Mẫu sổ cơng văn đi – loại mật
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (589.05 KB, 294 trang )
3. QUẢN LÍ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Quản lí và sử dụng con dấu theo Nghị định
số 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ
quy định về việc tổ chức quản lí và sử dụng
con dấu và Nghị định 110/2004/NĐ-CP
ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư.
3.1 CÁC LOẠI CON DẤU
- Dấu tên cơ quan doanh nghiệp
- Dấu văn phòng
- Dấu công văn đến
- Các dấu chỉ độ mật, độ khẩn
- Các con dấu chức danh, dấu họ, tên người
có thẩm quyền kí VB
3.2 NGUYÊN TẮC ĐÓNG DẤU
- Kiểm tra VB.
- Chỉ đóng dấu VB đúng thể thức, yêu cầu.
- Văn thư tự tay đóng dấu.
- Đóng dấu trùm 1/3 chữ kí lệch về phía bên trái.
- Có thể đóng dấu treo.
Có 3 điều KHÔNG :
* Không đóng dấu khống chỉ
* Không đóng nhầm lẫn con dấu
- Không đóng trùm lên con dấu trước bị mờ
3.3 QUẢN LÍ CON DẤU
- Mỗi cơ quan chỉ được sử dụng 1 con dấu pháp lí
- Khắc con dấu phải do Bộ Công an quản lí
- Mực con dấu sử dụng đúng quy định
- Con dấu được giao cho người có trách nhiệm giữ
- Người giữ con dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật
về việc quản lí và sử dụng con dấu
- Con dấu phải được bảo quản cẩn thận. Mất phải báo cáo
ngay cho người có trách nhiệm.
- Phải có giá để con dấu, không để dấu dơ bẩn.
4. CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ
4.1 KHÁI NIỆM
Hồ sơ là một tâp (hoặc 1) VB, tài liệu có liên quan với
nhau nhằm phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối
tượng cụ thể.
4.2 CÁC LOẠI HỒ SƠ
- Hồ sơ công vụ (công việc)
- Hồ sơ nguyên tắc (của các VB quy phạm pháp luật)
- Hồ sơ trình duyệt
- Hồ sơ nhân sự
4.3 VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ
- Lập hồ sơ là khâu cuối cùng, quan trọng của
công tác văn thư
- Góp phần giữ gìn bí mật thông tin
- Hạn chế lưu công văn, giấy tờ vô dụng, bỏ sót
VB có giá trị
4.4 YÊU CẦU CỦA CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ
- Hồ sơ phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của
cơ quan
- Giá trị VB tương đối đồng đều
- Hồ sơ phản ánh hoạt động chính yếu
- VB có quan hệ logic
- Hồ sơ phải được biên mục
- Thuận lợi cho việc bảo quản, sử dụng.
4.5 LẬP DANH MỤC HỒ SƠ
4.5.1 KHÁI NIỆM
Danh mục hồ sơ là bản liệt kê có hệ thống tên
gọi các hồ sơ mà cơ quan, doanh nghiệp cần phải
lập trong năm, được duyệt theo một chế độ nhất
định.
4.5.2 CÁC LOẠI DANH MỤC HỒ SƠ
- Danh mục hồ sơ tổng hợp (của toàn cơ quan)
- Danh mục hồ sơ theo đơn vị tổ chức (phòng/
ban).
4.5.3 CÁC BƯỚC LẬP DANH MỤC HỒ SƠ
Bước 1: Xác định loại danh mục hồ sơ
Bước 2: Xây dựng đề cương phân loại
Bước 3: Dự kiến tiêu đề hồ sơ
Bước 4: Đặt kí hiệu hồ sơ
Bước 5: Người lập hồ sơ
Bước 6: Thời hạn bảo quản
4.6 LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC
4.6.1 KHÁI NIỆM
Lập hồ sơ công việc là lập các hồ sơ phản
ánh quá trình nghiên cứu theo dõi và giải
quyết công việc hàng ngày của mỗi cán bộ
văn phòng.
