chống cháy nổ.

II. hoạt động Sản Xuất Kinh doanh của công ty :



1-/ Đặc điểm hoạt động và mặt hàng kinh doanh của công ty



Hoạt động sản xuất kinh doanh:

Khi bắt đầu chuyển sang nền kinh tế thị trờng, trong điều kiện hạch toán

kinh doanh độc lập, cũng nh nhiều doanh nghiệp khác, công ty khoá Việt Tiệp

đã gặp không ít khó khăn, đặc biệt là vốn sản xuất, máy móc thiết bị lạc hậu...

Tuy vậy, nhờ nỗ lực của ban lãnh đạo của toàn công ty, bằng việc nghiên cứu

tìm tòi thị trờng, nhu cầu khách hàng cũng nh các biện pháp tiêu thụ sản phẩm

phù hợp công ty đã tìm đợc chỗ đứng trên thị trờng, sản phẩm của công ty đã có

mặt trên toàn quốc, công ty làm ăn có lãi, thực hiện nghĩa vụ đầy đủ đối với Nhà

nớc.

Do sản phẩm của Công ty đang đợc ngời tiêu dùng a chuộng, đáp ứng đợc

nhu cầu khách hàng. Cho đến năm 1999 Công ty đã quyết định đầu t vào mua

sắm một số thiết bị mới, xây dựng thêm 4 nhà xởng và xây khu nhà ăn hai tầng

để phục vụ cán bộ công nhân viên ăn ca. Đặc biệt Công ty xây dựng một trạm

biến áp 750 KVA để đảm bảo cho việc sản xuất của Công ty đợc liên tục.

Cho đến năm 2001 công việc sản xuất kinh doanh của Công ty đã tăng lên

một cách rõ rệt. So với năm 1999 thì doanh thu bằng 170%, tổng sản phẩm bằng

160%, thu nhập bình quân tăng 10%...Thành công này là do Công ty áp dụng hệ

thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9002. Đây là một thuận lợi cho sự

phát triển của công ty sau này, sản phẩm của công ty sẽ tăng đợc uy tín hơn trên

- 41 -



thị trờng trong nớc cũng ng nớc ngoài, tăng mức cạnh tranh trên thị trờng...Có

đợc kết quả nh ngày nay, ngoài việc đầu t vào máy móc thiết bị, Công ty còn cố

gắng nâng cao chất lợng mẫu mã sản phẩm, thực hiện tốt việc nghiên cứu thị trờng. Hiện nay sản phẩm của công ty đã có mặt trên toàn quốc. Ngoài những

khách hàng truyền thống, hàng năm Công ty còn thu hút nhiều bạn hàng mới và

xuất khẩu ra nớc ngoài nh Ko-oét, Campuchia, Lào...

Sản xuất kinh doanh của công ty liên tục phát triển các chỉ tiêu tăng trởng

năm sau cao hơn năm trớc, mức tăng trởng hàng năm tăng từ 15-20%, đời sống

của CBCNV ngày càng đợc cải thiện.

Đặc điểm mặt hàng kinh doanh

Khoá là mặt hàng thuộc nhóm hàng tiêu dùng phục vụ cho các hộ gia

đình và các cơ quan. Do vậy quy mô sản xuất và tiêu thụ phụ thuộc vào đời sống

và nhu cầu của ngời dân. Khi nền kinh tế phát triển, dân số ngày càng tăng, nhu

cầu về nhà ở tăng theo do vậy nhu cầu về khoá để bảo vệ ngôi nhà và tài sản của

ngời dân cũng tăng.

* Đặc điểm nguyên vật liệu: là một doanh nghiệp sản xuất khoá và mặt

hang kim khí tiêu dung nên nguyên vật liệu chủ yếu của Công ty là: đồng,

gang,hợp kim nhôm, kẽm, thép Calíp, thép lò so, thép không gỉ, tôn đập nguội,..

Do sản lợng khoá sản xuất lớn, công nghệ luyện kim và cán kéo trong nớc cha

đáp ứng đợc do vậy hàng năm công ty phải nhập khẩu một số lợng lớn vật t

(50%- 70%) của nớc ngoài để sản xuất kinh doanh.

Việc cung ứng vật t đúng thời hạn và đảm bảo chất lợng đồng thời giá cả

phù hợp để nâng cao hiệu quả kinh doanh là cả một vấn đề nan giải đối với công

ty trong cơ chế thị trờng hiện nay. Điều đó đòi hỏi công ty phải năng động và

linh hoạt với thị trờng để có thể có đợc nguồn cung ứng vật t ổn định đảm bảo

cho hoạt đông kinh doanh.

* Đặc điểm sản phẩm của công ty: với chức năng, nhiệm vụ chính của

công ty là chuyên sản xuất và kinh doanh các loại khoá và một số mặt hàng kim

khí khác. Về sản phẩm khóa của công ty sản xuất hơn 40 loại khoá chia làm

chín nhóm, các sản phẩm đều đợc mã hoá thực hiện theo tiêu chuẩn ISO 9002

gồm:

Nhóm khoá treo

Nhóm khoá xe đạp

Nhóm khoá tủ

Nhóm khoá cửa

Nhóm khoá xe máy

- 42 -