Bước 5 : Sắp xếp bản lưu VB
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (589.05 KB, 294 trang )
- Trường hợp gửi VB qua đường bưu điện : có 4
bước
+ Kiểm tra kĩ những điểm : ngày tháng, địa chỉ
bên trong và bên ngoài có phù hợp không, văn thư
kí tên, phần đính kèm…
+ Gấp và bỏ vào bao thư
+ Cân và dán tem
+ Vào sổ công văn đi.
2.3 QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ
2.3.1 KHÁI NIỆM
VB nội bộ là những VB, giấy tờ, sổ sách sử dụng trong
nội bộ cơ quan, doanh nghiệp, do chính CQ/DN ban hành.
2.3.2 PHÂN LOẠI
VB nội bộ bao gồm : Các quyết định nhân sự, chỉ thị,
thông báo, giấy công tác, giấy giới thiệu, sổ sao VB…
Mỗi loại VB nội bộ phải có sổ đăng kí riêng, trong đó
nêu rõ : số, kí hiệu, ngày tháng kí, người kí, trích yếu nội
dung, người nhận, nơi nhận, kí nhận…
VB nội bộ cũng được lưu như các VB khác.
2.4 QUẢN LÍ VĂN BẢN MẬT
Các VB mật được quản lí theo quy định của nhà nước. Cụ
thể :
- Xác định đúng đắn mức độ : Mật / Tối mật / Tuyệt mật
trong các VB .
- Thực hiện đúng các quy định phổ biến, lưu hành, tìm hiểu,
sử dụng, vận chuyển, giao nhận, tiêu hủy…
- Thực hiện đúng các quy định về báo cáo, thống kê, kiểm
tra việc quản lí tài liệu mật.
- Chọn nhân viên, cán bộ quản lí tài liệu mật theo quy định
của nhà nước. Thực hiện khen thưởng, kỉ luật kịp thời.
Mẫu sổ công văn đến – loại mật
STT
1
Ngày
đến
2
Nơi
gửi
CV
3
Ngày
tháng
CV
4
Trích
yếu
nội
dung
CV
5
Mức
Người
độ mật nhận
6
7
Kí
nhận
Ghi
chú
8
9
GỬI TÀI LIỆU MẬT ĐI
- Vào sổ : Vào sổ “Tài liệu mật đi” riêng để theo
dõi.
- Trường hợp tài liệu “Tuyệt mật”, người chuẩn bị
VB phải lấy số CV đi và đăng kí theo đúng các
cột mục trong sổ, riêng cột trích yếu nội dung bỏ
trống (ghi sau nếu người có thẩm quyền đồng ý)
cho vào bì dán kín và làm các yêu cầu bảo mật
trước khi đưa đến văn thư để làm bì gửi đi.
