CHƯƠNG 2 CƠNG TÁC VĂN THƯ - LẬP HỒ SƠ CƠNG VIỆC VÀ CƠNG TÁC LƯU TRỮ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (589.05 KB, 294 trang )
1.2 YÊU CẦU CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ
- Nhanh chóng
- Chính xác
- Bảo mật
- Đúng pháp luật
1.3 Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ
Giải quyết công việc của cơ quan đúng chế độ, nguyên tắc
Góp phần tiết kiệm công sức, tiền của
Góp phần giữ gìn bí mật
Giữ gìn được những tài liệu, thông tin phục vụ lãnh đạo,
quản lí, lưu trữ văn bản
2. TỔ CHỨC QUẢN LÍ,
GIẢI QUYẾT VĂN BẢN
2.1 GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
2.1.1 KHÁI NIỆM
Tất cả các văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến
bằng con đường trực tiếp hay những tài liệu
quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị về hoặc
qua đường bưu điện… được gọi chung là văn
bản đến.
2.1.2 NGUYÊN TẮC QUẢN LÍ
- Các văn bản đến phải qua văn thư đăng kí.
- Trước khi VB được giao giải quyết phải qua
Thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng
xem xét.
- Người nhận VB phải kí vào sổ.
- VB đến phải được tổ chức, giải quyết kịp
thời.
2.1.3 QUY TRÌNH QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN
Bước 1: Kiểm tra và phân loại
- Kiểm tra VB, nếu không thuộc cơ quan mình thì
phải gửi trả lại nơi gửi.
- Nếu phong bì bị bóc, bị rách hoặc bị mất bì thì
phải lập biên bản với sự chứng kiến của người
đưa công văn.
- Phân loại sơ bộ văn bản :
+ Loại phải vào sổ đăng kí : Là những công văn gửi
cơ quan, thủ trưởng hoặc những người giữ chức vụ lãnh
đạo.
+ Loại không phải vào sổ đăng kí : Thư riêng, sách,
báo
+ Loại bóc bì: Là các VB ngoài bì đề tên cơ quan,
chức danh thủ trưởng cơ quan, không có dấu mật
+ Loại không bóc bì : Chỉ vào sổ nhưng không bóc
bì, chuyển cả bì gồm những công văn gửi Đảng ủy, các
đoàn thể và CV ngoài bì có ghi rõ tên người nhận.
Bước 2 : Mở phong bì văn bản (những VB được
phép)
Công đoạn này được tiến hành tùy thuộc vào quy
định cụ thể của mỗi cơ quan, song vẫn phải bảo
đảm các nội dung sau :
- VB có dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn”
cần được bóc bì trước.
- Đối với VB đến từ các cơ quan Đảng, Đoàn cần
lưu ý : Phòng HC không mở những tài liệu có ghi
rõ tên người nhận và có dấu “Riêng người có tên
mở bì”, mà chỉ vào sổ theo bì và chuyển ngay VB
đến người có tên. Những bì tài liệu có dấu “Tuyệt
mật” do Chánh VP hoặc người được ủy quyền
trực tiếp mở bì.
- Khi bóc bì không được làm rách VB, không làm
mất địa chỉ nơi gửi và dấu bưu điện, Cần soát lại
bì xem thử đã lấy hết VB ra chưa để tránh bị sót.
- Đối chiếu số, kí hiệu, số lượng VB ghi ngoài bì
với các thành phần tương ứng của VB trong bì,
nếu có điểm nào sai cần ghi lại để hỏi cơ quan
gửi.
- Nếu có phiếu gửi kèm theo CV, sau khi nhận đủ
tài liệu, phải kí xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi
rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi VB.
- Đối với thư khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh hoặc
VB cần kiểm tra, xác minh… thì cần giữ lại cả
phong bì, đính kèm VB để lưu hồ sơ giải quyết
sau này.
* Đối với công văn có dấu “MẬT”
- Không được bóc bì và chuyển ngay cho người có
trách nhiệm giải quyết.
- Mọi tài liệu mật bất cứ từ nguồn nào gửi đến đều
phải qua văn thư vào sổ “Tài liệu mật đến” riêng để
theo dõi.
- Trường hợp tài liệu mật đến mà bì trong có dấu
“Chỉ người có tên mới được bóc bì”, chỉ vào sổ ghi
ngoài bì và chuyển ngay đến người nhận.
