CƠNG VIỆC QUẢN TRỊ VÀ CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (589.05 KB, 294 trang )
1.3.5 NHÀ QUẢN TRỊ
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Khái niệm nhà quản trị
Nhà quản trị là một người làm việc thông qua người khác và giúp họ
nỗ lực đạt được mục tiêu. Nhà quản trị là người điều khiển , giám sát
công việc của những người khác. Đó là người ra quyết định và tổ
chức thực hiện quyết định, người thực hiện các chức năng quản trị
trong bộ máy quản trị ở các cấp.
Nhà quản trị HCVP
Nhà quản trị HCVP trước tiên phải là nhà quản trị. Là nhà quản trị,
họ phải hoàn thành 4 chức năng, nhiệm vụ chính : hoạch định, tổ
chức, lãnh đạo và kiểm tra bộ phận hành chính của mình.
1.3.6 TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Cần có đủ 12 tiêu chuẩn sau :
- Là 1 nhà trí thức được đào tạo trình độ tổng quát và được
đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng
- Có khả năng gánh vác công việc hành chính văn phòng
- Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chính văn
phòng và toàn thể CBNV trong công ti
- Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và
phương pháp làm việc mới
- Gần gũi, biết hòa đồng, đồng cảm với những ý tưởng và
những vấn đề của nhân viên
- Có óc khôi hài , giúp làm việc và dịu đi những tình
huống khó khăn
- Phong cách lịch sự
- Kiểm soát cảm xúc
- Có nhiều ý tưởng, sáng kiến
- Tự tin
- Có óc phán đoán
- Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và
cấp dưới.
1.3.7 CÁC CHỨC VỤ CỦA CẤP QUẢN TRỊ
HÀNH CHÍNH
Trợ lí hành chính
Trưởng phòng hành chính/ Trưởng phòng xử lí
văn bản / Trưởng phòng hồ sơ
Giám đốc hành chính
Phó Tổng Giám đốc hành chính
2. HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
2.1 HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN
PHÒNG
2.1.1 KHÁI NIỆM HOẠCH ĐỊNH
Hoạch định là một chức năng của quản trị bao gồm
các hoạt động xác định ra các mục tiêu cho tương lai và sự
lựa chọn các giải pháp thích hợp, các phương tiện thích
hợp để hoàn thành các mục tiêu đó.
Kết quả của hoạch định là một bản kế hoạch (1 tài
liệu được viết ra xác định rõ ràng các chuỗi hoạt động mà
công ti/ tổ chức phải thực hiện).
2.1.2 KHÁI NIỆM HOẠCH ĐỊNH
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Hoạch định HCVP bao gồm việc thu thập các
thông tin, xử lí thông tin, sử dụng chúng và triển
khai cho các bước hành động.
2.1.3 PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH
Hoạch định chiến lược (Strategic planning) / dài hạn
Là đề ra kế hoạch tổng quát cho toàn công ti, có tính chất dài hạn, do
các cấp quản trị cao cấp (Chủ tịch HĐQT, TGĐ…) thực hiện. Thời
gian thực hiện trên 5 năm.
Hoạch định chiến thuật (Tactical planning)/ trung hạn
Là đề ra kế hoạch cho các bộ phận chuyên môn (bộ phận sản xuất,
kinh doanh, tài chính, nhân sự…), có tính chất trung hạn, do các cấp
quản trị trung gian/ trung cấp (các giám đốc) thực hiện. Thời gian
thực hiện trên 1 năm dưới 5 năm.
Hoạch định tác vụ/ tác nghiệp (Operational planning)/ngắn hạn
Là đề ra kế hoạch cụ thể cho mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh,
trong đó có hoạch định HCVP, do các cấp quản trị tuyến cơ sở (các
trưởng phòng…) thực hiện. Thời gian dưới 1 năm.
2.1.4 CÁC CĂN CỨ ĐỂ HOẠCH ĐỊNH
Chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước,
các quyết định của cấp trên trực tiếp.
Chương trình, kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn
của cơ quan, doanh nghiệp.
Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp.
Tình hình thực tế của từng giai đoạn và xu thế phát triển
của thời đại
– Theo mùa (khô/ mưa…)
– Theo lễ (Tết/ các ngày lễ lớn…).
2.1.5 CÁC CÔNG CỤ HOẠCH ĐỊNH
Công cụ hoạch định HCVP bao gồm các dự án lớn, dự án
nhỏ khác nhau. Một số công cụ ai cũng phải dùng để lên kế
hoạch và lịch công tác hàng ngày :
- Lịch thời gian biểu công tác:
+ Bảng danh sách các việc phải làm hôm nay
+Bảng kế hoạch hoạt động trong tuần
+ Thời gian biểu công tác cho GĐ và thư kí…
- Sổ tay / sổ nhật kí
- Bìa hồ sơ/ thẻ hồ sơ nhật kí
- Lịch để bàn / lịch treo tường
2.2 KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH
(Công việc của các cấp quản trị)
2.2.1 VAI TRÒ CỦA KIỂM TRA
Kiểm tra giúp nhà quản trị tránh được nhiều vấn đề tồn tại,
hỗ trợ họ đối phó với 5 thách đố :
- Đối phó với bất trắc
- Khám phá ra những bất thường
- Xác định các cơ hội
- Xử lí những tình huống phức tạp
- Phân quyền có hiệu quả hơn.
2.2.2 KHÁI NIỆM KIỂM TRA
Kiểm tra là một tiến trình quy định các hoạt động
tổ chức sao cho kết quả hoàn thành trong thực tế
phù hợp với các tiêu chuẩn và mục tiêu kì vọng
của tổ chức.
Kiểm tra để :
– Khuyến khích các hành vi phù hợp
– Ngăn cản các hành vi không phù hợp.
