CHƯƠNG 1 ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (589.05 KB, 294 trang )
1.1.3 NHIỆM VỤ
Văn phòng có các nhiệm vụ sau :
- Hoạch định chương trình và tổ chức thực hiện chương trình
- Thu thập, xử lí, quản lí và sử dụng thông tin
- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng
- Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng
- Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại
- Duy trì hoạt động thường xuyên liên tục của văn phòng
- Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lí vật tư tài
sản của cơ quan.
1.1.4 HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
Hiện đại hóa công tác văn phòng theo hướng :
* Văn phòng điện tử
* Văn phòng không giấy
* Văn phòng tự động hóa
* Văn phòng của thế kỉ 21
Phương pháp hiện đại hóa :
- Tổ chức bộ máy văn phòng tinh gọn, đúng chức năng
- Tin học hóa công tác văn phòng, sử dụng các mạng nội
bộ, mạng LAN (local area network), mạng Internet, mạng
WAN (wide area network)
- Trang bị các thiết bị văn phòng phù hợp (máy tính, máy
fax, điện thoại, máy photocoppy, Internet…)
- Không ngừng phát triển kĩ thuật và nghiệp vụ hành
chính…
1.2 QUẢN TRỊ
1.2.1 KHÁI NIỆM
Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên
thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo
và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Tài nguyên bao gồm :
- Tài nguyên hữu hình : vốn, nhân lực, thông
tin…
- Tài nguyên vô hình : trình độ quản lí, …
1.2.2 CHỨC NĂNG
- HOẠCH ĐỊNH (PLANNING)
Là việc đề ra các mục tiêu cho tương lai và sự lựa chọn các giải pháp
thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó.
- TỔ CHỨC (ORGANIZING)
Bao gồm việc thành lập nên các bộ phận trong cơ quan, doanh nghiệp
để đảm nhiệm những hoạt động cần thiết và xác định các mối quan hệ
về nhiệm vụ, quyền hành và trách nhiệm giữa các bộ phận đó.
- LÃNH ĐẠO (LEADING)
Lãnh đạo nhân viên bằng cách phân công nhiệm vụ cụ thể để đạt
được mục tiêu của tổ chức.
- KIỂM SOÁT (CONTROLLING)
Thường xuyên kiểm tra, kịp thời uốn nắn các sai lệch so với mục tiêu.
1.3 QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
1.3.1 KHÁI NIỆM
Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức,
phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lí
thông tin.
1.3.2 CHỨC NĂNG
- Hoạch định công việc hành chính
- Tổ chức công việc hành chính văn phòng
- Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng
- Kiểm soát công việc hành chính văn phòng
- Dịch vụ công việc hành chính văn phòng
Hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp ví như một chiếc xe
ô tô, các chức năng dịch vụ hành chính văn phòng là 4
bánh xe.
1.3.3 PHẠM VI CỦA QUẢN TRỊ
CÁC CẤP QUẢN TRỊ PHỔ BIẾN TRONG CÁC CÔNG
TI LỚN VÀ VỪA (THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ)
CẤP
QT
CAO CẤP
CẤP QUẢN TRỊ
TRUNG GIAN
CẤP QUẢN TRỊ CƠ SỞ
(TUYẾN THỨ NHẤT)
* Cấp QTCC (Top) :
Chủ tịch HĐQT
Tổng Giám đốc/ Phó Tổng giám
đốc
* Cấp QTTG :
Giám đốc Quản trị nhân sự, GĐ
Marketting, GĐ điều hành…
* Cấp QTCS :
Trưởng phòng, Quản đốc phân
xưởng…
