5/ Tính cân đối và sự liên kết chặt chẽ giữa các câu về nội dung và hình thức
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (589.05 KB, 294 trang )
2.2.3 ĐẶC ĐIỂM SỬ DỤNG NGÔN NGỮ
TRONG VBHC-CV
1/ Đặc điểm sử dụng từ ngữ và thuật ngữ trong
VBHC
a. Lựa chọn từ ngữ và thuật ngữ
Việc lựa chọn từ ngữ và thuật ngữ khi soạn thảo
VBHC rất quan trọng.
- Từ ngữ phải trong sáng dễ hiểu và đơn
nghóa, không cần phải hoa mỹ, bóng bẩy. Phải
cố gắng dùng từ chính xác, không gây nhầm lẫn
cho người đọc văn bản.
- Tiếng Việt thuộc loại hình ngôn ngữ đơn lập không
biến hình, từ tiếng Việt không biến đổi hình thái khi
tham gia tạo câu. Trật tự từ là một phương thức ngữ
pháp quan trọng trong tiếng Việt. Khi thay đổi trật tự từ
thì nghóa của cả tổ hợp có thể thay đổi (quản lí nhà nước
/ nhà nước quản lí, tổng hợp kết quả/ kết quả tổng
hợp…) .
- Trong tiếng Việt có khá nhiều từ đa nghóa và hiện
tượng đồng âm, vì vậy cần có sự thận trọng khi gặp các
từ khó hiểu (quan ngại, hỗ trợ, cứu cánh, bức xúc…).
- Nếu trong văn bản phải sử dụng các thuật
ngữ chuyên môn của một ngành cụ thể thì cần
có sự giải thích hoặc chỉ sử dụng những thuật
ngữ thông dụng, hạn chế sử dụng thuật ngữ
chuyên môn. Mục đích là làm cho người đọc
văn bản hiểu được nhanh chóng, không cần phải
suy nghó nhiều. Nếu trong văn bản dùng các
thuật ngữ quốc tế thì ngoài từ được phiên âm
cần có chú thích giải nghóa.
- Hiện nay, có xu hứơng dùng chữ viết tắt trong các
văn bản, đặc biệt là tên gọi các cơ quan có quan hệ
giao dòch với nước ngoài (VCB, FAHASA…). Đây là
một vấn đề phức tạp, trong đó có cả vấn đề tâm lí. Thật
ra, hoàn toàn không phải nhờ có viết theo dạng ngoại
hoá mà giao dòch trở nên dễ dàng hơn. Đôi khi điều đó
còn gây khó khăn, phiền phức trong việc chuyển giao
công văn cho các cơ quan. Vì vậy, nên hạn chế dùng từ
nước ngoài trong văn bản.
- Từ xưng hô trong văn bản cần đảm bảo tính lòch sự và
khách quan.
+ Tự xưng :
* Nếu cơ quan gửi văn bản là cấp dưới khi tự xưng đều
phải nêu đầy đủ tên cơ quan mình ở đầu văn bản.
Ví dụ : Bộ Giáo dục và Đào tạo đề nghò Thủ tướng
Chính phủ xem xét một số vấn đề dưới đây … Nhà máy Xi
măng Bỉm Sơn chúng tôi xin báo cáo với Bộ… kiểm tra
chất lượng sản phẩm xi măng mác cao như sau…
* Nếu văn bản được gửi cho cấp dưới thì khi tự
xưng, cơ quan cấp trên có thể chỉ nêu tên cấp
bậc chủ quản như Bộ, Liên hiệp xí nghiệp,
Tổng công ti…
Ví dụ : Bộ xin nhắc các trường rằng…, Chính
phủ quyết đònh…, Tổng công ti chỉ thò…
* Trong trường hợp gửi cho các cơ quan ngang
cấp, khi tự xưng, sau tên cơ quan gửi văn bản có
thể thêm từ “chúng tôi” để thể hiện tính lòch sự.
Ví dụ : Khoa Quản trò Bệnh viện Trường Đại
học Hùng Vương chúng tôi xin thông báo….
Công ti TNHH Thanh Mai chúng tôi trân trọng
đề nghò…
* Nếu văn bản được viết với tư cách cá nhân thì
khi tự xưng phải làm rõ trách nhiệm.
Ví dụ : Theo yêu cầu của quý cơ quan, với tư
cách là Giám đốc công ti, tôi xin báo cáo lại
việc tổ chức kì nghỉ cho cán bộ tại Vũng Tàu
ngày 12/ 3/ 2007 vừa qua như sau…
+ Cơ quan nhận văn bản:
Về nguyên tắc, việc gọi tên cơ quan nhận văn bản
cần đảm bảo đúng quan hệ, lòch sự và trang trọng.
* Nếu cơ quan nhận văn bản là cấp dưới trực thuộc
thì khi gọi chỉ cần nêu tên cơ quan (cụ thể hoặc dưới
dạng tổng quát).
Ví dụ : Sở Công nghiệp và các sở có liên quan đến
việc cải tạo nhà máy cần báo cáo thường xuyên tình hình
thực hiện kế hoạch triển khai mặt bằng xây dựng cho
UBND thành phố…
*Nếu cơ quan nhận văn bản là cấp trên
trực thuộc thì khi gọi tên chỉ cần nêu rõ
cấp chủ quản của cơ quan đó (Bộ, Nhà
máy…).
Ví dụ : Trường chúng tôi đề nghò Bộ
nghiên cứu và giải quyết…
* Nếu cơ quan nhận văn bản là cơ quan ngang
cấp hoặc khác hệ thống chủ quản thì cần gọi
đâày đủ tên cơ quan đó để thể hiện tính lòch sự
và quan hệ công tác.
Ví dụ : Nhà máy sợi Hoàng Mai chúng tôi đề
nghò Bộ Giáo dục và Đào tạo giúp đỡ cho Nhà
máy để tổ chức đào tạo tại chức cho một số thợ
lành nghề theo các ngành nghề sau đây:…
